Hybridityö muuttaa toimintakulttuuria

Monessa kuntaorganisaatiossa laadittiin korona-aikana uudet etä- tai hybridityöohjeet, jotka on nyt otettu käyttöön. Hybridityössä haetaan onnistunutta tapaa yhdistellä etä- ja lähityötä. Joidenkin organisaatioiden ohjeissa puhutaan myös monipaikkaisesta työstä.

Kokemuksia hybridityöstä kerätään kaikkialla

Hybridityöhön siirtymistä voi kuvata prosessiksi ja kulttuurinmuutokseksi, joka on kaikilla organisaatioilla vielä kesken. Vaikka käytössä on monenlaisia etä- ja hybridityön malleja, isotkin yritykset ja organisaatiot keräävät niistä yhä kokemuksia.

Hollolassa käynnistettiin syksyllä 2021 Hybridityöllä hyvinvointia -hanke, johon on kuulunut vuorovaikutustaitojen ja virtuaalityövälineiden käytön koulutusta sekä esihenkilöiden valmentamista.

Myönteinen kulttuurinmuutos näkyi puolessa vuodessa siinä, mistä asioista ja miten hybridityöstä Hollolassa keskusteltiin. Keskustelu oli avoimempaa ja välittämisen kulttuuri vahvistunut. Etäpalavereissa käytettiin kameroita. Tapaamisten sisältö ja fasilitointi suunniteltiin etukäteen myös vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Toimintakulttuurin muutokset hybridityöhön siirryttäessä ovat niin suuria, että organisaation kannattaa panostaa muutoksen toteutukseen ja seurantaan. Uudet työskentelytavat koskettavat Hollolassa noin sataa henkilöä, jotka työnsä luonteen puolesta voivat työskennellä etänä.

Tiimien ja yksiköiden rooli korostunut

Hollolan hybridityön mallissa tiimeillä on vapaus päättää etä- ja lähityön tekemisestään. Organisaatio ei esimerkiksi edellytä tiettyä määrää lähipäiviä viikossa.

Myös Järvenpäässä tieto- ja toimistotyön tiimit päättävät itse työtavoistaan ja -paikoistaan. Järvenpään kaupungin 1 500 työntekijästä hybridityötä tekee noin 200 asiantuntija- ja hallintotehtävissä työskentelevää henkilöä.

Naantalin kaupungin hybridityöhankkeessa puolestaan edettiin pilotoinnin kautta, jonka tuloksena tiimeille suositeltiin yhtä yhteistä lähityöpäivää viikossa. Lähityöpäiville pyritään suunnittelemaan yhteisiä kokouksia ja erilaista yhdessä tekemistä.

Edellä kuvatut kaksi mallia, tiimin kesken sopiminen ja organisaation määräämä etätyön maksimimäärä viikossa, olivat yleisimpiä kuntaorganisaatioiden johdon valintoja myös Työterveyslaitoksen laajassa työnantajakyselyssä syksyllä 2021.

Uutta oli tiimien ja yksiköiden roolin korostuminen hybridityössä. Tämä on osittain myös käytännön sanelema ratkaisu: kun etätyötä tehdään enemmän, on tiimissä tarpeen sopia tarkemmin yhteisistä toimintatavoista. Milloin esimerkiksi tullaan kaikki toimistolle, miten toimitaan kokouksissa, miten ilmoitetaan läsnäolo ja saavutettavuus? Kokoonnutaanko kenties joka aamu vartin palaveriin Teamsissa? Millä rytmillä tiimisopimusta päivitetään, ja niin edelleen.

Oma työyhteisö tai yksikkö on usein luonteva paikka arvioida kokemuksia sekä kokeilla ja säätää hybridityöhön liittyviä käytäntöjä.

Lähde: Kirsikka Selander, Tuomo Alasoini & Niilo Hakonen. (2021) Työnantajien näkemyksiä etätyöstä. Kuinka etätyöstä päätetään koronapandemian jälkeen. Työterveyslaitos, Työ2030 - Työn ja työhyvinvoinnin kehittämisohjelma.

Yhteisöllisyyden vahvistaminen on kaikkien asia

Pandemian jälkeen on harvinaista tehdä pelkästään etätöitä. Vaikka itse mielellään tekisikin pääasiassa etätyötä, olemme työyhteisöissä myös toisiamme varten. Toimiakseen työyhteisö tarvitsee yhdessä tekemistä ja yhdessäoloa. Normaalia lähi­työtä saatetaan tarvita esimerkiksi uusien työntekijöiden tullessa.

Jokainen voi omilla toimillaan pyrkiä edistämään yhteisöllisyyttä ja hyvää ilmapiiriä myös etä- ja hybridityössä. Esihenkilön tehtävä on huolehtia, ettei kukaan jää yksin tai syrjään ja että työ ei kavennu vain omien tehtävälistojen yksinäiseen hoitamiseen.

Korona-ajan etätyöskentelyä helpottivat ennestään tutut kollegat ja yhteistyökumppanit. Vastaavaa luottamusta ja yhteistä toimintakulttuuria on vaikeampi rakentaa ilman lähityön mahdollistamia kohtaamisia ja vapaamuotoisia keskusteluja.

Etä- ja hybridityössä opeteltavaa on edelleen siinä, miten johtaa organisaatiota, miten organisoida yhdessä kehittäminen ja miten otetaan uudet työntekijät onnistuneesti mukaan.

Vähitellen mietittäväksi tulevat myös toimitiloihin liittyvät kysymykset: Mikä tekee toimistolle tulemisen jatkossa houkuttelevaksi? Onko mahdollista säästää tilakuluissa, ja voidaanko hyödyntää myös muiden organisaatioiden tarjoamia etätyöpisteitä?

Juttuun on haastateltu Tuula Nurmista Hollolasta, Jani Raitasta Naantalista ja Kati Toikkaa Järvenpäästä.