Arbetstidsplaneringen vid daghem är en summa av många faktorer

Arbetsgivarens arbetstidsplanering utgår ifrån behoven inom verksamheten, lagstiftningens krav och den personal som finns tillgänglig. Därtill lönar det sig också för arbetsgivaren att försöka beakta personalens önskemål och behov gällande arbetstider. Målen är att vara förberedd – rätt antal lämpliga personer vid rätt tidpunkt – och att göra så få ändringar som möjligt.

Det är många saker som påverkar arbetsskiftsplaneringen: daghemmets öppettider, barnens vårdtider och tidpunkterna då daghemmet används, bestämmelserna om dimensioneringen av personalen samt när den som planerar arbetsskiften får uppgifter om barnens vårdtider.

Användningen av daghemstjänsterna kan variera mellan verksamhetsperioder och daghem, så det är inte nödvändigtvis en fungerande lösning att kopiera arbetsskiftsplaneringen från den föregående verksamhetsperioden eller från ett närliggande daghem. Därför kan det behövas en kartläggning av barnens kommande vårdtider då en verksamhetsperiod tar slut.

Dimensioneringen påverkar arbetsskiftsplaneringen

På daghemmen ska det under samtliga verksamhetsdagar finnas minst så mycket personalresurser tillgängliga som krävs i förordningen om småbarnspedagogik (statsrådets förordning om småbarnspedagogik, 753/2018, 1 §). Dimensioneringsbestämmelserna gäller per daghem.

Målet för arbetsskiftsplaneringen är att antalet anställda som är på plats i förhållande till antalet barn i genomsnitt ska vara i linje med dimensioneringen under hela dagen. I dimensioneringen inkluderas alla anställda i fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som har den yrkesmässiga behörighet som anges i 26–28 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) eller som arbetar med dessa uppgifter utan behörighet med stöd av sådan tillfällig avvikelse som avses i 33 § i lagen om småbarnspedagogik.

Den personal som dimensionerats utgående från antalet barn ska vara på plats och tillgänglig på daghemmet. Det här betyder att alla hela tiden måste vara närvarande i barngrupperna. En arbetstagare som till exempel utför planerings-, utvärderings- och utvecklingsarbete eller deltar i teammöten kan räknas som en del av den tillgängliga personalen så länge arbetstagaren är på plats på daghemmet. Det är dock viktigt att ägna uppmärksamhet åt kvaliteten på planerings-, utvärderings- och utvecklingsarbetet.

Med undantag av maximistorleken på barngrupperna finns det inga närmare bestämmelser i lagen om hur verksamheten i daghemmen ska genomföras, eller hur barnen och den dimensionerade personalen ska placeras. Efter att arbetsskiftsförteckningen delgetts behöver det alltså inte göras några 15 minuters finjusteringar i arbetsskiften för att dimensioneringen ska uppfyllas. Däremot ska barnens säkerhet hela tiden tryggas.

Arbetsgivarens arbetsledningsrätt

Arbetsgivaren beslutar om planeringen av arbetstider. Enligt kap. III i AKTA har arbetsgivaren rätt att bestämma över arbetstidens förläggning och längden på arbetsdagarna.

Inom småbarnspedagogiken utförs arbetet i allmänhet som allmän arbetstid, vilket innebär att den ordinarie arbetstiden kan vara högst nio timmar per dygn och högst 38 timmar och 45 minuter per vecka.

Arbetsgivaren gör upp en arbetsskiftsförteckning i vilken ska framgå tiderna då arbetstagarens ordinarie arbetstid börjar och slutar samt de dagliga vilotiderna. Arbetsuppgifter såsom till exempel diskussioner om planen för småbarnspedagogik antecknas inte i förteckningen. Det ska dock fortfarande anvisas arbetstid för dessa diskussioner och övriga uppgifter som sköts utanför barngrupper.

Arbetsdagarna i arbetsskiftsförteckningen kan planeras så att de är olika långa under olika dagar. I sådana fall ska veckoarbetstiden ändå vara högst 38 timmar och 45 minuter. Det här kan vara ändamålsenligt om man på förhand känner till att det till exempel sköts färre barn i slutet av veckan.

