Korona haastoi henkilöstöjohtamisen

Sairaanhoitopiirin HR-johtaja Raija Ruoranen kertoo, että henkilöstöhallinnon poikkeustoimet käynnistyivät saman tien, kun ensimmäiset ohjeet maan hallitukselta tulivat.

– Järjestimme heti koronapotilaille ja -epäillyille oman hoitolinjan päivystyksestä aina tehohoitoon asti. Lisäsimme resursseja puhelinneuvontaan ja infektioyksikköön. Kiireettömiä hoitoja alettiin siirtää myöhemmäksi. Huomasimme nopeasti, että työntekijöillä on oltava oma väylänsä testeihin, jotta heidän aikansa ei kulu yleisneuvonnan puhelujonossa.

Henkilöstöjärjestelyissä auttoi se, että sairaalalle oli kertynyt kokemusta töiden järjestämisestä kesälomakausilta. 

–Toki nyt vähennykset suunniteltiin niin, että saatiin osaavin työvoima teho-osastolle. Jokaisesta siirrosta seuraa kuitenkin dominoefekti, eli on saatava joku siirtyneen henkilön tilalle ja niin edelleen. Siten koronatilanteen vaikutukset ulottuvat paljon laajemmalle sairaalaan kuin vain siihen yksikköön, josta siirrytään koronahoitoon.

Ruorasen mukaan järjestelyistä vastasi sairaanhoitopiirin HR-ryhmä, joka ryhtyi koordinoimaan henkilökunnan siirtoja ja koulutukseen ohjattavia työntekijöitä. Osaamisen kehittämisen yksikkö järjesti täydentävää koulutusta sitä tarvitseville.

–Koulutukset olivat hyvin monimuotoisia. Oli lähiopetusta sekä erilaisia verkon kautta suoritettavia kokonaisuuksia.

Poikkeusjärjestelyt sopimusmääräysten puitteissa

Ruorasen mukaan tarvittavat poikkeusjärjestelyt on toistaiseksi pystytty toteuttamaan kunta-alan yleisen virka- ja työehtosopimuksen puitteissa, mutta valmiuslaki antoi taustatukea jo pelkällä olemassaolollaan.

–Pääosin esimerkiksi henkilöstösiirroista ei tarvinnut neuvotella. Jonkin verran kävimme keskustelua siitä, mitä epidemia tarkoittaa, että se esimerkiksi vaikuttaa niihinkin yksiköihin, jotka eivät siihen suoraan liity. 

Kesäajan lomajärjestelyistä jouduttiin kuitenkin keskustelemaan yhteistoimintaneuvotteluissa, koska normaalia kesäsulkua ei voida toteuttaa. Neuvottelujen alussa näkemykset olivat kaukana toisistaan.

–Koronan takia perutut kiireettömät hoidot on otettava työn alle ja samaan aikaan on hoidettava myös kaikki kiireelliset potilaat sekä jatkettava koronaan varautumista. Näiden syiden takia emme voi luvata niin pitkiä yhtämittaisia lomia kuin yleensä. Pääsimme sopimukseen siitä, että vuosilomat voidaan vahvistaa erissä, ja että kaikki saavat vähintään kolme viikkoa yhtämittaista lomaa. 

Myös sopimus lomista syntyi KVTES:n puitteissa.

Henkilöstöviestintä ja henkilöstöstä huolehtiminen tärkeää

Raija Ruoranen painottaa henkilöstöviestinnän ja ylipäänsä henkilöstöstä huolehtimisen tärkeyttä.

–Meillä on intranetissa henkilökunnalle omat sivut, koronakulma, epidemiaan liittyen. Siellä on joka arkipäivä tilannekatsaus henkilöstölle. Keskustelupalstalla työntekijät pystyvät tuomaan esille huolenaiheitaan. Keskustelua on syntynyt esimerkiksi erilaisista ohjeistuksista, suojaimista ja karanteeniajan palkan maksamisesta. 

Osin työterveyshuollon tuella organisoitiin työntekijöille myös henkistä tukea. 

