Utbildning sporrar till bruk av AI

För ett och ett halvt år sedan insåg Borgå stads ledningsgrupp att AI avancerar med stormsteg. 
– Då var vi överens om att användningen av artificiell intelligens innebär stora möjligheter. Men den måste självklart användas på ett ansvarsfullt sätt och med hänsyn till etiska principer, säger Charlotta Grönqvist, utvecklingsdirektör vid Borgå stad. 

Införandet av AI i Borgå framskred så att den utvidgade ledningsgruppen dryftade användningsändamål för AI i en workshop. Gruppen beslutade att staden främst skulle utnyttja AI för att effektivera förvaltningen, för kundservice och kommunikation samt för kunskapsbaserad ledning. 

Grönqvist betonar att ledningsgruppen inte anser att AI har något egenvärde i sig. Dess värde kommer från hur den stöder stadens mål, såsom målen i stadsstrategin eller digiprogrammet, till exempel att effektivera verksamheten. AI kan också vara till nytta vid genomförandet av programmet för produktivitet och balans i ekonomin.

Grönqvist bedömer att Borgå hör till genomsnittet när det gäller hur snabbt AI tas i bruk.

– De stora städerna tar förstås ledningen i fråga om satsningar. För oss är det en budgetfråga om man vill öka takten eller inte. För närvarande är det särskilt politiker som för denna diskussion.

Informationskvaliteten bör vara god

I Borgå utnyttjas AI tills vidare som en del av en befintlig produkt, såsom Microsoft-paketet. 

– Vi utvecklar inte själva utan det är snarare frågan om ibruktagande. För några år sen tog vi i bruk en AI-chatbot. Det innebar en utmaning att förstå vilken roll vi människor spelar och vad denna chatbot gör. 

Det viktigaste är att den information som bearbetas med AI är korrekt och aktuell, säger Grönqvist. Här har AI-användaren ett stort ansvar.

– Jag tycker att det är en framgång att man inom hela organisationen har insett vikten av att satsa på kvaliteten på informationen. Vi har inrättat en arbetsgrupp för att övervaka informationskvaliteten.

I Borgå har AI hittills använts till exempel i ett vägunderhållsverktyg som upptäcker fel med hjälp av maskininlärning. AI har också använts för att optimera uppvärmningen i en skola, vilket gör det möjligt att uppnå inbesparingar både för staden och för klimatet. För att hitta främmande arter utnyttjar vi ett Crowd sourcing-verktyg.

Den AI som varit längst i bruk är den chatbot som används inom kundservicen på Borgå stads webbplats. Den breddar utbudet av tjänster.

Utbildning är viktigast

Enligt Charlotta Grönqvist insåg man ganska snabbt att det viktigaste är att utbilda personalen i användningen av AI. Utbildningen har indelats i olika kategorier. Först får alla lära sig grunderna och de möjligheter som den artificiella intelligensen ger. Först därefter går man in på hur AI kan utnyttjas i det egna arbetet.

Det har inte förekommit något motstånd mot förändringar bland de anställda. 

– Inställningen har kanske snarare varit att man frågat: "Var det här nu den där berömda AI:n?” Hittills har införandet varit lätt, eftersom det har funnits mer intresse än motstånd. Alla har varit överens om att man behöver kunna utnyttja artificiell intelligens. 

I praktiken ser de anställda AI bara som ett redskap bland andra. Till exempel som ett program som automatiskt sammanfattar en text.

– Den etiska sidan tycks vara det som folk upplever som svårast. Etiken har skapat mest diskussion. I dag är människor mycket insatta på det här området.

”Den etiska sidan tycks vara svårast. Den har skapat mest diskussion.” 

Charlotta Grönqvist, utvecklingsdirektör

Förändringsledning krävs

Grönqvist lyfter fram att precis som allt annat nytt kräver AI förändringsledning.

– Borgå har ett digiprogram som baserar sig på stadsstrategin och där artificiell intelligens nämns på flera ställen. En anställd har utsetts till AI-sparrare. Inom sektorn för växande och lärande finns det en arbetsgrupp som dryftar användningen av AI i undervisningen och bedömningen. Man har också tillsatt en arbetsgrupp för informationsstyrning när det gäller artificiell intelligens.

Staden har redan en arkitekturgrupp som utvärderar alla nya system. 

– Några frågor om AI har lagts till i deras frågebatteri. Vi ber dem om en ståndpunkt om vi vill ta i bruk ett nytt AI-system. 
Ibruktagandet av artificiell intelligens har inte föranlett några nyanställningar i Borgå.

Svårt att mäta

Borgå har ännu inte mätt uppnådda effekter av AI så här i inledningsskedet, säger Grönqvist. Man vill dock följa upp ibruktagandet med hjälp av vissa indikatorer: exempelvis i vilken mån personalen utbildat sig, hur många i ledningsgruppen som har slutfört en AI-kurs, hur många texter som innehåller en hänvisning till AI och i hur många kontakter inom kundservicen man har utnyttjat AI.

– Vi har ännu inga data om huruvida AI har förändrat något, men vi har fått intrycket att den effektiverar arbetet. Framför allt är det mycket lättare att hitta information.
Även om det är svårt att undersöka hur verkningsfull AI:n är, försöker man även mäta detta till exempel genom att beräkna hur många processer som har modifierats.

– Visserligen är också de pengar som använts för AI en grundindikator. Beloppen ökar hela tiden. Snart inleds till exempel ett nytt utbildningspaket.

AI förändrar arbetet långsamt och snabbt på samma gång, säger Grönqvist. 

– Inom kommunsektorn är effekterna snarare långsamma, men om man ser några år framåt kan det rentav bli stora förändringar. Exempelvis använder Borgå mycket pengar och tid på att översätta texter. Om fem år kommer AI förmodligen att översätta en stor del av åtminstone den interna kommunikationen.

Samarbete och ömsesidigt lärande

Charlotta Grönqvist betonar vikten av samarbete mellan kommuner och även mellan välfärdsområden vid ibruktagandet av AI. Också i Borgå har man beställt utbildningar tillsammans med andra kommuner och deltagit i samma utbildningar och workshoppar.

– Jag är ganska säker på att de användningssätt som upplevs vara bra i en kommun eller ett välfärdsområde också är det på andra håll. När vi har deltagit i samma utbildningar har det uppstått ett mervärde när de grundläggande kunskaperna om olika användningssätt har ökat. 

Finansministeriet har i oktober tillsatt en samarbetsgrupp för generativ artificiell intelligens. Utöver ministerierna önskar man att bland annat kommuner ansluter sig till gruppen. Borgå har redan anslutit sig.

– Jag hoppas att också andra städer och kommunerna kommer med. Att lära sig av varandra är ett bra sätt att framskrida i denna fråga.