Receptet på en drömdag på jobbet

För några årtionden sedan var det så svårt att rekrytera anställda till Gustafsgård att man var tvungen att på något sätt förbättra boendets image, berättar Tarja Sainio, chef för Gustafsgårds seniorcenter. 

– Under ledning av den förra chefen lyckades man faktiskt göra Gustafsgård till en attraktiv arbetsplats. Men nu står vi än en gång inför problemet med att få tag på vårdpersonal och det är återigen aktuellt att förbättra vår image. En väsentlig del av det är att utveckla välbefinnandet på arbetsplatsen.

Välbefinnandet och förhållandena på arbetsplatsen utvecklas i samarbete med arbetstagarna.

– Minst sex gånger om året håller vi särskilda möten med personalen. Där deltar anställda från alla enheter. Vi får många konstruktiva frågor och förslag från de anställda. De vet också att ställa krav när det gäller att rätta till missförhållanden. 
Man vill förmedla budskapet till de anställda att det de säger verkligen har betydelse.

– Vi är en stor arbetsplats med stor personal, alla önskemål kan inte alltid synas direkt i vardagen. De konkreta åtgärderna är ju mest synliga, till exempel då dålig belysning förbättras eller när cykelförråd byggdes då sådana önskades. Vi strävar efter att upprätthålla ett gott och inspirerande arbetsklimat: man får berätta om missförhållanden och vi försöker rätta till dem. Om det inte lyckas berättar vi om det också.

Uppskattning är viktigt

Utgångspunkten för ett gott arbetsklimat ligger i att värdesätta arbetstagarna. 

– Man talar alltid om de anställda på ett uppskattande sätt. Jag tror inte att vi skulle ha ens så här många vårdanställda om vi inte visade dem uppskattning och respekt. Vi har också utvecklingsarbete på gång på många plan, till exempel arbetar vi just nu med att tydliggöra sjukskötarnas arbetsuppgifter.   

Enligt Sainio är personalens budskap att när den boende står i centrum, så mår även de anställda bra. 

–  De årliga personalenkäterna har tyvärr visat att den etiska belastningen på de anställda har ökat: man kan inte ge klienten så mycket tid som man skulle vilja. Problemet beror ju delvis på svårigheterna vi till en början haft med att ta i bruk datasystemet Apotti. Förhoppningsvis blir användningen av Apotti snart rutin. Nu är det bra att det till exempel snart kommer fler omsorgsassistenter. 

Uppmärksamma och belöna de anställda

En viktig del av att skapa ett bra arbetsklimat är att uppmärksamma, tacka och belöna personalen på olika sätt.

– Alla är trötta till följd av coronatiden. Jag har tagit för vana att åtminstone en gång varje månad skicka ett meddelande där jag till exempel tackar för att personen arbetar hos oss och talar om att han eller hon räcker till. Jag tänker också börja gå runt och besöka alla enheter, eftersom jag fått höra att jag syns till för sällan! 

Sainio tycker att det viktigaste är att man säger tack högt. 

– Jag fick precis e-post från en anställd som berättade hur fint det kändes att få beröm: att man hade lagt märke till personens särskilda ansträngningar.

Inom Helsingfors stad är engångsbelöning dessutom kutym. 

– Jag kan ge en engångsbelöning på högst 500 euro till en anställd. Den kan också ges till hela teamet. Till exempel har belöningen i år riktats till de enheter som haft en särskilt svår situation på grund av coronan. 

Under normala förhållanden försöker man anordna gemensamma evenemang på Gustafsgård, såsom fester. Även sådant påverkar välbefinnandet och trivseln på arbetsplatsen. Man brukar också uppmärksamma personalen med olika överraskningar. På alla hjärtans dag delades till exempel små godsaker ut till alla.

Enligt Sainio har Gustafsgård bevarat sitt anseende som god arbetsgivare, även om man där liksom överallt har svårt att hitta tillräckligt med personal. 

– Gustafsgård är attraktiv som arbetsplats i Helsingfors, vi har alltså fortfarande förmåga att locka till oss och hålla kvar personal även under svåra tider. Vi arbetar dock hela tiden med vår image i olika situationer. Redan under anställningsintervjun berättar vi för de sökande om hur vi värdesätter våra anställda. Och vi vill att också studerande och vikarier som arbetar på avdelningarna bara under en kort tid ska uppleva detta. 

Vi strävar efter att upprätthålla ett gott anseende även ur organisationens synvinkel. 

– Jag försöker alltid stå upp för Gustafsgård och lyfta fram det engagemang och det kunnande som finns här. Utåt märks detta som snabba reaktioner på de äldres behov. Nyligen kunde vi exempelvis med kort varsel öka antalet krisplatser, eftersom behovet av sådana har ökat under coronatiden, säger Tarja Sainio.

Välbefinnande på arbetsplatsen genom servicedesign

Enligt överskötare Päivi Markkanen sviktade det hittills goda välbefinnandet på Gustafsgård under coronatiden. Något måste alltså göras.

Lösningen blev ett projekt för välbefinnande på arbetsplatsen genom servicedesign. Projektet leddes av yrkeshögskolan Laurea och Markkanen utsågs till ledare för projektet. Utöver henne deltog också servicechefen och tre avdelningsskötare från Gustafsgård. 

