Förändring kräver vilja

Södra Savolax sjukvårdsdistrikt ändrades till samkommunen Essote i början av mars i fjol. Största delen av social- och hälsovårdstjänsterna i medlemskommunerna integrerades som en del av Essotes verksamhet från och med början av år 2017.

En av de sju kommunerna i nya Essote är Mäntyharju.  Ekonomidirektör Tuomo Penttinen säger att fjolåret i stort gick åt till att planera och genomföra reformen.

– Arbetsmängden har varit enorm, men vi har klarat av den. Det viktigaste har varit ett öppet arbetsklimat och viljan att skapa en ny, fungerande modell, säger han.

Allt som allt övergick 187 av kommunens anställda till Essote, varefter 215 anställda kvarstod i kommunen. Beredningen av överföringen inleddes ett knappt år tidigare, vilket Penttinen anser vara en rätt kort tid.  Fullmäktigeledamöterna i alla de kommuner som anslöt sig till Essote fattade besluten om överföringen i januari 2016.

Även om en del förberedande arbete hade gjorts och beredningsgrupperna hade samlats redan tidigare, hopade sig en hel del arbete i slutet av året. En del saker blev det bråttom med. Det största arbetet var att lägga om personal- och ekonomiförvaltningen då kommunerna skulle överlåta en del av sin personal.

– Målet var att det inte skulle bli dröjsmål i utbetalningen av löner och att kunderna inte skulle behöva lida, förklarar Penttinen.

Cheferna utnämndes till sina poster i slutet av år 2016. Före årsskiftet skötte de delvis gamla och delvis nya uppgifter.

– Med tanke på tidsplanen var situationen krävande, men vi klarade det utan större problem.

I arbetet under övergångsperioden ingick en enorm mängd testkörningar av system. En del av de system som kommunerna använder var desamma, men till exempel överföringen av  löneräkningen till ett nytt gemensamt system har varit ett stort jobb.

– Systemet var inte helt klart till alla delar. Vi var ofta tvungna att kontrol- lera saker och fråga om råd under arbetets gång. Allt blev ändå klart i tid.

Några extra resurser för arbetena under övergångsperioden fanns inte, så personalen jobbade mycket övertid särskilt vid årsskiftet.

– Fördelen med små kommuner är ändå att människor känner varandra, och de ansåg det vara en ära att saker och ting blir korrekt skötta, att det inte blir fel i löneräkningen och att alla får sin lön.

– Vi fick trots allt inga större bekymmer och allt gick enligt planerna.

Öppen information

Penttinen anser att överföringen till samkommunen var god övning inför den kommande vård- och landskapsreformen.

– På vägen har vi lärt oss en hel del saker som vi kan dra nytta av i de kommande förändringarna.

Under övergångsperioden har personalen informerats så väl som möjligt om pågående och kommande förändringar. Samarbetsverksamheten var aktiv och de förtroendevalda hölls kontinuerligt informerade.

– Vi höll regelbundna möten varje månad. Mötena gav också en möjlighet att diskutera förändringens konsekvenser och hur arbetsuppgifterna skulle förändras.

Också sektorcheferna i Essote besökte kommunerna regelbundet och informerade om situationen. Därutöver gavs också information i en elektronisk tidning.

Anpassning på många håll

Från Mäntyharju kommun till samkommunen övergick de anställda av vilkas arbetsuppgifter över hälften hörde till vårdområdet. Uppmärksamhet fästs lätt på de anställda som övergår till samkommunen, men i kommunen kvarstår många sådana anställda som berörs av förändringen, men vilkas arbetsgivare förblir densamma. Detta gäller exempelvis kökspersonal, vaktmästare och skolkuratorer.

– Med dem har vi gått igenom vad reformen innebär för deras arbetsuppgifter. För en del av dem består arbetet framöver av försäljningstjänst. Till exempel matservice säljs nuförtiden till en extern aktör, vilket förutsätter en ny helhetsplanering, prissättning och kvalitetskontroll.

– Också chefernas arbete ändrar karaktär när separata avtal ingås med varje kund, påpekar Penttinen.

Enligt Penttinen vaknade man inför dessa förändringar först i slutet av året, vilket ökade tidspressen i processen.

– Efterklokt kunde man konstatera att det lönar sig att utnämna enhetscheferna i tid, så att de kan delta redan i planeringsskedet.

Förändring lönar sig

Även om förändringen i Mäntyharju har varit omvälvande och krävt mycket extra arbete, tror Penttinen att den varit oundviklig.

– Den nya samkommunen erbjuder en lösning på den konstanta ökningen av vårdkostnaderna. Dessutom måste vi kommuner slå samman våra krafter för att säkerställa tillräcklig sjukvård inom vårt område. Alternativet skulle i värsta fall vara att landskapet skulle urholkas.

Någon gallup bland kommuninvånarna om anslutningen till samkommunen har det inte gjorts i Mäntyharju. Med fingertoppskänsla bedömer Penttinen att majoriteten förhåller sig positiv till reformen. Under de första två månaderna har förändringen inte synts i kommuninvånarnas vardag.

– Tillfredsställelsen kan oftast mätas via tillgången till läkartjänster. Den har hållits oförändrad, säger Penttinen.