Hur organiseras arbetet inom allmän arbetstid?

Inom det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA) tillämpas allmän arbetstid bland annat på barnskötare, barnträdgårdslärare, elevassistenter, städare och kostservicepersonal.

Inom avtalet för tekniska sektorn tillämpas allmän arbetstid på till exempel fastighetsskötare, arbetsledare och yrkesmän.

Den fulla ordinarie arbetstiden för dessa anställda är 38 timmar 15 minuter per vecka. Arbetstiden måste organiseras så att den ordinarie arbetstiden per dygn inte är längre än 9 timmar.

Kan längden på den ordinarie arbetstiden per vecka variera?

Den ordinarie arbetstiden per vecka kan också utjämnas till i genomsnitt 38 timmar 15 minuter under en period som är längre än en vecka (arbetsperiod, utjämningsperiod).
 
Ett sådant arrangemang är möjligt genom beslut av arbetsgivaren. Arbetstiden ska då jämnas ut inom högst 6 veckor. En längre utjämningsperiod förutsätter ett lokalt avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren eller mellan arbetsgivaren och förtroendemannen eller huvudavtalsorganisationen. Den maximala utjämningsperioden är hur som helst ett år.

Regeln att den genomsnittliga ordinarie arbetstiden per vecka ska vara 38 timmar 15 minuter kan inte frångås ens genom lokala avtal.

Verksamheten kan variera så mycket att det behövs olika antal arbetstimmar under olika veckor och arbetsdagar. Då är det förnuftigt att planera den ordinarie arbetstiden så att arbetstidens längd varierar under olika veckor, men så att gränsen på i genomsnitt 38 timmar 15 minuter inte överskrids under en flerveckorsperiod.

Till exempel kan en fyraveckorsperiod planeras så att arbetstiden är sammanlagt 4 x 38,25 = 153 timmar, men veckofördelningen 45 + 43 + 33 + 32 timmar.

Om den ordinarie arbetstiden planeras så att den jämnas ut under en längre tid, uppstår det inget övertidsarbete per vecka när den ordinarie arbetstiden överstiger 38 timmar 15 minuter, eftersom arbetstiden är i motsvarande mån kortare under någon annan vecka. En ordinarie arbetstid på mindre än 38 timmar 15 minuter som anteckats i arbetsskiftsförteckningen utgör å andra sidan övertidsgränsen för veckan i fråga.

Arbetstiden kan jämnas ut över en längre tid också på initiativ av arbetstagaren. Det kan exempelvis vara fråga om deltidsarbete som ordnas så att antalet arbetsdagar är färre än vid full arbetstid. Då kan till exempel den ena veckan i en tvåveckorsperiod ha fem arbetsdagar och den andra inga arbetsdagar alls.

Den ordinarie arbetstiden bör palneras för hela arbetsperioden

När det finns behov av längre arbetsperioder än en vecka bör den ordinarie arbetstiden planeras i förväg för hela arbetsperioden.

I regel ska arbetsskiftsförteckningen göras upp för hela arbetsperioden med arbetsskiften angivna i klockslag. Om arbetsperioden är väldigt lång eller arbetet oregelbundet kan exakta klockslag vara väldigt svåra att planera in. I så fall måste man planera antalet arbetstimmar för respektive vecka under hela arbetsperioden (utjämningssystem) och om möjligt också anteckna lediga dagar.

Arbetsskiftsförteckningen görs för så lång tid som möjligt och fortsättningen på den bör planeras minst en vecka innan arbetsskiftsförteckningen går ut.

Planeringen av arbetsskiften kräver noggrannhet, om verksamheten förutsätter att den ordinarie arbetstiden jämnas ut under en period som är längre än en vecka. Ju längre tid framåt verksamheten planeras desto svårare är den att förutspå. Långa arbetsperioder är ändamålsenliga bara i sådan verksamhet där också servicen planeras lång tid på förhand, till exempel i skolor.

Den ordinarie arbetstiden per dygn

Inom allmän arbetstid är den ordinarie arbetstiden per dygn högst nio timmar. Det betyder att högst nio arbetstimmar kan planeras in i arbetsskiftsförteckningen mellan klockan 00 och 24.

Det finns ingen ovillkorlig bestämmelse om minimiantalet arbetstimmar per dygn, men minst fyra timmars arbetsskift bör planeras om inte kortare arbetsskift behövs för verksamheten.

Genom lokala avtal kan man komma överens om avvikelser från den genomsnittliga arbetstiden per dygn, men inte den genomsnittliga arbetstiden per vecka. Arbetsgivaren kan också lokalt bestämma att ett arbetsdygn börjar när arbetsskiftet inleds och inte klockan 00.

Arbetsskiften ska i mån av möjlighet planeras så att de är sammanhängande med undantag för måltidsraster. Om arbetet (t.ex. hemservicen) förutsätter det kan arbetsdagen ändå delas upp i flera delar.

