Rekrytering är ingen rutinsak

Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt har nästan tusen rekryteringar per år. Anställningsprocesserna har utvecklats. Sjukvårdsdistriktet har fått positiv respons av både personal och sökande. De lediga platserna har kunnat besättas rätt väl, till 96 procent.

– Ungefär 10–20 platser blir obesatta varje år, men oftast får vi också dem besatta genom att ledigförklara dem på nytt, säger Sanna-Mari Heinonen, personalchef vid Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

Rekryteringsprocessen varierar beroende på vilken befattning det är fråga om. Svårast är det i allmänhet att hitta specialistläkare, socialarbetare och talterapeuter. Till kontorsuppgifter kommer det däremot in hundratals ansökningar, vilket gör rekryteringen arbetsdryg.

Insatser har gjorts för att göra kommunsektorn mer attraktiv som arbetsgivare. På sjukvårdsdistriktets rekryteringssidor finns det bland annat videopresentationer om olika yrken. I presentationerna, som gjorts av studerande, berättar de anställda om sitt dagliga arbete på sjukhuset. På sociala medier, såsom Facebook och Instagram, gör sjukvårdsdistriktet reklam för arbetsplatserna och bygger upp sin arbetsgivarprofil.

Klara processer och kriterier

Rekryteringsprocesserna i kommunsektorn är sinsemellan rätt lika. Skillnaderna jämnas ut genom den nationella rekryteringstjänsten för kommunala arbetsgivare, Kommunrekry, som också används av Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

I år utvidgades rekryterinstjänsten så att det blev ett verktyg för hantering av information om personalens kompetens och utvecklingsbehov. Nu betraktas processen i ett vidare perspektiv och arbetsenheterna får en helhetsbild av utvecklingsbehoven bland de anställda.

Rekryteringen inleds med att man skaffar ett rekryteringstillstånd för en befattning som blivit ledig. Sjukvårdsdistriktets enheter utformar i allmänhet rekryteringsannonserna själva. Det finns hjälp och anvisningar att tillgå. Den centraliserade rekryteringen publicerar alla lediga platser och sköter eventuella tidningsannonser.

Under ansökningstiden besvarar man frågor, tar emot ansökningar, går igenom dem och kallar in de personer som valts till intervjuer. För vissa befattningar – främst chefs- och sakkunniguppgifter – görs också lämplighetstest. I valet deltar den chef som ska fatta beslutet och i allmänhet också de anställdas närmaste chef, som ibland är en och samma person.

– I vår rekryteringscoachning betonar vi numera vikten av att fundera ut kriterierna för rekryteringen på förhand. Kriterierna varierar beroende på vilken enhet det är fråga om. Vid enheterna vet man nog hurdan kompetens som söks och vilka egenskaper som behövs i arbetsuppgifterna, säger Heinonen.

Klara kriterier gör det lättare att bedöma ansökningarna och de sökande och motivera valet.

Rekryteringscoachning populärt

Rekrytering hör inte till de lättaste chefsuppgifterna, särskilt inte då många chefer inte fått någon särskild rekryteringsutbildning. Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt har gett cheferna stöd genom coachning.

– Vi har haft sex timmars coachning med en utomstående utbildare från samma organisation som gör lämplighetstesterna. I coachningen går man igenom rekryteringsprocesserna, kriterierna, förberedelserna inför intervjuer samt hur rekryteringsannonserna ska utformas och hur kriterierna ska lyftas fram i dem.

I utbildningen ingår konkreta intervjuövningar, diskussion och kollegialt stöd. Under några års tid har utbildning ordnats för sex mindre grupper. Grupperna har fyllts genast när de anställda fått nys om utbildningen.

– Det är naturligt att rekrytering ter sig skrämmande om man inte rekryterat tidigare. När en teknisk apparat ska skaffas funderar man i allmänhet ut noggranna kriterier på förhand. Däremot tänker många att människor kan rekryteras så där utan vidare. Det behövs ändå tillräcklig sakkunskap och att man sätter sig in i rekryteringen, säger Heinonen.

Rekryteringsannonsen skapar en bild av arbetsgivaren

Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt har fått besök av andra kommunorganisationer som velat bekanta sig med rekryteringsmetoderna. De rekryteringsansvariga i sjukvårdsdistriktet har också ett nätverk där man kan sprida god praxis. Heinonen har själv varit ute på fältet och berättat om den praxis som tillämpas i organisationen.

– När jag pratar om detta betonar jag i allmänhet platsannonserna. De borde inte vara alltför byråkratiska. Annonserna ger ofta en stel och byråkratisk bild av kommunsektorn som arbetsgivare, bland annat på grund av ett styltigt språk. Vi har möjlighet att ändra på bilden så att den tilltalar också dagens unga.

Heinonen berättar att hon nyligen gått igenom en stor mängd kommunala platsannonser och hittat många byråkratiska uttryck och dåligt språk – rentav skrivfel.

– Det är ju trots allt fråga om annonser för att hitta arbetstagare. Vi borde därför fästa mer vikt vid annonserna och göra dem mänskligare.

Synpunkter efterfrågas aktivt

I kommunorganisationen ska resultatet av rekryteringen meddelas alla sökande. För många betyder informationen mycket, eftersom man i allmänhet inte får sådan information i privata sektorn.

– Det är en viktig del av rekryteringsprocessen och har stor betydelse för arbetsgivarens image. Vi informerar på samma sätt också om sommarjobb, vilket många organisationer inte gör.

Vi har fått positiv respons som visar att de unga sökandena sätter stort värde på informationen.

Responsen från rekryteringsprocessen begränsar sig ändå inte till bara spontan respons. I meddelandet om att den sökande inte blivit vald finns det också en länk till ett frågeformulär. Där får den sökande ta ställning till rekryteringsprocessen och berätta om han eller hon fick tillräckligt med information om hur processen framskred etc.

– Det brukar komma in många svar, vilket visar hur stor sak det är för en människa att söka arbete. De sökande skriver också långa svar på de öppna frågorna.

Heinonen skickar responsen till alla chefer efter att ha tagit bort identifieringsuppgifter.

– Det är fint att cheferna har tagit lärdom av detta och att man överlag börjat fundera på hur den egna rekryteringsprocessen kan förbättras, säger Heinonen.

En sak som alldeles tydligt behöver förbättras är informationen i rekryteringens mellanskeden.

– Vi har nu utökat informationen i de olika skedena, vilket börjar synas i form av mindre kritisk och mer positiv respons.