Slut på tråkiga rutiner!

Torrt och tråkigt. Arbetet kan i värsta fall kännas som att bli påtvingad torra bullar innan man får smaka på tårtan. Och om det går riktigt illa hinner man aldrig ta itu med de meningsfulla uppgifterna. Dagarna fylls med rutiner och arbetsmotivationen minskar. Det här tankarna gav upphov till kampanjen mot tråkiga rutiner, pakkopulla, som nyss belönades vid galan Tärkeissä töissä.

Kampanjen inleddes i maj och målet var att hitta sådana ”måste-uppgifter” där den manuella insamlingen, behandlingen och skickandet av information krävde onödigt mycket arbetstid.

Med hjälp av kampanjen ville man låta datatekniska lösningar tjäna arbetet så att personalen kan ge sina kunder bättre service. I slutändan är målet är att erbjuda kommuninvånarna smidig service, säger Tiina Salonen, ICT-projektchef.

– Kampanjen ingår i programmet Vasa 2.0, vars mål är att effektivera processerna, erbjuda invånarna bättre service och göra arbetsuppgifterna mer meningsfulla. Metoderna som används för att uppnå målen är moderna digitala lösningar och tjänstedesign. Informationen om kampanjen spreds till hela personalen med en video som tagits fram av en reklambyrå, säger Salonen.

Kampanjen, som genomfördes med glimten i ögat, förvandlade de torra bullarna till eftertraktade läckerheter när de hundra första utvecklingsidéerna belönades med fika i ett närliggande café.

Produktiviteten ökar

En del av måste-uppgifterna har redan åtgärdats. Men alla går inte att åtgärda med datatekniska lösningar. De har i stället hänvisats till andra serviceområden inom organisationen.

Utgallringen av måste-uppgifter är ett sätt att öka produktiviteten. Det nuvarande sättet att sköta saker sätts under lupp: Vad görs och vilka deltar? Produktiviteten ökar när de långsamma manuella sysslorna försvinner och resurserna kan riktas till sådant som är väsentligare i kundperspektiv. Samtidigt blir arbetet mer meningsfullt.

– Vi kan bidra till att individen upplever sitt arbete som genuint meningsfullt. Personalen kan koncentrera sig på det som upplevs som väsentligt när de tråkiga rutinerna undanröjts. Det är viktigt för arbetsmotivationen att dagen går till sådant som känns rätt, säger Tiina Salonen.

Lösningarna utarbetas tillsammans

Tiina Salonen säger att Vasa stads enhet för digitalisering och innovationer präglas av en önskan att samarbeta. Utgångspunkten är att förstå uppdragsgivarens arbete. Samförstånd om vad som är väsentligt och hur arbetet sköts uppstår genom dialog. Enligt Salonen är de som utför uppgifterna de bästa experterna på sitt arbete och hennes enhet har som uppdrag att hitta lämpliga datatekniska lösningar. 

– Det är viktigt att kunna påverka. Vi tar med hela teamet i utvecklingsarbetet även om bara en i gruppen anmält en tråkig måste-uppgift. Genom samtal kommer vi fram till de element som lösningen måste innehålla.

Därefter tar enheten för digitalisering och innovationer itu med utvecklingen av en lösning i sitt team.

– Ibland har den som anmält måste-uppgiften redan en idé om en teknisk lösning som kunde underlätta arbetet. Men det är inget krav, vi finns till för det och vi kan det här området. Vi gillar också att överraska ibland och erbjuder möjligheter som ingen tänkt på att önska sig.

Ordning på jubilarerna

Anställningsförhållandeansvariga Suvi Niemelä-Suorsa tvekade inte ett ögonblick när Tiina Salonen presenterade kampanjen där man skulle ange tidskrävande måsten i arbetet. Hon hade redan ett utvecklingsförslag som kunde tjäna som modell för kampanjen.

För kampanjvideon behövdes ett exempel som illustrerar tidskrävande rutiner i arbetet och visar hur processen framskrider från anmälningen till lösningen och implementeringen av det nya sättet att arbeta.

– Vår enhet med sju medlemmar ansvarar för stadens rådgivning i frågor om anställningsförhållanden. I allmänhet fungerar vi som stöd för de närmaste cheferna, men de anställda kan också ta kontakt direkt. En fråga som sysselsatt oss en hel del är belöningar till anställda med många tjänsteår.

Vasa stad uppmärksammar varje år personer som varit i stadens tjänst 20, 30 eller 40 år. Traditionen innebär en mängd förfrågningar när både chefer och anställda hör sig för om antalet tjänsteår.

