Digitaliseringen förändrar arbetet

Behovet av kommunalt arbete kommer inte att försvinna, säger utvecklingschef Terttu Pakarinen.

– Jag tror inte att personalstyrkan minskar nämnvärt, men uppgifterna förändras.

Hon hänvisar till Tekes undersökning, enligt vilken det pågår en tyst revolution i samhället när en del av arbetsuppgifterna blir digitala tjänster. I flera kommuner sköter invånarna tidsbeställningar och bibliotekslån elektroniskt. Enligt Pakarinen är det svårast att digitalisera vård och omsorg, skapande arbete och arbete som kräver problemlösning.

Däremot försvinner mottagningsarbete och en del stöduppgifter, när man kan sköta sina ärenden elektroniskt, till exempel på hälsostationerna. Också inom patientvården används allt mer robotar och tjänster genom distansförbindelse.

– Samtidigt kan vi styra fler händer och hjärnor till uppgifter där de behövs.

Pakarinen hoppas att lagstiftningen ändras i takt med förändringarna i arbetslivet. Personalsdimensioneringarna borde enligt henne ändras så att det blir möjligt att ha en vettig personalstruktur där personalens kompetens kan utnyttjas med tanke på tjänsterna och användarna.

Mer interaktivt sakkunnigarbete

De uppgifter som kvarstår efter digitaliseringen kräver sakkunskap på ett eller annat sätt.

– Det blir en allt viktigare del av arbetet att interagera med samarbetspartner på nätet. Till exempel läkarna konsulterar varandra både inom landet och internationellt.

– Avgörandena är inte längre beroende av enskilda personers sakkunskap, utan man har tillgång till ett helt nätverk av sakkunniga. Pakarinen påpekar att förändringen inte bara gäller sjukvården, utan allt sakkunnigarbete.

– Partner söks i andra kommuner och den privata sektorn både här hemma och utomlands. Ett stort sakkunnigteam kan delta i lösningen av ett problem.
Eftersom det blivit lättare att få information kan man lära sig saker snabbare och informationen kan också öka välfärden. Folk kan dela med sig av sina erfarenheter i olika sammanhang.

– På webben får man information av framstående experter. Det finns rentav föreläsningar av professorer från toppuniversitet. Kompetensen och inlärningen tilltar, förutspår Pakarinen.

Informationen behöver filtreras

Samtidigt som mängden information ökar blir den allt svårare att gestalta. Att söka och kombinera väsentlig information – big data – borde enligt Pakarinen ses som en del av arbetet.

– För beslutsfattandet krävs det tolkad och analyserad information, som är tidskrävande att få fram. Det kan ge upphov till en ny yrkeskår.

Väsentlig filtrerad information används för prognostisering av förändringar och beredning av beslut. Som exempel nämner Pakarinen samarbetet mellan kommunens ekonomidirektör och personaldirektör.

– Enbart ekonomiska siffror eller personalenkäter och uppföljning av sjukfrånvaron ger inte någon helhetsbild av situationen. När man tillsammans går igenom dessa uppgifter kan man komma på sätt att få personalen att må bättre och förbättra ekonomin.

Elektroniskt tillgängliga jämförelseuppgifter underlättar jämförelser med nationella medeltal och med kommuner i samma storleksklass och med samma struktur.

Samhället utvecklas och blir alltmer interaktivt. Sociala medier får en allt större roll i kommunens verksamhet. Kommuninvånarna ger omedelbar respons på Facebook och Twitter. Pakarinen understryker att kommunen bör kunna bemöta responsen och reagera på den och rentav förutse den.

Grunden för personalledningen förändras

Förändringen innebär att var och en får större ansvar för sitt arbete och för att upprätthålla sin kompetens. Därigenom förändras också ledarskapet.

– Personer som utför en gemensam uppgift kan jobba virtuellt på olika platser och vid olika tidpunkter. Teamet måste då ledas med mål, och fokus bör läggas på resultatet, inte själva utförandet av arbetet, säger Pakarinen.
Belöningssystemet domineras av resultatbonus och ett givande arbetsinnehåll.

Vid personalval beaktas mer än tidigare förmåga till självständigt arbete, inre motivation och förmåga att arbeta i nätverk och i olika gemenskaper.

– Det behövs också snabbare respons av personalen, påpekar Pakarinen.
I stället för tungrodda personalenkäter kommer man i framtiden allt oftare att göra till exempel snabba mätningar av atmosfären på arbetsplatsen. De kan lätt göras elektroniskt, och då kan man följa i vilken riktning personalens välmående håller på att utvecklas.

Marknadsföringen och personalförvaltningen kommer enligt vissa scenarier att i stor utsträckning flytta ut på nätet. Man talar om e-HR. Pakarinen säger att personalrekryteringen redan sker på webben, och nya arbetstagare introduceras elektroniskt i sina uppgifter. Också webbinlärningen ökar.

Mer individuell service

Digitaliseringen ger möjlighet till mer individuella tjänster. Tjänsterna kan skräddarsys till exempel för olika generationer.

Pakarinen säger att man redan nu kunde erbjuda elever mångsidigare sätt att lära sig. För vissa passar distansstudier, någon annan lär sig bäst i grupp och någon i en traditionell klass.

Det här gäller också i andra sammanhang. För någon äldre person är det tillräckligt att en hälsovårdare kommer på besök en gång i veckan, om besöket kompletteras med virtuell handledning av olika yrkesgrupper. Någon annan behöver besök flera gånger om dagen.

– När man beaktar kommuninvånarnas behov på rätt sätt kan personalresurserna fördelas klokare och noggrannare än nu.

Arbetsställena och arbetstiderna förändras

När kunskapsarbetet ökar blir distansarbete vanligare. Enligt Pakarinen kommer arbetsställen av dagens typ i framtiden inte att behövas i samma utsträckning som nu. Arbete utförs i kommunens lokaler, i hub-miljöer och hemma.

– Också de lokaler som kommuninvånarna använder förändras. Det finns redan bibliotek som håller öppet 24/7. Biblioteken kan också tillhandahålla annan service. Det innebär att bibliotekspersonalens arbetsuppgifter förändras.

Även om kommunen i framtiden kan spara in på lokaler, är en stor del av de kommunala tjänsterna bundna till tid och plats.

– Service måste kunna erbjudas under mer flexibla tider. Det betyder inte större arbetsbörda för enskilda arbetstagare, utan flexiblare arbetstider och arbetstidsarrangemang säger Pakarinen.

– När elektronisk service utgör en del av hela serviceverksamheten måste användningen av personalresurserna prognostiseras noggrannare än tidigare.