Kotka redo för Kymsote

Stadshuset i Kotka står stadigt invid torget. Inne i huset blåser dock förändringens vindar. Beredningen av den nya samkommunen är i full gång och man sätter stor tilltro till det nya.

En av arkitekterna bakom förändringen är Kotka stads servicedirektör Jorma Haapanen som är full av iver.

Förberedelserna inför social- och hälsovårdsreformen löper planenligt i Kymmenedalen. Samkommunens grund- och överföringsavtal har ingåtts och den nya samkommunen Kymsotes verksamhet inleds i början av år 2019. De kommuner i regionen som deltar är Kouvola, Kotka, Fredrikshamn, Pyttis, Virolahti och Miehikkälä.

Kymmenedalen är ett medelstort landskap med omkring 170 000 invånare.

– Den utmaning som vi står inför är att invånarantalet kontinuerligt sjunker. Förra året sjönk invånarantalet med över 2 000, och också i år beräknas det sjunka med över tusen.

– Precis som i många andra landsbygdskommuner ligger tyngdpunkten inom social- och hälsovårdstjänsterna på utvecklingen av tjänster för äldre, säger Haapanen.

Haapanen framhåller att förändringen är viktig för regionen. Ledstjärnan för förändringsarbetet har varit att erbjuda regionens invånare effektiv service och nu är man på god väg i den riktningen.

En ledningsgrupp har utsetts för samkommunen och de övriga pusselbitarna i organisationen ska läggas under höstens lopp.

– Arbetet sker nu under en och samma ledning, vilket känns bra, säger Haapanen.

Enhetliga verksamhetsmodeller söks

Kymsote blir den viktigaste arbetsgivaren i regionen. Efter årsskiftet uppgår den nya samkommunens personal totalt till omkring 5 300.

Samordningen av arbeten, system och personal har krävt mycket tid, men har dock underlättats betydligt av att det från tidigare funnits enhetliga patientdatasystem.

Utarbetandet av budgeten har däremot inneburit arbete så det förslår, eftersom kommunernas kalkyleringssystem skiljer sig från varandra.

Det har varit svårt att få tag på jämförbara siffror. Nu pågår en sammanställning av uppgifterna och en gestaltning av helhetsbilden.

Därtill förekommer ännu en del oklarheter i överföringen av arbetsuppgifter eftersom det faktiskt finns förvånansvärt mycket olikheter i arbetsuppgifter och befattningsbeskrivningar kommunerna emellan. Exempelvis hör invandringen, sysselsättningen och samarbetet med tredje sektorn till sådana funktioner där olika kommuner har olika praxis.

– Här försöker vi nu hitta de verksamhetsmodeller som fungerar bäst och som är opartiska och enhetliga.

– Som större aktör kan vi utnyttja synergieffekter och som arbetsgivare är vi också mera lockande, förmodar Haapanen.

– Vi har framför allt haft brist på socialarbetare och läkare, delvis också sjukskötare. I och med den nya samkommunen förutser vi en lättnad i den här situationen.

De ekonomiska målen är högt ställda och man eftersträvar besparingar på omkring fem miljoner euro. Den totala budgeten rör sig kring 700 miljoner euro. Haapanen ansvarar för största delen av den summan, närmare 500 miljoner euro.

Tjänster för äldre förändras

Kymmenedalen har som mål att tillhandahålla tjänster för äldre på ett mer effektivt och ändamålsenligt sätt. I Kymsote har målet ställts på förenkling av vårdkedjorna och förebyggande arbete.

– Bland över 75-åringar är andelen personer som bor på serviceboende med heldygnsomsorg för tillfället nio procent, då målet är sex procent. För att målet ska nås krävs omfattande åtgärder.

– Att erbjuda fler tjänster som skapar gemenskap, att ytterligare förbättra möjligheterna att bo i eget hem och att utveckla fungerande digitala lösningar, räknar Haapanen upp.