– Förfrågningarna sysselsatte oss en hel del för de duggade in dagligen. Att leta upp informationen var inte besvärligt i sig, men det var tidskrävande att öppna programmet, räkna tjänsteåren och meddela per e-post både till chefen och den anställda. I slutet av året samlades alla uppgifter i en tabell och så såg man till att alla anställda och chefer säkert fick informationen.

Det var enligt Niemelä-Suorsa en rörig praxis i flera steg och ett uppenbart utvecklingsobjekt för automatisering. Önskemålet om att automatisera processen kom från den egna personalen.

Den digitala lösningen skickar ett automatiskt e-postmeddelande till den anställda och chefen när jämna tjänsteår närmar sig. I meddelandet gratuleras för tjänsteåren och samtidigt får den anställda välja sin gåva.

– Uppföljningen blir enklare med en färdig lista en gång om året. Det är bra att meddelandet går till både chefen och den anställda eftersom vi har personal som inte använder e-post i sitt arbete.

Nu när året går mot sitt slut börjar den nya automatiserade processen vara på plats.

En dag som filmstjärna

Suvi Niemelä-Suorsa är nöjd med kampanjen och tror att den kommer till nytta. Ytterligare några måste-uppgifter anmäldes vid hennes enhet och kampanjen främjade en mer bestående öppen verksamhetskultur.

– Min roll är att vara nyfiken och öppen för försök. Datatekniken utvecklas så fort att det är omöjligt att själv vara insatt i allt som numera är möjligt.

Kampanjen fick en egen videofilm. Inspelningen var en rolig upplevelse för den lilla arbetsenheten, säger Niemelä-Suorsa. En stund som filmstjärna piggade upp! Hela enheten var med vid inspelningarna, som var ett trevligt avbrott i vardagen.

Vi ville att videon skulle vara en inspirerande start på kampanjen, säger Tiina Salonen. Videofilmen på en dryg minut genomfördes i samarbete med stadens kommunikation och en lokal reklambyrå. Satsningen lönade sig, för det högklassiga materialet har fått mycket positiv respons.

– Den humoristiska videon uppmuntrar anställda att anmäla arbetsplatsens måste-uppgifter, visar exempel och ger tydliga anvisningar. Den utgör ett bra stödmaterial vid personalens informationsmöten och alla kan se den i intranet.

Hur designas tjänster?

I kampanjen mot måste-uppgifter har kunddriven tjänstedesign använts. Tjänstedesigner är ett yrke som undan för undan fått större fotfäste i utvecklingen av kundtjänster. Men alla organisationer utnyttjar ännu inte tjänstedesign. Vad är det få fråga om?

– Enbart tekniska lösningar åstadkommer inte en genuin förändring, den verkliga nyttan fås av helheten, säger Tiina Salonen om tjänstedesignens roll i processen och utvecklingen av digitala tjänster. 

Hon började arbeta i sitt nuvarande team för tre år sedan som ICT-tjänstedesigner. Numera är hon ICT-projektchef men tjänstedesignen är inte långt ifrån hennes nuvarande uppgift. Med hjälp av tjänstedesign hoppas man bland annat få ut största möjliga nytta av upphandling.

Salonen sökte sig till studier i tjänstedesign för hon var intresserad av kunddriven verksamhet. Salonens erfarenhet inom kommunikation och IT kombinerat med tjänstedesign ger henne ökad kompetens att utveckla människonära lösningar.

– Tjänstedesign är både ett sätt att tänka och ett sätt att arbeta med människan i centrum. Involvering och samskapande är arbetssätt där tjänstedesignern står mellan tekniken och användarna och ser till att de valda lösningarna fungerar som man önskat i slutanvändarens dagliga arbete.

– En tjänstedesigner har ofta rollen som facilitator i ett projekt. Man antar inget utan frågar sig fram för att ta reda på behoven. När vi står i beråd att upphandla eller utarbeta en digital tjänst bidrar jag med tjänstedesign genom hela processen beroende på vad som eftersträvas.

Mottagandet har varit positivt.

– Man har upplevt att tjänstedesignen varit till verklig nytta. Åtminstone här i IT-branschen har våra kunder, det vill säga personalens företrädare, berömt vårt sätt att arbeta när vi utvecklar lösningar tillsammans.

Nu är kampanjen slut, men Tiina Salonen tror att den bestående effekten är att ett kunddrivet sätt att arbeta med utformningen av tjänster har förankrats i Vasa stads organisation.

– Kampanjen med sin video i intranet stannar kvar i minnet. Nu är kanalerna öppna. Människor vet att de kan vända sig till oss och att vi utvecklar lösningarna tillsammans.