Multilokalt arbete kräver tydliga spelregler

Rekommendationerna om distansarbete avfördes riksomfattande i mars 2022 och vi har börjat gå mot det nya normala. I Lahtis stad har distansarbete gällt cirka 450 anställda. Arbetsarrangemangen för dessa har under pandemin tagit en ny riktning, och den praxis som tillämpas i fortsättningen har skrivits in i anvisningarna för multilokalt arbete.

Personaldirektör Mira Keitaanranta berättar att distansarbete utfördes i Lahtis stad redan innan coronan, men det var noggrant reglerat och endast få hade möjlighet till det. 

– Coronapandemin ändrade läget helt och hållet. I april 2021 verkade det som om pandemin började vara över, och vi genomförde en enkät bland personalen där vi kartlade erfarenheter och önskemål om framtida arbetssätt.

Resultatet från enkäten talade otvivelaktigt för multilokalt arbete. Av respondenterna ville 79 procent arbeta både på distans och på arbetsplatsen i fortsättningen. 17 procent önskade få arbeta enbart på distans, och endast tre procent av respondenterna ville inte alls utföra distansarbete i fortsättningen.

Enheterna beslutar om hur anvisningarna genomförs

Anvisningen om multilokalt arbete utarbetades förra hösten på basis av den respons som erhölls genom enkäten, och den har redan införts i stadens organisation med beaktande av myndigheternas aktuella rekommendationer och föreskrifter. 

Keitaanranta berättar att samarbetet med personalorganisationerna har varit intensivt, och betonar i synnerhet betydelsen av de informella diskussionerna när anvisningarna skisserades upp. 

Enligt Keitaanranta är syftet med anvisningen att skapa gemensamma spelregler, och det praktiska genomförandet avgörs i enheterna i enlighet med arbetets art och individuella färdigheter. 

I anvisningen fastställs inget lämpligt förhållande mellan distansarbete och arbete på arbetsplatsen, utan det avgörs i samförstånd med chefen. Ingen kan beordras till distansarbete, men det finns inte heller någon subjektiv rätt till distansarbete.

Försäkringarna i skick

Då distansarbete har blivit vanligare har man noterat att arbetsgivarens försäkringar inte behandlar anställda i distansarbete och anställda som arbetar på arbetsplatsen likvärdigt. I distansarbete täcker försäkringen endast olycksfall som skett i direkt anslutning till arbetet som arbetsolycksfall, och till exempel olycksfall som har skett under pausgymnastik eller på lunchen har den anställde fått svara för själv.

Mira Keitaanranta berättar att i Lahtis stad har detta korrigerats redan i september. En särskild distansarbetsförsäkring ersätter olycksfall som har inträffat under distansarbetsdagen på samma sätt som olycksfall som har inträffat i arbetsgivarens lokaler ersätts. På så vis är den anställdes ställning likvärdig oberoende om denne arbetar på kontoret eller i hemmet.

Fart på utvecklingen

I Lahtis lokalcentral medförde coronan att 35 anställda övergick i distansarbete. Lokalcentralen svarar för stadens verksamhetslokaler samt användningen och utvecklingen av dem. I denna roll är ansvaret för att det kommande multilokala arbetet ska lyckas större än den egna enheten. 

Lokalitetsdirektör Jouni Arola berättar att innan coronan var distansarbete nästan obefintligt i lokalcentralen och det ansågs även vara omöjligt med avseende på arbetets art. Helomvändningen i attityderna har varit övergripande och den har påskyndats av den snabba utvecklingen av elektroniska verktyg. Även cheferna har reviderat sina uppfattningar om hur arbete övervakas.

– Även i fortsättningen kommer det att finnas saker som kräver närvaro och att saker ses med egna ögon, såsom byggplatsfunktioner och inspektionsbesök som hör till disponenten.

Pandemin påskyndade ibruktagandet av elektroniska dokument i lokalcentralen, och enligt Arola har bland annat elektroniska underskrifter snabbt blivit vanligare även inom den offentliga sektorn, vilket i hög grad har minskat på behovet av fysiska möten. 

– Planeringsmöten för byggprojekt utförs numera i huvudsak via Teams. I stället för att breda ut papper granskas elektroniska ritningar. Behovet av utskrifter har sammantaget minskat avsevärt, nämner Jouni Arola.

Alla anställda på lokalcentralen har slutit nya avtal om multilokalt arbete. Enligt Arola avtalar den anställde och chefen sinsemellan hur mycket arbete som utförs på distans. Distansarbetsdagarna antecknas så att de är synliga i kalendern i Teams i allmänhet för en vecka framåt. 

Enheten har tre team som internt beslutar om sin egen mötespraxis. Arola berättar att under en övergångstid har möten ordnats enligt en hybridmodell där en del är på plats och en del på distans, men tiden utvisar om praxisen blir bestående. 

Jouni Arola tror att det i fortsättningen kommer att vara sällsynt med situationer där hela personalen arbetar samtidigt i verksamhetslokalerna. Tills vidare har var och en ett eget arbetsställe på lokalcentralen, men i fortsättningen kommer det inte att vara så. Detta eftersträvas bland annat genom att harmonisera maskinbeståndet så att vem som helst kan arbeta vid vilket arbetsställe som helst.