Coachning för bättre ledarskap

Coachningen för cheferna och mellanledningen (EKJ) har utvecklats inom programmet Ny chefskompetens inom kommunkoncernen åren 2014–2016. Lovisa kom med i programmet med kort betänketid.

– EKJ-projektet i Lovisa skapades genom en snabb insamling och sammanställning av utvecklingsfrågor.

I Lovisa koncentrerar man sig på att utveckla den högsta ledningen och mellanledningen, de närmaste cheferna är inte med, säger Jan Rosenström, personalchef i Lovisa stad.

EKJ-projektet under Lovisaparaplyet består av fem ganska logiska helheter som är starkt knutna till ledning. Genom enlämplig gruppering av resultatmål kom man fram till följande fem delar: 1) justering av organisationsstrukturen, 2) uppdatering av strategin, 3) revidering av arbetssätten, 4) förbättring av produktiviteten och 5) kompetensutveckling.

Helheten kallas fritt översatt produktivitetsledning och omsättning av strategierna i praktiken med hjälp av professionell ledning.

En stor skara chefer och experter arbetar för de centrala målen även om endasten del av dem har deltagit i ledarforumen inom ramen för EKJ-programmet.

– De viktigaste delarna har visat sig vara det strategiska arbetet och justeringen av organisationsstrukturen och därutöver revideringen av arbetssätten, säger Rosenström.

– Till våra synligaste projekt hör genomförandet av ett nytt slags kundservicekoncept och införandet av ett nytt mer interaktivt intranät. Även andra frågor som är viktiga för oss har förts framåt på ett mer samordnat sätt med hjälp av projektet, säger Rosenström.

Egna, knappa resurser

Lovisa finansierar sitt projekt själv.

–Därför har vi hållit organiseringen och förvaltningen av projektet så lätta som möjligt, säger Rosenström.

Han tycker att det passar en liten kommuns resurser bättre att komma till dukat bord. Därför har projektet inte heller projektpersoner utan deltagarna tar av sin egen arbetstid för ändamålet.

– I en liten organisation är resurserna begränsade, vilket faktiskt är akilleshälen i det här sammanhanget: Ledningen deltar alltid i allt. När det inte går att frigöra resurser skilt för utveckling, måste utvecklingen integreras i arbetet, så att det inte blir ett separat projekt.

Vid sidan av FCG:s sakkunniga har de lokala utbildningsorganisationernas kompetens anlitats som ett stöd för utvecklingsarbetet.

– I övrigt har man i huvudsak klarat sig utan hjälp och inhämtat idéer, bekräftelse och mod ur övrigt innehåll i EKJ-programmet.

Tonvikt på den högsta och mellanledningen

Huvudvikten i utvecklingsprojektet i Lovisa har legat på den högsta ledningen och mellanledningen som också är ansvarspersoner för de valda helheterna och resultatmålen. Stadens ledningsgrupp är det gemensamma forum där deltagarna agerar.

– Själv upplever jag åtminstone att ledningens deltagande i projektet syns som ett mer öppet och diskuterande arbetsgrepp. Nu tar man mycket fortare till ett utvecklande arbetssätt. Det har också blivit lättare att komma med idéer ochman har blivit bättre på att hålla isär idéer och behandling av ärenden, beskriver Rosenström.

Enligt honom har deltagandet i EKJ-programmet och ledarskapsforumen i programmets regi stött och stärkt det egna chefsarbetet, men det har dessutomva rit en kollektiv uppplevelse.

– Alla kommuner har naturligtvis sina särdrag, men vissa frågor som vi alla tampas med på kommunfältet har en mycket förenande effekt på oss. I den meningen har ledarskapsforumen gett många goda infallsvinklar och kanske också lite tilltro till att saker ordnar sig, säger Rosenström.

Enheternas storlek och chefsrollerna förändras

Enligt Rosenström har deltagandet i EKJ-programmet medfört många nya infallsvinklar på arbetet och hjälpt cheferna att se sitt handlande i en ny belysning. Chefsrollerna kommer i takt med utvecklingsarbetet att förändras i någon mån.

– Chefsrollerna kommer att granskas bland annat ur den synvinkeln att de kunde förenhetligas och därigenom kunde chefsarbetet bli mer professionellt.

Kanske personalledningsarbetet i fortsättningen kommer att skötas av färre personer än hittills, säger Rosenström.

Enligt honom sammanhänger dryftandet av en optimal enhetsstorlek med personalledningens roller i den här reformen.

– Organisationsstrukturen granskas ur en operativ synvinkel och i fortsättningen siktar vi på lite större helheter. Då skulle lite färre chefer få mer personalledning på sin lott så att både kompetensen och det professionella greppet skulle utvecklas bättre. Det pågår alltså ett arbete för att intensifiera ledningssystemet och organisationsstrukturen.

Seminarierna anses vara av hög kvalitet

I Lovisa har ännu inte systematiskt samlats in respons på projektet av dem som deltagit, utvecklingsprojektet är ju inte slutfört. Men det har förekommit öppna reflexioner. I ledarskapsforumen har det diskuterats – delvis kritiskt – om delområdet för deras vidkommande var väsentligt eller om de frågor som behandlades var viktiga eller om det sätt på vilket de behandlades var lämpligt.

– Vår kärntrupp har deltagit plikttroget i alla programmets seminarier. Jag tror att om det förekom minsta tvekan i fråga om innehållets kvalitet och behållningen av deltagandet i projektet så skulle det nog fort synas i aktiviteten. Det har alltså upplevts som nyttigt att delta och man har velat använda egen arbetstid på projektet.