Också chefer får visa känslor

Cheferna har många utmaningar i sitt arbete. Det kan gälla till exempel den mänskliga interaktionen på arbetsplatsen, omsorg om medarbetarnas och den egna arbetshälsan, fördelning av arbetsuppgifterna och kontroll över den egna tidsanvändningen. Bland annat det här kom fram när Wiita­unioni, ett samarbete mellan Viitasaaris och Pihtipudas förvaltning och serviceproduktion, utredde vilka frågor personalens närmaste chefer upplevde att de behövde stöd för.

För att stärka välbefinnandet i arbetet och ledarskapet som stöder det, inledde Wiitaunioni ett projekt för välbefinnande (Tietoa, taitoa ja tahtoa mielen tukemiseen). Projektet förverkligas genom medfinansiering av Keva. Arbetshälsocoach Katri Aalto säger att syftet är att finna metoder att hantera psykosociala belastningsfaktorer i arbetet, och stödja personalens ork och välbefinnande. Projektet pågår i ett år.

– Målet är uttryckligen att uppnå en proaktiv, snarare än reaktiv, ledning av arbetshälsan och arbetsförmågan.

Projektverksamheten omfattar olika informationsinslag, kurser och coachning samt interaktiva workshoppar. Resultaten följs upp bland annat genom en enkät om arbetstillfredsställelse som skickas ut på hösten. Man följer också upp sjukfrånvaron och förekomsten av samtal för tidigt stöd. 

– Det är intressant att se om utbildningen och coachningen av chefer och en förhoppningsvis bättre arbetshälsa bland cheferna också syns som ökad arbetstillfredsställelse och välmående bland de anställda. Projektet handlar inte om att stärka välbefinnandet enbart bland cheferna, utan hos hela personalen. Vi vill främja en interaktiv arbetskultur, där ett gott ledarskap stöder personalens motivation.

Hanteringen av känslor

Katri Aalto säger att chefer belastas av många olika faktorer.

– En är den stora mängden arbetsuppgifter. Räcker arbetstiden till för att göra allt, eller blir man tvungen att sköta arbetsuppgifter utanför arbetstid? Hinner cheferna planera arbetet och har de möjlighet att utföra uppgifter som kräver koncentration utan att bli störda, då de måste vara tillgängliga för sina medarbetare.

Personalbrist ökar också den psykosociala belastningen både hos arbetstagarna och cheferna. Också den ovissa framtidsutvecklingen inom social- och hälsovårdssektorn påverkar. En stor del handlar om växelverkan mellan människor. 

– Chefen förväntas bemöta alla vänligt och interaktivt, vilket kan vara betungande. En chef måste trots egna svåra känslor bete sig sakligt på arbetsplatsen. Det kan vara besvärligt, då också cheferna kan ha det tungt. De borde också ha en plats där de kan gå igenom och ventilera sina känslor kring situationer i arbetet på ett tryggt sätt.

Enligt Aalto är uppfattningen ofta att känslor inte hör till arbetsplatsen. 

– Även om själva känslan skulle trängas bort, så påverkar den ändå mötet med andra. Själv anser jag att också chefen har rätt att uttrycka sina känslor, men det vore viktigt att man själv kan reflektera över sättet man gör det på.

Belastningen hanteras genom samtal

Jarkko Väätäinen, som inledde sitt arbete som hem- och boendeservicedirektör i Wiitaunioni i mars, lyfter fram problemen med psykosocial belastning.

– Undanträngda känslor ökar trycket. Om man visar sina känslor borde man ändå kunna agera rättvist och diplomatiskt, med tanke på att den egna känslan kan vara helt annan än det som andra känner i den aktuella situationen. Ibland kommer det fram att chefen är mycket känslodriven eller temperamentsfull, vilket betyder att medarbetarna alltid blir tvungna att ta chefens känslor i beaktande.

Väätäinen ansvarar för äldreservicen i Viitasaari, bland annat för hemvård och serviceboende med heldygnsomsorg. Han har sammanlagt 200 medarbetare och arbetar på daglig basis med tio av dem.  Väätäinen har också arbetat som chef hos en privat producent av social- och hälsovårdstjänster.

Enligt Väätäinen kan samtal vara en metod för att hantera alla typer av arbetsbelastning. Han hoppas också att chefer inte har omöjliga krav på sig själva.

– Att enbart följa upp personalens välbefinnande genom olika mått och enkäter är inte någon bra idé. Det skulle vara viktigt att träffas och prata, och ventilera framgångar och misslyckanden. Sådana möten är viktiga, i synnerhet efter den långa coronatiden. Oberoende av organisation handlar det alltid om människor.

