”Vi söker besparingar med ljus och lykta”

I början av 2024 stod det klart för beslutsfattarna i Joensuu stad att man måste hitta besparingar för 25 miljoner euro i stadens ekonomi. Den största orsaken till sparbehoven var statsandelarna som hade minskat i och med välfärdsreformen.

Joensuu stads personaldirektör Mari Pitkänen säger att man till en början sökte alternativ till besparingarna med hjälp av en konsult. På våren inleddes samarbetsförhandlingarna som omfattade hela personalen. I början av förhandlingarna meddelades det att högst 130 befattningar behöver minskas eller omändras till deltid. Staden har cirka 2 800 anställda och där utförs 2 300 årsverken. 

I förhandlingar behövs det förtroende 

Även om ämnena är besvärliga löpte förhandlingarna med förtroendemännen och de centrala tjänsteinnehavarna bra, enligt Mari Pitkänen. I förhandlingar är det många faktorer som påverkar hur man lyckas. Pitkänen anser det vara viktigt att stadens ledning och personalrepresentanterna litar på varandra. I Joensuu har förtroende uppstått genom att parterna träffas regelbundet ett par gånger i månaden även i den normala vardagen.

En annan viktig faktor som förklarar de lyckade samarbetsförhandlingarna är enligt Pitkänen planmässighet och ett öppet informationsutbyte. Personalrepresentanterna fick mycket förhandsinformation om sparbehovet redan innan samarbetsförhandlingarna inleddes.

– Vi såg till att huvudförtroendemännen hela tiden var fullständigt uppdaterade om allt. På så sätt var det enklare för dem också att ta ställning.

Huvudförtroendemännen begärde mycket tilläggsutredningar, som exempelvis information om mängden sparledigheter och övertidsarbete. 

– Tillsammans beräknade vi olika scenarier av kostnadseffekterna. 

I varje skede av förhandlingarna informerades alla anställda om förhandlingarnas förlopp och beredningen av sparobjekten.

– Vi strävar efter att de anställda alltid ska känna till det som behandlats på möten innan meddelanden ges ut i offentligheten, så att de inte behöver läsa nyheter om sig själva i lokaltidningen, säger Pitkänen.

De politiska beslutsfattarna fick också aktuella hälsningar från förhandlingarna. 
 

Personalen hördes på många sätt

De anställda hördes om det som förhandlingarna gällde även på andra sätt än via förtroendemännen. Genast i början av förhandlingarna öppnades en responskanal åt personalen, och till exempel anställda i skolor och daghem fick separata enkäter.
Stadens beslutsfattare och parterna i samarbetsförhandlingarna fick ta del av personalens åsikter i sammandrag.

Under samarbetsförhandlingarna följdes personalens arbetshälsa upp. I detta fick man hjälp av personalen som arbetar med arbetshälsofrågor samt företagshälsovården. 

– Cheferna ombads att noggrant lyssna på personalens bekymmer. Vi instruerade att man kan kontakta oss om man är mycket orolig. Vi ville starkt tro att livet går vidare, berättar personaldirektör Mari Pitkänen.

Med personalens arbetshälsa i åtanke sköt man upp informationen om och genomförandet av besluten som gällde personalen till efter semestertiden. 

– Naturligtvis var personalen orolig på grund av den halvfärdiga processen, men vi inväntade de ändringar som det politiska beslutet medförde och ville förbereda allt bra före genomförandet.

Sparade in på väggar, inte på människor

Förhandlingarna som varade i sju veckor avslutades i slutet av maj. Fullmäktige fattade beslut i mitten av juni. Det var svåra beslut, eftersom man redan tidigare hade arbetat mycket kostnadseffektivt.

– Vi var tvungna att söka sparobjekt med ljus och lykta, så beskriver Mari Pitkänen förhandlingarna. 

Redan i början av förhandlingarna beslutades det att långsiktiga lösningar ska sökas i förhandlingarna och att permitteringar ska undvikas. I förhandlingarna utgick vi från tanken att vi hellre sparar in på väggar än på människor. 

När förhandlingarna avslutades var uppskattningen att högst 38 personer kommer att sägas upp. Enligt Pitkänen kommer även den siffran att minska väsentligt ännu, eftersom man slutligen inte ville föra alla sparalternativ framåt. 

Ändringar i servicenätet

Den viktigaste sparmetoden i Joensuu var ändringar i servicenätet, där små daghem och skolor slås samman till större enheter. Personalen vid de enheter som upphör placeras på andra verksamhetsställen. Alla beslut som nu fattats, till exempel stängning av skolor, verkställs dock inte genast, utan under loppet av flera år fram till 2030.

Besparingar uppkommer även genom att många anställda avgår med pension under de närmaste åren. Uppgiftsbeskrivningarna reviderades i viss mån och chefsstrukturen utvärderades. Dessutom harmoniserades till exempel arbetstidsanvändningen och ob-tillägg börjar ersättas mer i ledig tid än i pengar.

För invånarna i staden märks besparingarna så att öppettiderna inskränks för vissa tjänster och tjänster centraliseras. Invånarna hördes också innan besluten fattades. Det hölls många hörandetillställningar och mycket information fanns tillgänglig. Via responskanalen kunde var och en framföra sin åsikt. Alla adresser och initiativ publicerades.
 

En hektisk vår

Mari Pitkänen beskriver förra våren som hektisk. Samarbetsförhandlingarna var de mest omfattande under hennes karriär, fastän hon har erfarenhet av sådana från sina tidigare arbetsplatser. 

– Vi jobbade långa dagar. Utöver de egentliga förhandlingarna fanns det mycket arbete i anslutning till dem, såsom att säkerställa att allt går rätt till lagtekniskt. Men allt sådant hör till mitt jobb. Efter förhandlingarna hade vi sammantaget en god känsla av att ha åstadkommit något tillsammans.

Pitkänen tycker att det är beklagligt att ordet samarbetsförhandlingar har blivit ett sådant skrämmande monster. Det är ju uttryckligen fråga om samarbetsförfarande. Det leder inte enbart till uppsägningar och negativa saker. 

– Det är naturligt att arbetet förändras samtidigt som livet i övrigt förändras, till exempel genom digitaliseringen. Vi kan inte stanna upp, utan måste kontinuerligt söka sätt att få en bättre och effektivare verksamhet. 

Pitkänen upplever att förhandlingarna i Joensuu inte heller bara handlade om besparingar utan också om att utveckla arbetet. 

– När vi försäkrar oss om att vi har rätt personer på rätt platser kan arbetet också kännas mer meningsfullt.

Joensuu stads personaldirektör Mari Pitkänen tycker att det är beklagligt att ordet samarbetsförhandlingar har blivit ett sådant skrämmande monster. Det är ju uttryckligen fråga om samarbetsförfarande. Det leder inte enbart till uppsägningar och negativa saker.

Personaldirektör Mari Pitkänen upplever att samarbetsförhandlingar inte bara handlar om besparingar utan också om att utveckla arbetet.