Frånvaro

I bestämmelserna om allmän arbetstid har det inte avtalats hur frånvaro påverkar den ordinarie arbetstidens längd. När verksamheten och arbetsskiften planeras måste man därför lokalt avgöra hur enskilda frånvarodagar som man vet om på förhand, till exempel utbildningsdagar, inverkar på arbetsskiftsplaneringen.

Om arbetstagaren har ledigt hela kalenderveckan, till exempel semester eller ledighet utan lön, är det naturligt att hela den ordinarie arbetstiden blir ogjord den veckan.

Vid allmän arbetstid är övertidsgränsen i regel oberoende av om frånvaron planerats eller om det är fråga om en överraskande frånvaro.

Vid överraskande frånvaro, till exempel när arbetstagaren blir sjuk eller stannar hemma med ett sjukt barn, blir det ett underskott i den ordinarie arbetstiden per vecka. Om arbetstagaren har full arbetstid och det under veckan i fråga uppstår behov av att arbeta ett antal timmar som motsvarar underskottet, utgör dessa timmar ordinarie arbetstid.

Observera dock att att frånvaro inte påverkar övertidsgränserna per dygn. Om någon arbetsdag är längre än 9 timmar eller om en kortare arbetsdag har planerats och den planerade arbetstiden samt minst 8 timmar överskrids är det fråga om övertid per dygn (se 18 § i arbetstidslagen).

I AKTA har det också avtalats om vissa fall av frånvaro som i regel räcker bara en del av arbetsdagen, till exempel undersökningar som föreskrivits av läkare. Ett sådant underskott i den ordinarie arbetstiden inverkar på uppkomsten av eventuell övertid enligt det som sagts ovan.

Om arbetstidsersättningar i form av ledighet har planerats för arbetstagaren bör mängden och tidpunkten framgå av arbetsskiftsförteckningen. Om det trots allt finns behov av fler arbetstimmar än vad som planerats uppstår det inget övertidsarbete förrän de arbetade timmarna överstiger övertidsgränsen. Om arbetstagaren inte kan vara ledig under alla de timmar som planerats som ledighet måste timmarna tas ut senare eller ersättas i pengar.

I allmän arbetstid ska arbetstagaren under arbetsskiftet ha minst en halvtimmes rast (måltidsrast) som inte ingår i arbetstiden. Undantag från detta kan göras endast om arbetstagaren inte kan avlägsna sig från arbetsplatsen i en halv timme på grund av arbetets natur eller om arbetsskiftet är högst två timmar.

Söckenhelger

I allmän arbetstid minskar den fulla ordinarie arbetstiden med 7 timmar 39 minuter för varje arbetstidsförkortande söckenhelg.

Söckenhelgsförkortningen ges antingen som en hel ledig dag eller som en förkortning av arbetsdagar.

Om det finns behov av arbetstimmar som överstiger den ordinarie arbetstiden ska en beordran om övertid ges (se 18 § i arbetstidslagen). I allmän arbetstid minskar övertidsgränsen inte på grund av söckenhelger.

Flexibel arbetstid

Om flexibel arbetstid tillämpas görs det inte upp någon arbetsskifts-förteckning med exakta klockslag, utan det är meningen att arbetstagaren själv bestämmer längden på sin arbetsdag inom gränserna för flextiden och med beaktande av arbetsuppgifterna.

Flexibel arbetstid innebär att arbetstagaren själv kan bestämma när arbetsdagen börjar och slutar. Långa arbetsskift innebär inte övertidsarbete, utan de överskridande timmarna utgör ordinarie arbetstid och läggs till arbetstidssaldot. Om flextiden exempelvis sträcker sig till efter klockan 18 betalas ingen särskild ersättning för kvällsarbete.

Observera att flexibel arbetstid i allmänhet förutsätter maskinell tidskontroll. Om flexibel arbetstid tillämpas i deltidsarbete måste också tidskontrollen vara anpassad till deltidsarbetstid.

Avtalsbestämmelser om allmän arbetstid i AKTA

• AKTA allmänna delen 4 §
• Avtalsbestämmelser i arbetstidskapitlet
  • § 3 Avvikelser från arbetstidsbestämmelserna
  • § 4 Arbetstid, definition
  • § 7 Allmän arbetstid, ordinarie arbetstid
  • § 12 Sammanhängande arbetsdag och arbetsskiftets längd
  • § 13 Dygnets, arbetsveckans och arbetsperiodens början
  • § 15 mom. 1 punkt 1, övertidsgränser
  • § 15 mom. 4, flyttning av ersättning i ledig tid
  • § 27 Dagliga vilotider
  • § 29 Utjämningsschema för arbetstiden
  • § 30 Arbetsskiftsförteckning
• Bilaga 15 Flexibel arbetstid