Förändringar sker inte i en handvändning och innebär ingen stor dramatik, enligt Haapanen. De flesta av de planerade förändringarna skulle ha genomförts oberoende av den nya samkommunen.

– Vi håller båda fötterna på jorden, så att samkommunens verksamhet kan komma igång så smidigt som möjligt.

Han påminner också om att de synligaste förändringarna uttryckligen hänför sig till utvecklingen av tjänster för äldre. En del av tjänsterna, såsom exempelvis tandvårdstjänsterna, fungerar bra och det finns ingen anledning att ändra på dem.

De flesta anställdas arbetsuppgifter kvarstår också oförändrade, fastän löneutbetalaren byts.

Ingen sägs upp, utan personalen övergår till den nya arbetsgivaren som så kallade gamla anställda. Förändringarna genomförs via naturlig omsättning.

– Vi vet inte ännu helt exakt vilket behovet av personalresurser är, det klarnar i slutet av året och under nästa år, säger Haapanen.

Stora förändringar i kommunernas verksamhetsmiljö

Jorma Haapanen påminner oss om att den kommande omläggningen ingalunda är den första för Kotka med närområde. Kraftiga strukturella förändringar har förekommit också tidigare, men nu sker allt bara i större omfattning.

– Det är verkligen viktigt att social- och hälsovårdstjänsterna innesluts i en större ram och att vi den vägen kan garantera en jämn kvalitet och jämlik service.

– Det här är absolut ett steg framåt. Arbetet har gjorts med beaktande av den här regionens särskilda behov och särskilda situationer.

I kommunerna märks förändringen genom att personalen minskar. Till exempel de anställda inom Kotka stad minskar med närmare hälften, från cirka 3 300 till 1 700.

Haapanen hoppas att kommunerna ska förstå den förändrade situationen och förutse minskningarna av personalen.

– Jag är inte speciellt bekymrad över de större städerna, men i små kommuner kvarstår verkligen få anställda. Deras verksamhetsmiljö förändras också i grunden.

Det som också är nytt är det stödtjänstbolag som ska bildas nästa år. Bolaget ägs av kommunerna och samkommunen, och städningstjänster, måltidstjänster samt fastighetsskötsel överförs till det.

Personaldirektören vid Kotka stad, Minna Uusitalo, som deltagit i planeringsarbetet är inte oroad över stadens situation för det finns arbete även framöver om än delvis ur ett nytt perspektiv.

– Även om en hel del funktioner överförs från oss till samkommunen kvarstår också många basfunktioner.

– Många frågor ska dock ännu utredas och olika alternativ dryftas. En del av dem förverkligas, andra inte. Det viktiga är att alternativen övervägs och att verksamheten utvecklas. Situationen lever och nästa år kommer till stor del att visa hur verksamheten etablerar sig, säger Uusitalo.

Många har deltagit i beredningen

Uusitalo berömmer alla dem som deltagit i beredningsarbetet – anställda från olika verksamhetsområden, chefer och huvudförtroendemän.

– Ledningen för Kymsote har velat genomföra beredningen med hjälp av ett stort antal beredare vilket är bra. Deltagandet i planeringen har varit aktivt. Man har strävat efter att föra informationen vidare till personalen och på så sätt försöka förebygga fördomar och rädsla inför det nya. Det verkar som om man vore beredd på förändringen, även om det ännu råder ovisshet och oklarhet i många frågor.

– Beredningsmötena har emellanåt varit tuffa, men alltid har man nått någon form av kompromisser.

– Diplomati har också behövts ibland, säger Uusitalo och konstaterar att var och en får dra lärdom av processen.

Tack vare det gemensamma planeringsarbetet har samarbetet mellan regionens olika aktörer ökat, människor har lärt känna varandra och förståelsen för de andras arbete har ökat.

– Med tanke på det fortsatta samarbetet är detta en viktig sak, säger Minna Uusitalo.