Den ordinarie arbetstiden per vecka kan även ordnas så att den i genomsnitt är 38 timmar och 45 minuter under en period på högst sex veckor. I sådana fall kan arbetstiden per vecka variera. En period på två veckor kan till exempel planeras så att vecka 1 har 45 timmar och vecka 2 har 32 timmar och 30 minuter.

Vad är en lämplig längd på en arbetsperiod?

Längden på en arbetsperiod har en stor betydelse i planeringen av arbetstiden. Arbetsgivaren kan med stöd av sin arbetsledningsrätt välja hur lång en arbetsperiod ska vara. Perioden kan vara 2–6 veckor. Om arbetstiden är densamma varje vecka behöver utjämningsperioden inte vara längre än en vecka.

Långa arbetsperioder har ofta visat sig vara svåra att använda inom småbarnspedagogiken, eftersom den som planerar arbetsskiften inte nödvändigtvis har uppgifter om barnens vårdbehov i god tid på förhand. Arbetsskiftsförteckningen ska skriftligen delges arbetstagarna senast en vecka innan den tidsperiod som anges i förteckningen börjar.

Till exempel inom skiftvården kan det här innebära att det är omöjligt att planera en arbetsskiftsförteckning för mer än en vecka, för att man inte känner till barnens vårdbehov för perioder som är längre än så. Arbetsskiftsförteckningen ska ändå göras upp för en så lång period som möjligt.

Ändringar i arbetsskiften samt mertids- och övertidsarbete

Trots god planering håller inte alltid planerna. Då är man tvungen att göra ändringar i arbetsskiftsförteckningen eller låta arbetstagare som samtycker till det utföra mertids- eller övertidsarbete.

Efter att arbetsskiftsförteckningen delgetts kan den alltid ändras med arbetstagaren samtycke. Det är viktigt att detta dokumenteras. Arbetstagarna kan inte själva eller sinsemellan ändra på arbetsskiftsförteckningen.

En arbetstagare kan ge sitt samtycke till mertidsarbete redan då arbetsavtalet ingås, men för övertidsarbete krävs ett separat samtycke för varje gång eller för en bestämd kort tidsperiod, om arbetsarrangemangen kräver det.  

Om enighet inte nås om ändringen bör man i arbetsskiftsförteckningen endast göra de ändringar som är nödvändiga med tanke på verksamheten. Lagen och förordningen om småbarnspedagogik kräver att dimensioneringen följs i genomsnitt hela dagen, så arbetsskiftsförteckningen behöver inte nödvändigtvis ändras på grund av dessa krav.

Arbetsgivaren kan endast av grundad anledning ensidigt ändra arbetsskiftsförteckningen. En sådan anledning kan till exempel vara en oförväntad frånvaro som leder till att det blir nödvändigt att ändra förteckningen.

Också det att inte ett enda barn behöver dagvård på grund av till exempel sjukdom, är en grundad anledning till att ändra arbetsskiftsförteckningen. Samma sak gäller om arbetsskiftsförteckningen har gjorts upp felaktigt.

Att arbetstimmar blir övertidsarbete eller att arbetstimmarna i en fastställd arbetsskiftsförteckning underskrids utgör i sig ingen grundad anledning till att ändra arbetsskiftsförteckningen. Efter att arbetstagaren redan har anlänt till arbetsskiftet kan skiftet inte längre ändras ensidigt.   

En grundad anledning till att ändra arbetsskiftsförteckningen kan i praktiken leda till att det görs flera ändringar. Arbetsgivaren har rätt att av grundad anledning ändra arbetsskiftsförteckningen så att timmar läggs till på något ställe och dras av på något annat, inom ramarna för ordinarie arbetstid. Sådana ”dubbeländringar” ska göras samtidigt. Den som berörs av ändringen bör underrättas så snart som möjligt.

Minneslista för arbetsskiftsplanering

• Det lönar sig för arbetsgivaren att regelbundet bedöma hur bra arbetsskiftsplaneringen fungerar.
• En fungerande arbetsskiftsplanering förbättrar förutsägbarheten.
• I mån av möjlighet lönar det sig att beakta personalens önskemål gällande arbetstider.
• Arbetsskiftsplaneringen hör till arbetsgivarens arbetsledningsrätt.
• Ändringar i arbetsskiftsförteckningen kan göras med den anställdes samtycke eller ensidigt av grundad anledning.