– Välbefinnandet på arbetsplatsen har aldrig tidigare utvecklats genom servicedesign vare sig hos oss eller inom hela Helsingfors stad. Under ett intensivt halvår började vi leta efter nya ledarskapsverktyg som de anställdas chefer kan använda sig av i arbetet med personalen.

Enligt Markkanen befinner sig arbetet i en brytningstid. 

– Till exempel har en ny grupp anställda, omsorgsassistenter, kommit till avdelningarna. Arbetsplatserna är idag också mångkulturella, hos oss kommer redan över en tredjedel av de anställda från andra länder än Finland. De har mycket sådan kompetens som inte traditionellt sett är stark här i Finland.

En slogan från de anställda blev också projektets mål: glädje, humor och värme närvarande i varje arbetsdag.

Olika faktorer samverkar

Projektet drog igång med gruppintervjuer med de anställdas närmaste chefer samt personalen från en avdelning. De intervjuade ombads fundera bland annat på hur en drömdag på jobbet ser ut, vad som gör att man mår bra i arbetet.

Utifrån intervjuerna utkristalliserades sex faktorer som påverkar välbefinnandet på arbetsplatsen: samtal som respekterar andra, inkluderande av alla, gemenskapsanda och en känsla av uppskattning, arbetstagarorienterad verksamhet, smidighet i det dagliga arbetet och ett gemensamt ansvar för välbefinnandet på arbetsplatsen.

– Det väsentliga är att var och en av dessa faktorer påverkar de övriga. När man till exempel respekterar andra blir det dagliga arbetet också mer smidigt och välfungerande. Här konkretiseras tanken att välbefinnandet skapas genom samverkande faktorer. 

I samband med projektet genomfördes också en uppgift där var och en skrev ner på en lapp vad man uppskattar hos den andra personen. 

– Det var underbara meddelanden: jag önskar att vi alltid jobbade i samma skift, du är min sol, du tar alltid hänsyn till de boende på ett så fint sätt, teamet är bäst. Projektet lärde oss att en drömdag på jobbet består av enkla saker.

Arbetsskiftsplanering är viktigt

Närvårdaren Sari Inkeroinen övergick för tre år sedan från Helsingfors stads hemvård till Gustafsgård. Hon är en stadigvarande del av reservpersonalen, som är en pool på knappt tjugo personer. De anställda i poolen rycker in vid frånvaro på de olika avdelningarna. 

Inkeroinen har hittills varit mycket nöjd med sin nuvarande arbetsplats, arbetet är omväxlande och hon har också blivit intresserad av att vidareutbilda sig. Även cheferna uppmuntrar personalen att skaffa sig ny kunskap.

– Små tecken på uppskattning, såsom pizzadagar, är trevliga. Ibland får vi gåvor, till exempel stadens huvtröjor. Vissa tycker nog att gåvorna är lite pinsamma emellanåt, en klapp på huvudet i stället för adekvat ersättning för professionellt arbete.

Ett större problem är enligt Inkeroinen att man i enlighet med stadens riktlinjer inte längre betalar ut resultatbonus.

– Den ersattes av direkt belöning, alltså att det är möjligt att få en personlig bonus genast. En sådan kan ges flera gånger per år till en person som utmärker sig i sitt arbete. Den är inte riktigt en fullgod ersättning för resultatbonusen, som var en engångsersättning som gavs åt alla. Skillnaden är betydande och ger upphov till funderingar och olika känslor.

Å andra sidan bekostade staden en kultur- och motionsförmån på 200 euro förra sommaren, vilket var omtyckt av de anställda. För närvarande finns också en ersättning på 150 euro som betalas ut för dubbelskift utöver de normala övertidsersättningarna.

– Men penningersättning räcker ju inte heller hur långt som helst. Bristen på vårdanställda märks till exempel då någon blir tvungen att stanna kvar på ett långt arbetsskift. Bristen på vikarier tycks vara den största faktorn som försämrar välbefinnandet på arbetsplatsen för alla oss arbetstagare just nu. Det gör en utmattad. Vi försöker ändå alltid vara lojala mot arbetskamraterna. Vi hamnar sällan i en situation där avdelningsskötaren måste beordra arbete.

Inkeroinen betonar vikten av arbetsskiftsplanering.

– På en lista uppgjord för tre veckor kan vi sätta in tre önskemål, som oftast förverkligas, men inte alltid. Också då flera kvällsskift följs av ett morgonskift blir det tungt. Ännu mer personal kunde delta i arbetsskiftsplaneringen och det kunde finnas fastare spelregler för planeringen. Å andra sidan vet alla om nackdelarna med skiftarbete då de kommer till jobbet. 

Inkeroinen upplever att atmosfären på Gustafsgård i regel är positiv. 

– Min närmaste chef är den bästa jag någonsin haft och man kan gå och prata med alla avdelningsskötare. Jag har förstått att atmosfären blivit mer öppen och trevlig sedan seniorcentret fick en ny chef. Det finns en känsla av att man alltid kan föra saker och ting på tal.