Ny rekommendation utvecklar ledning baserad på HR-information

En personalrapport utarbetas en gång per år. Den information som sammanställs i personalrapporten bör ändå följas upp proaktivt och man ska reagera på informationen under året. Information i anslutning till personalens välbefinnande behandlas även regelbundet i samarbete med personalrepresentanterna.

Den reviderade rekommendationen om utarbetande av personalrapporter uppmuntrar till kontinuerlig uppföljning av personalinformation och ledning baserad på personalinformation. 

KT:s tidigare rekommendation ”Utvärdering av personalresurserna – Rekommendation om utveckling av personalrapporter” är från 2013. Målet med den var att stödja strategisk personalledning, beslutsfattande samt fortlöpande utveckling av personalen och arbetsgemenskapen. 

Den nya rekommendationen uppmuntrar till utveckling av kunskapsledning ur synvinkeln för personalinformation, som stödjer användningen av strategisk personalledning och personalinformation i beslutsfattandet.

Rekommendationen tillgodoser kommunsektorns behov

Bakom revideringen ligger behov och önskemål från kommunfältet. Behovet av en revidering av rekommendationen har kommit fram i otaliga samtal. För revideringen grundades en arbetsgrupp, vars sammansättning varierade. Medlemmar i arbetsgruppen var KT:s experter, kommunernas yrkespersoner inom personalärenden samt Kevas experter. 

Temana och innehållen i temana i rekommendationen togs fram i arbetsgruppens workshoppar. Även HR-systemleverantörer har deltagit i diskussionen om sätten att beräkna nyckeltalen. 

Utkastet till rekommendationen var i maj 2021 utsänt för kommentarer till medlemmarna i KT:s HR-nätverk och till representanterna för kommunsektorns huvudavtalsorganisationer.

Avsikten är inte att tillämpa den nya rekommendationen rakt av. Det primära syftet är att föreslå framåtriktade synsätt som det lönar sig att fästa uppmärksamhet vid. Av denna anledning är mätarna som anges i rekommendationen exempel. Utöver dessa eller som alternativ till dessa har kommunerna egna mätare. Mätarna rörande personalen ska byggas upp av den egna kommunen eller samkommunen. 

Undantaget utgör de gemensamma nyckeltalen. I rekommendationen presenteras fem nyckeltal som ska samlas in och rapporteras på samma vis (årsverke, personalens åldersstruktur, omsättningen bland den fasta personalen, sjukfrånvaro, personalens kompetensutveckling/utbildningsdagar). Dessa rekommenderas bli införda från början av 2022. Ett enhetligt beräkningssätt gör det möjligt att jämföra kommunerna sinsemellan och att tolka de egna talen i förhållande till andra kommuner.

Personalrapporten har en avsevärd betydelse

Personalrapporten är avsedd att användas av arbetsgemenskaper, ledningen och de politiska beslutsfattarna. Inom de personalintensiva branscherna ska personalrapporten vara av lika stor betydelse som nyckeltalen för ekonomin för att planeringen och prognostiseringen av verksamheten och servicen ska kunna säkerställas. 

I granskningen av information rörande personalen är det väsentligt att personalinformationen kopplas till ledningens rapportering och chefernas dagliga arbete. I analyseringen av informationen rörande personalen och i det systematiska utnyttjandet av den är substanskunnande centralt. I praktiken krävs alltid deltagande av yrkespersoner inom HR när personalinformation utnyttjas vid beslut som gäller personalen.

Fyra bärande teman

Ledning baserad på HR-information uppmuntras via fyra teman: kompetens och förnyelse, ledning av arbetshälsa, ledarskap och chefsarbete samt produktivitet och resultat.

I rekommendationen presenteras exempelmätare för dessa delområden. Det är inte ändamålsenligt att alla exempelmätare utnyttjas i alla kommunorganisationer. Den egna organisationens behov och mål styr valet och uppbyggnaden av mätare. 

1. Det centrala målet med kompetens och förnyelse är att fästa uppmärksamhet vid att personalens kompetens är aktuell och utvecklas samt vid vad som har gjorts för att säkerställa stabiliteten och tillgången på kompetent personal. I personalrapporten kan kompetens och förnyelse beskrivas till exempel genom temana förändringsberedskap, klienterfarenhet och digitalt kunnande. 
2. Ledningen av arbetshälsa ska vara en smidig del av ledningen som helhet. Det är viktigt att hitta metoder och mätare som stödjer främjandet av arbetsförmågan och resultat i arbetet. I rekommendationen presenteras exempel på mätare för olika organisationsnivåer, allt från den strategiska nivån till ledningen av individuell arbetshälsa. 
3. I rekommendationen betonas skapandet av mål för ledarskapet och chefsarbetet samt utvecklingen av dem. Ett gott ledarskap stöds genom att systematiskt följa upp chefsarbetet och ledarskapet. Den centrala strävan för ledarskapet är att organisera verksamheten så att enhetens mål uppnås i ett gott arbetsklimat. 
4. Målet med resultatutveckling är att förbättra de offentliga tjänsterna så att de tillgodoser kommuninvånarnas behov. Resultatet kan påverkas genom att utveckla ledarskapet, kompetensen, arbetsförmågan och tjänsterna samt nya sätt att utföra och organisera arbetet. Resultatet stöds av en helhetsuppföljning, dvs. hur klientbehoven, ekonomin och personalmätarna beter sig samtidigt. 

Gemensamma nyckeltal

För att kunna jämföra kommunorganisationernas gemensamma nyckeltal är det viktigt att nyckeltalen samlas in och rapporteras på ett enhetligt sätt. Det underlättar bedömningen och planeringen av personalresurserna i förnyandet av kommunstrukturerna och i kommunernas samarbete. 

Nyckeltal som jämförs

• Med årsverke avses ett helt års arbete, dvs. den avlönade arbetsinsatsen, för en person som arbetar heltid. Värdet på ett årsverke är alltid högst ett, varvid övertidsarbete eller arbetstid som på något annat sätt utförts så att det överskrider ordinarie arbetstid inte beaktas i beräkningen. Dessutom rapporterar man separat den arbetsinsats som utförts av hyrd arbetskraft, som köptjänst och av personer med arvode enligt uppdragsavtal.
• Personalens åldersstruktur rapporteras vart femte år per åldersgrupp samt i medeltal.
• Beträffande omsättningen bland den fasta personalen rapporteras omsättningen och den interna rörligheten separat. Med omsättning avses antalet nya anställningsförhållanden som börjat och antalet anställningsförhållanden som upphört samt omsättningsprocenter för dessa. Med intern rörlighet avses de som bytt uppgift inom organisationen.
• Sjukfrånvaro anges i kalenderdagar. Sjukfrånvarodagarna omfattar såväl frånvaro på grund av den anställdas sjukdom som frånvaro på grund av arbetsolycksfall, yrkessjukdomar och olycksfall under arbetsresa. Sjukfrånvaroprocenten beräknas som sjukfrånvarons andel av den teoretiska ordinarie arbetstiden.
• Utbildningsdagarna är ett delområde inom personalens kompetensutveckling. Beträffande utbildningsdagarna rapporteras avlönade utbildningsdagar och oavlönade utbildningsdagar separat.