–Jotkut ovat olleet hyvin huolissaan osaamisensa riittämisestä uusissa tehtävissä. Tämä on tuonut henkistä stressiä.  

Uusia käytäntöjä ja varautumista tulevaan

Raija Ruorasen mukaan tilanne Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on tällä hetkellä hyvässä hallinnassa.

–Tiedot liikkuvat hyvin. Meillä on hyvä tilannekuva siitä missä mennä. Pidämme edelleen päivittäisiä johtamiskokouksia, muuten jokainen johtoryhmän jäsen voi keskittyä niihin asioihin, jotka kuuluvat hänen tehtäväänsä.

Yksi olennainen asia Pirkanmaan jouhevassa siirtymisessä korona-aikaan oli varautumissuunnitelman olemassaolo.

–Varautumissuunnitelma auttoi alussa siinä, miten järjestää johtaminen tällaisen poikkeuksellisen tapahtuman ympärille. Meillä oli siis malli, minkä mukaan toimintaa on voinut järjestää. Koronaepidemiasta saadun kokemuksen perusteella olemme myös jo hieman täsmentäneet sitä.

Raija Ruorasen mukaan koronapoikkeustilanteesta on ollut myös hyötyä. Se on esimerkiksi nopeuttanut digitalisaation ja etätyön hyödyntämistä.

–Usein ihmiset eivät malttaisi luopua vakiintuneista toimintatavoista, koska uuden opettelu on jonkin verran työlästä. Tällaisen kriisin aikana on vain pakko olla luova ja omaksuttava uutta. Samalla uudet käytännöt tulevat testattua.
Ruoranen kertoo, että sairaanhoitopiirissä on otettu nopeutetusti käyttöön esimerkiksi etävastaanottoja ja kehitetty Oma Tays-digipalvelua. 

–Uskon, että niitä tullaan hyödyntämään jatkossakin, varsinkin kun epidemian jälkeen arjen ongelmat säästöineen ja tuottavuuden kasvutavoitteineen tulevat taas eteen.

Jouhevaa yhteistyötä alueen kuntien kanssa

Terveys- ja hyvinvointijohtaja Taina Niiranen Parkanon kaupungista kiittelee Pirkanmaan sairaanhoitopiirin johtoa hyvästä yhteistyöstä.

– Sairaanhoitopiiri on laatinut yhteiset ohjeet koko Pirkanmaalle, niin ettei joka kunnan ole tarvinnut erikseen ruveta tulkitsemaan valtakunnallisia ohjeita. Toisaalta kun valtakunnalliset ohjeet ovat välillä olleet hieman ristiriitaisia, niin olemme voineet yhdessä pohtia niiden soveltamista. Sairaanhoitopiiristä on ollut myös helppoa soittamalla saada lisäohjeita, kun olemme sellaisia tarvinneet. 

Niirasen mukaan normaaliaikoina sairaanhoitopiirin kuntien sotejohtajat ja ylilääkärit kokoustavat  kerran kuukaudessa, mutta koronapoikkeusaikana yhteisiä palavereja on ollut kerran viikossa.

Epidemiaan varauduttu työntekijäpankilla

Toistaiseksi Parkanossa ei ole löydetty yhtään koronatartuntaa, mutta Taina Niirasen mukaan sairaudelle altistuneita on asetettu karanteeniin. Tähän mennessä koko Pirkanmaa on myös säästynyt hoivakotiepidemioilta. Myöskään työvoimasta ei ole ollut pulaa.

–Työntekijämme ovat onneksi pysyneet suhteellisen terveinä, tosin vajausta tulee, kun jäädään pienestäkin nuhasta kotiin. Varhaiskasvatuksessa on ollut niin vähän lapsia, että sieltä moni työntekijä on voinut siirtyä lomasijaiseksi vanhustenhuoltoon. Siirrot ovat sujuneet jouhevasti, vaikka kyseiset ikäihmisten yksiköt ovat olleet yksityisen yrityksen hoidossa.

Niirasen mukaan epidemian pahentumiseen on varauduttu muun muassa muodostamalla työntekijäpankki, josta on valmius siirtää tekijöitä toisiin tehtäviin tarpeen mukaan.