Väätäinen betonar vikten av samarbete med det egna nätverket och en fungerande kommunikation. Det är viktigt att också cheferna lär sig självledarskap.

Vad kan då vara lösningen på den arbetsbörda som cheferna ibland upplever som ohanterlig? Enligt Katri Aalto har man i vissa organisationer tillämpat en modell där arbetsuppgifterna spjälks upp i mindre helheter, varefter de delas in i teman.

– I modellen kartläggs de uppgifter som inte hör till chefens kärnuppgifter. Man ser över om de kan delegeras så att chefens arbetsbörda minskar. Om det inte finns någon inom organisationen som uppgifterna kan delegeras till, lönar det sig att fundera på hur de kan omorganiseras. Det är kanske rentav möjligt att anställa en ny person för att utföra dem om uppgifterna bildar en lämplig helhet.

Genom metoden synliggörs de uppgifter som tar tid från det egentliga chefsarbetet. Aalto understryker dock att man inom Wiitaunioni inte har diskuterat, än mindre fattat något beslut om att införa denna eller någon annan modell. Också arbetshandledning är viktigt. 

–Under arbetshandledningen kan man sätta ord på sina känslor och ta upp saker till diskussion på ett tryggt sätt. Det är ingen självklarhet att ha tillgång till arbetshandledning. Mycket beror också på om chefen själv inser att arbetshandledning är ett verktyg för ledarskap bland andra, och att det bidrar till välbefinnande, säger Jarkko Väätänen.

Ensamt men intressant

Den ansvariga sjukskötaren Sirpa Hirvonen har cirka fyra års erfarenhet av att vara chef på grupphemmet Helmiina med 35 platser för personer med svår demens. Hon har ett tjugotal medarbetare.

– Chefskapet har inte förändrat min roll så mycket, eftersom jag länge var enhetens enda sjukskötare. Den största förändringen är att jag fått ännu mer ansvar. Det går mycket tid till att göra upp arbetsskiftsförteckningar och att hitta vikarier.

Hirvonen upplever chefskapet som verkligt intressant och mångsidigt. Å andra sidan kan chefens arbete också vara ensamt och belastande. Det kan vara svårt att hålla känslorna i schack.

– Man får inte gå med i känsloutbrott, utan man måste kunna kontrollera de egna känslorna. Man måste dölja om man är på dåligt humör, och det kräver nog mycket. Medarbetarna lär sig att läsa av chefen, och ser redan på miner och gester om allt är väl. Det är viktigt att man inte ställer sig på någons sida eller emot någon. Chefen behöver vara lite sval. Där hjälper åldern till, man kan dölja och hantera sina känslor.

Fritidsintressen såsom måleri, handarbete, trädgårdsskötsel och resor med mannen är avkopplande och stöder också regleringen av de egna känslorna.  Hirvonen understryker hur viktigt det är att man träffas på arbetsplatsen.

– Vid kaffebordet har vi diskuterat den psykiska belastningen, hur det påverkar mänskliga relationer. Vi har konstaterat att det är viktigt att prata om saker, så att man inte blir ensam med sina tankar. 

Chefen bör vara lättillgänglig för sina medarbetare.

– Jag har strävat efter att vara en chef som man lätt kan närma sig och som lyssnar. Det är bra att hierarkin inom vårdbranschen har minskat. När jag inledde min karriär satt chefen och medarbetarna vid skilda kaffebord. Å andra sidan måste chefen axla sin roll − någon måste fatta det slutliga beslutet. Rättvisa är förstås alltid viktigt, men det behövs också en viss bestämdhet.

Hirvonen betonar att man som närmaste chef behöver vara lojal både gentemot medarbetarna och den egna chefen.

– Man måste vara flexibel och ge efter om den andra inte gör det. Som tur är har jag en förträfflig chef och vi har en öppen och respektfull atmosfär på arbetsplatsen. Det är människorna, inte titlarna som är viktiga. Följande chef finns bara några våningar lägre ner. Jag kan alltid gå dit för en pratstund. Också besluten fattas på nära håll.

Genom utbildningarna inom projektet för välbefinnande i arbetet upplever Hirvonen att självförståelsen har ökat.

– Utbildningarna har varit verkligt bra och gett mig insikter. De har hjälpt mig att förstå varför jag reagerar eller känner på ett visst sätt. Förståelsen har också gjort att jag är mer förlåtande mot mig själv.