Anvisningar om arbetstidsplanering

Den ordinarie arbetstiden kan behöva organiseras så att den kortvarigt eller konstant avviker från det antal timmar per dygn eller vecka som dikteras av kollektivavtalen.

Det kan också förekomma behov av att frångå avtalsbestämmelserna om arbetstidsperioder som är längre än en vecka.

Tillfälliga behov av att utjämna arbetstiden?

Behov av tillfällig utjämning av den ordinarie arbetstiden kan man också känna till på förhand. Det kan till exempel gälla att den kortare ordinarie arbetstiden under en söckenhelgsvecka inte räcker till, men det går att till exempel flytta en del av den följande veckans ordinarie arbetstid till söckenhelgsveckan (t.ex. fastighetsskötsel).

Det kan också vara fråga om att det finns verksamhet tillfälligtvis också på lördagar, även om den normalt pågår från måndag till fredag (t.ex. skolor).

Årsarbetstid eller Pekkanen-dagar?

Olika arbetstoppar och periodiska variationer kan också vara en orsak till att indela arbetstiden så att vissa veckor fullgörs med till och med avsevärt mer ordinarie arbetstid än i snitt och andra veckor fullgörs på motsvarande sätt med kortare ordinarie arbetstid än genomsnittligt (t.ex. vinterunderhåll av gator).

Avvikelser från bestämmelserna om ordinarie arbetstid i kollektivavtalet kan vara behövliga när det är ändamålsenligt med arbetsskift som är längre än genomsnittligt, till exempel konstant 8 timmar. Då planeras det i arbetsskiftsförteckningen fler lediga dagar än normalt så att arbetstiden jämnas ut till att motsvara den ordinarie arbetstiden per vecka enligt kollektivavtalet (jfr Pekkanen-dagarna).

Vad kan arbetsgivaren själv besluta?

Inom ramen för de vanligaste arbetstidsformerna inom kommunsektorn, dvs. allmän arbetstid, periodarbetstid, byråarbetstid och 37 timmars arbetstid, kan arbetsgivaren ordna det så att den ordinarie arbetstiden jämnas ut under en tid på högst 6 veckor.
 
När arbetsgivaren förbereder eller tänker ändra ett utjämningsschema ska arbetsgivaren i ett tillräckligt tidigt skede meddela både den berörda personen och förtroendemannen om saken.

Vad kan man avtala om?

Om den ordinarie arbetstiden behöver längre tid för utjämning än sex veckor kan man komma överens om detta antingen mellan arbetsgivaren och den anställde eller mellan arbetsgivaren och förtroendemannen eller den lokala avtalsorganisationen. Om överenskommelse nås kan man tillämpa en längre tid, till och med en utjämningsperiod på ett år. Vid överenskommelse om utjämningsperioden kan man samtidigt komma överens om avvikande bestämmelser om arbetstidsersättningar.

Genom ett lokalt avtal kan man däremot inte avvika från den ordinarie arbetstidens genomsnittliga längd. Den ordinarie arbetstiden bör under utjämningsperioden vara i snitt 38,25 timmar per vecka vid allmän arbetstid och periodarbete, 36,25 timmar per vecka vid byråarbetstid och 37 timmar per vecka vid 37 timmars arbetstid.  Vid behov kan man inom ramen för allmän arbetstid och byråarbetstid däremot komma överens om en avvikande längd på arbetstiden per dygn.

Vad ska beaktas i samband med arbetsskiftsplaneringen?

Utjämningsschemat och arbetsskiftsförteckningen kräver planering i upprättandet och tillämpningen för att den ordinarie arbetstiden ska jämnas ut enligt kollektivavtalen. Ju längre utjämningsperiod desto mer krävs det av planeraren och desto mer sannolikt uppstår det förändringar i planerna under periodens gång.

Arbetsskiftsförteckningen ska om möjligt upprättas för hela utjämningsperioden. Av förteckningen ska det i detalj framgå när arbetsskiften börjar och när de slutar samt alla vilotider och lediga tider.   Om utjämningsperioden är mycket lång eller arbetet oregelbundet kan arbetsskiftsförteckningen upprättas för en kortare tid än utjämningsperioden. Då antecknas i det separata utjämningsschemat för varje vecka av utjämningsperioden den ordinarie arbetstiden och om möjligt även de lediga dagarna.

Då ett utjämningsschema används inom arbetsskiftsplaneringen bör man särskilt fästa vikt vid att under arbetsskiften och mellan dem och även under veckorna finns tillräckligt ledig tid och vilopauser.

Men om den ordinarie arbetstiden överskrids trots allt?

Användningen av utjämningsperioder gör det möjligt att ordna verksamheten oberoende av eventuella variationer mellan veckorna utan att övertid per vecka uppkommer. Men man ska ändå komma ihåg att övertid i regel gås igenom veckovis inom ramen för bland annat den allmänna arbetstiden oberoende av utjämningsperioden, och som ordinarie arbetstid räknas de arbetstimmar som planerats i arbetsskiftsförteckningen, vilka kan vara fler eller färre än 38,25 timmar.

De inplanerade arbetstimmarna i arbetsskiftsförteckningen utvisar övertidsgränsen vid full arbetstid under veckor som inte är söckenhelgsveckor.