Yhtenäiset tunnusluvut työhyvinvoinnin seuraamiseen

Sairastamisen vähentämistä ei kannata pitää huonona tavoitteena, mutta mittaamista olisi syytä laajentaa koskemaan myös työolojen laatua. Mitä aikaisemmin hyvinvoinnin puutteisiin tartutaan, sitä suurempi hyöty on toimenpiteistä. Kustannukset kasvavat, jos joudutaan toimimaan vasta ongelmien ilmettyä. Tästä syystä ennaltaehkäisevään toimintaan kannattaisi kiinnittää erityistä huomiota.

Tämä ilmenee HAKU-hankkeessa toteutetuista kuntapiloteista, joissa tavoitteena oli yhdenmukaista ja kehittää henkilöstön arvoa kuvaavia mittareita. Hankkeen toteutti Tampereen yliopisto ja sitä rahoitti TYKES ja Keva.

Hanke toteutettiin vuosina 2009 - 2011 ja mukana oli yhdeksän kuntaa tai kuntayhtymää eri puolilta Suomea. Hankkeessa oli 15 pilottiyksikköä. Mukaan otettiin myös ne kunnat, jotka eivät päässeet mukaan tähän hankkeeseen. He olivat verkostojäseninä mukana (yhteensä 23).

Hankkeen tavoitteena oli lisätä henkilöstö- ja eläköitymismenoja koskevaa kustannustietoisuutta, kehittää tietojärjestelmiä yhteneväisiksi tietyissä tunnusluvuissa ja mahdollistaa tunnuslukujen vertailtavuuden kuntien kesken. Tavoitteena oli myös löytää henkilöstön arviointiin uusia näkökulmia ja mittareita. Järjestelmätoimittajat olivat kehittämistyössä aktiivisesti mukana koko projektin aikana.

Hankkeen tuotoksia ja kokemuksia hyödynnetään jatkossa henkilöstöraportointisuosituksen uudistamisessa. Uudistustyö käynnistyy keväällä 2012.

Rahallinen panos näkyväksi

Hankkeessa etsittiin konkreettisia talouden tunnuslukuja tutustumalla niiden ohjaavaan vaikutukseen, henkilöstökuvaan ja ajankäyttöön sekä kustannuksiin. Tavoitteena oli saada kokonaiskuva henkilöstöstä ja yhdenmukaistaa käsitteitä. Mikä on työaika, miten sitä lasketaan tai miten eri henkilöstöryhmien erilaisiin työaikoihin suhtaudutaan.

Lisäksi haluttiin saada mukaan eurot, jotta saadaan rahallinen panos näkyväksi. Henkilöstön arvon ja taloushallinnon kokonaisuuden ymmärtäminen on yksi talouden kehityksen perusedellytyksiä.

Hyvinvointikyselyjen tuloksia hyödynnettävä

Hankkeessa haettiin myös vastauksia siihen, mistä työhyvinvointi syntyy ja miten siihen strategisesti voitaisiin vaikuttaa. Kuntapiloteissa toteutettiin ”työhyvinvoinnin tikkataulu” –kysely, käsiteltiin sen tuloksia, laadittiin työhyvinvoinnin kehittämisen ”tavoitetähti” ja sen perusteella työhyvinvointisuunnitelmat, järjestettiin klinikka sekä käsiteltiin ”uusia” mittareita.

Tämän työskentelytavan toivotaan jäävän elämään näihin yksiköihin, koska aiemman tutkimuksen mukaan henkilöstöllä on varsin huono kuva kyselyjen hyödyntämisestä.

Näiden lisäksi piloteissa toteutettiin työpajat kunkin työhyvinvoinnin kehittämiseen liittyvien tarpeiden mukaisesti tukemaan aloitettua kehittämisprosessia. Työpajoissakin teemat jakautuivat työhyvinvoinnin osioon ja talous- ja tunnuslukukeskustelun osioon.

