Bibliotek i förändring dör inte

Sedan 2012 har Vanda bibliotekstjänster genomgått stora förändringar. Den tidigare modellen med områdesbibliotek har ersatts av en modell för processledning, vilket också har förnyat verksamhetssätten och verksamhetskulturen. I Vanda har man utvecklat kreativa sätt att effektivisera verksamheten utan att ge avkall på kvaliteten.

– Hela idén med vår verksamhet är att kvaliteten ska höjas och att kundprocessen ska bli mer näthandelsbaserad, säger Ritva Nyberg, utvecklingschef vid Vanda bibliotekstjänster.

I Vanda betraktas digitala tjänster som en möjlighet som frigör resurser för viktigare arbete som kräver biblioteksfolkets kompetens.  Automatisering av tjänster i form av självbetjäning och e-tjänster gör det möjligt för personalen att fokusera på bland annat olika vägledningsuppgifter, läsfrämjande och litteraturterapi.

Bland biblioteken i Vanda genomfördes den första stora förändringen i biblioteket i Håkansböle. I området, som betraktats som oroligt, inleddes ett projekt för att stajla biblioteket, där man involverade de lokala ungdomarna och invånarna. De fick komma med och bygga upp biblioteket på nytt enligt återvinningsprincipen. I och med projektet blev hela området lugnare och den sociala gemenskapen stärktes.

Efter det var det dags att förnya Hasselbackens bibliotek och det gjordes genom att kombinera ungdomslokalerna och biblioteket. Samtidigt sammanfördes verksamhetskulturen och arbetskulturen.

– Man var på väg att lägga ner ungdomslokalerna i området, men alla vann på den här förnyelsen, säger Nyberg.

Den tredje stora förändringen gällde Points bibliotek i Herrgårdsforsen. Vandas första självservicebibliotek öppnades i början början av 2014. I praktiken får man samma service som tidigare i biblioteket, men nu kommer man också in med sitt bibliotekskort kvällstid och på veckoslut, det vill säga tider då personalen inte är på plats.

Erfarenheterna av självservicebiblioteket har hittills varit enbart positiva.

– Under ett och ett halvt år har det inte skett någon skadegörelse alls och redan under den första månaden fördubblades antalet besökare, säger Nyberg. 

Det fördubblade besökarantalet beror inte bara på de utvidgade öppettiderna. Nyberg tror att människorna i och med förändringen i högre grad upplever biblioteket som sitt eget rum och besöker det oftare.

Förändringarna följer Lean-filosofin

I Vanda märkte man också under förnyelsearbetets gång att alla förnyelser i själva verket följde den så kallade Lean-ledningsfilosofin. I Lean strävar man efter att eliminera onödiga, icke produktiva verksamheter och därmed förbättra kundnöjdheten och kvaliteten och minska kostnaderna. Ett effektivare utnyttjande av lokaler och en kombination av verksamheter passade också in i filosofin.

– En tanke i Lean är att rätt personer ska vara på rätt plats. I Vanda sägs folk inte upp, men då en vakans blir ledig ser man över hur arbetet kunde organiseras, säger Nyberg.

I Vanda gick man nyligen in för att låta materialet vara flytande. Då materialet blir kvar på det bibliotek till vilket det returneras, betyder det att frakterna och logistikarbetet minskar. Ännu är det för tidigt att säga hur detta lyckas på lång sikt, men Nyberg har stora förhoppningar om försöket.

– Den experimentella kulturen i Vanda har gett möjlighet till nya försök. Tidigare var det kanske så att det inte fanns något behov av förändringar. Nu finns det både behov och beställning. Ju mer vi utvecklar samarbetet också med andra aktörer i staden desto mer ökar produktiviteten, säger Nyberg.

Hon tackar för det stöd man fått av stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och direktören för bildningsväsendet som har uppmuntrat till att jobba vidare. Alla försök har inte kunnat genomföras till exempel på grund av brandsäkerhetsbestämmelser, men också dessa idéer har gett insikter.

Det förnyelsearbete som gjorts under de senaste åren har redan gett lovande resultat. Då man jämför år 2014 med år 2013 steg Vanda stadsbiblioteks produktivitet med 5,4 procent, besökarantalet med 8,7 procent och antalet lån med över 2 procent.

Personalen med i förändringsarbetet

Risken med snabbt genomförda förändringar är att personalen kan känna sig utanför. Förändringar kan också väcka olika rädslor bland personalen som handlar om det egna jobbet. Nyberg anser det vara ytterst viktigt att man pratar om förändringarna och lyssnar på personalen.

Förutom information för personalen och allmänna möten har Nyberg åkt runt till alla bibliotek i Vanda för att berätta om de kommande förändringarna.

– Vi måste påminna människor om att det går riktigt bra för oss, men att vi ständigt måste jobba för det, säger Nyberg. Också i ledningsgruppen har man satsat på att se till att människor inte ska känna att de inte hänger med.

Personalen har uppmuntrats att delta i brainstorming för nya idéer. I framtiden hoppas Nyberg på fler idéer också av biblioteksbesökarna.

Utvecklingen och förnyandet av bibliotekstjänsterna i Vanda fortsätter. Framtiden ser ljus ut i förändringarnas vindar.

– Själv utgår jag i alla fall från att det inte handlar om att biblioteksyrken dör ut, utan om att vi förändrar oss, säger Nyberg.