Työyksiköille hyviä henkilöstäkäytäntöjä

Hankkeessa mukana olevissa työyhteisöissä esimiehet halusivat aidosti kaiken tuen ja tiedon työhyvinvoinnin edistämiseksi ja mittaamiseksi. Hankkeen aikana he ovat oppineet tarkastelemaan työyhteisöjen työsuoritteita ja henkilöstö- ja kustannustietoutta entistä perusteellisemmin sekä kokoamaan henkilöstön näkemyksiä työhyvinvointia tukevien käytänteiden kehittämiseksi.

Työyksiköt valitsivat 2-3 teemaa, joita lähdettiin kehittämään. Teemat vaihtelivat työntekijän terveydestä ja hyvinvoinnista toisten huomioonottamiseen, ammatilliseen osaamiseen, tiedonkulun kehittämiseen, kiireen vähentämiseen, työyhteisön jaksamiseen ja avoimeen keskusteluun epäonnistumisista.

Yksi pilottiyksikkö toteutti koko kaupungin kehittämisteemaksi nostetut työyhteisön pelinsäännöt. Neljä pilottiyksikköä rakensi työhyvinvointisuunnitelmansa niin, että he kävivät läpi samat kuusi teemaa; työntekijän terveys ja hyvinvointi, ammatillinen osaaminen, työn organisointi, työympäristö, työyhteisön toimivuus sekä virkistys ja vapaa-aika. Kehittämisehdotuksia työstettiin kaikkiin näihin teemoihin.

Yksi pilottiyksikkö keskittyi pääasiassa työn sujuvuuden parantamiseen. He rakensivat 15 kohdan ehdotuksen erilaisten työn sujuvuuden ja työn käytäntöjen kehittämiseksi.

Tunnusluvut yhtenäisiksi

Paljonko varsinaista työpanosta jää jäljelle poissaolojen jälkeen? Paljonko työaika maksaa? Paljonko investoidaan henkilöstön koulutukseen, hyvinvointiin ja työterveyshuoltoon? Mikä on eri yksiköissä saatava palvelun laatu?

Kun koko kuntakenttä käyttää yhtenäisiä tunnuslukuja, saadaan vertailukelpoista tietoa eri työyksiköiden työhyvinvoinnista. Hankkeen aikana paljastui, että hankkeessa mukana olevat suuret kaupungit ovat tähän asti laskeneet eri henkilöstösuoritteita vaihtelevin perustein.

Kaikki tavat ovat sinällään oikeita, mutta luvut eivät ole suoraan keskenään vertailukelpoisia. Korjaavia mittareita on käytössä useita (mm. työolobarometri, sairauspoissaolot, henkilöstörakenne), mutta ennakoivia mittareita vähemmän. Tietojärjestelmien tulisi toimia joustavammin, jotta nykyistäkin tietoa olisi mahdollista
hyödyntää tehokkaasti.

Hankkeessa saatiin aikaiseksi kuntien käyttöön yhtenäiset ja vertailukelpoiset tunnusluvut, jotka sopivat yhtä lailla suurten sekä pienten kuntien käyttöön. Tästä on hyvä jatkaa kehitystyötä. Hankkeen tavoitteena oli myös, että tietojärjestelmätoimittajat
suunnittelevat tietojärjestelmänsä niin, että nämä tunnusluvut löytyvät sieltä ja että jokainen tunnusluku on kaikissa järjestelmissä samansisältöinen. Kehittämistyö on vielä kesken ja järjestelmätoimittajien kanssa sovitaan jatkotyöstä.

Opas työhyvinvoinnin tukemiseen

Hankkeen lopputuotoksena on valmistumassa opas, joka auttaa tarkastelemaan
työyhteisöjen työsuoritteita, henkilöstö- ja kustannustietoutta ja helpottaa toimenpiteiden suunnittelua tunnuslukujen perusteella havaittujen epäkohtien poistamiseksi. Opas on tarkoitus valmistua tämän vuoden lopussa.