Siirtyvä henkilöstö muuntuu taloushallinnon erityisosaajiksi

Kuntien taloushallinnon ulkoistaminen on yleistynyt. Esimerkiksi kirjanpidon teetti jo vuonna 2015 ostopalveluna noin joka viides kuntatoimija.

Monetran alku on vuodessa 2012, kun Oulun kaupunki, johon yhdistyi neljä ympäristökuntaa, ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri päättivät siirtää palkanlaskennan ja taloushallinnon saman katon alle.

Monetra Oy tuottaa palkka-, taloushallinto- ja muita tukipalveluja kuntatoimijoille. Kyseessä on in house -yhtiö: Oulu, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ja noin 50 muuta kuntatoimijaa ovat sekä yrityksen asiakkaita että omistajia.

Parhaillaan Monetra on laajentumassa eri puolille maata. Jatkossa konsernin emoyhtiön omistavat Oulun, Tampereen, Jyväskylän ja Kuopion kaupungit sekä neljä sairaanhoitopiiriä.

Henkilöstö tukitoimista ydintoimintoihin

Monetraan on siirtynyt liikkeenluovutuksissa runsaat 400 työntekijää. Heistä osalla työnkuva on muuttunut oleellisesti, loput ovat joko samoissa tai saman tasoisissa tehtävissä kuin aiemminkin. Noin parikymmentä on koulutettu controllereiksi ja kehittäjiksi. Pian joillain alkaa kouluttautuminen robotiikan koodariksi.

Kunnista Monetraan siirtyneet työntekijät toimivat aikaisemmin tukitoiminnoissa. Monetrassa he työskentelevät ydintoiminnoissa.

– Henkilökunnan osaaminen on kaikki kaikessa, onhan kyse toimintamme perustasta. Koulutamme henkilöstöämme jatkuvasti, kertoo Monetran toimitusjohtaja Päivi Pitkänen.

Pitkäsen mukaan viime vuosina talous- ja palkkahallinnon palvelut ovat laajentuneet perinteisistä tilitoimistopalveluista.

– Teho syntyy suurista volyymeistä, tehokkaista järjestelmistä ja osaavista henkilöistä. Valtionvarainministeriö on asettanut tavoitteeksi, että Suomessa olisi jatkossa vain neljästä kuuteen isoa toimijaa tuottamassa tällaisia palveluja kunnille ja maakunnille.

Tavoite alkaa jo toteutua.

– Nykyään meiltä voi tilata esimerkiksi myös hankintaa ja rekrytointia. Meistä on tullut siis tukipalvelutalo. Muutos on tapahtunut nimenomaan asiakkaiden eli kunta-alan tarpeesta.

Uudet palvelut ovat entistä useammin asiantuntijapalveluita.

– Viime keväänä asiakkaamme alkoivat kysellä, miten EU:n uuden tietosuojadirektiivin kanssa pitäisi toimia. Nyt meillä on kolme työntekijää siirtynyt tekemään tietosuojaan liittyvää asiantuntijatyötä.

Uudet toiminnot myös tukevat työpaikkojen säilymistä.

– Ulkoistuksessa asiakkaiden kustannusten pitää laskea. Ydinprosessin on siis tehostuttava.

Digitalisaatio mullistaa työn sisältöä ja muotoa

Pitkäsen mukaan digitalisaatio tulee muuttamaan toimialaa merkittävästi. Se muuttaa työn sisältöä ja mullistaa monia työn tekemisen ja organisoimisen tapoja.

– Palkanlaskentaan ja kirjanpitoon on perinteisesti sisältynyt paljon tarkastamista, täsmäyttämistä ja luettelointia. Esimerkiksi palkka-aineistotiedostot on tähän asti siirretty manuaalisesti palkkaohjelmaan. Uskon, että viiden vuoden päästä robotiikka hoitaa kaikki rutiinityöt.

Pitkänen muistuttaa, että tulkitsemiseen ja analysointiin tarvitaan kuitenkin ihmistä.

– Vaikka tekoäly varmaankin hallitsee jonain päivänä myös ajattelua, niin ihmistä tarvitaan tulkitsemaan esimerkiksi sitä, mitä jotkut taseen luvut tarkoittavat asiakkaalle. Tämä tarkoittaa myös sitä, että työntekijöiden osaamisvaade nousee. Henkilöstöllä pitää olla halua ja valmiutta oppia sekä ottaa vastaan uusia tehtäviä.

– Robotiikka merkitsee koko prosessin kehittämistä, se ei siis ole it-asia. Me emme tarvitse määrättömästi it-alan ihmisiä vaan tarvitsemme ihmisiä, jotka osaavat kehittää omaa työtään pohtimalla, voiko jonkin asian tehdä uudella, tehokkaammalla tavalla.

Tiedonkulku kunnan kanssa oltava kunnossa

Pitkänen painottaa yhteydenpidon tärkeyttä yrityksen ja kunnan välillä, kun kunta ostaa taloushallinnon palveluita oman talon ulkopuolelta.

– Teemme asiakkaiden kanssa jatkuvasti yhteistyötä niin johdon kanssa kuin operatiivisella tasolla. Arjen toiminnoista vastaavilla palkanlaskijoilla ja kirjanpitäjillä on katkeamaton yhteys asiakkaan organisaatioon, Pitkänen kertoo.

Taloushallintoa on ulkoistettu jo vuosia

Kuntaliiton erityisasiantuntijan Marja-Liisa Ylitalon mukaan kuntatoimijoita palvelevat talouspalvelukeskukset ovat selvästi yleistyneet. Tämä näkyy myös siinä, että kuntien palkkalistoilla olevien kirjanpitäjien määrä on kymmenessä vuodessa pudonnut noin puoleen.

Tiedot pohjautuvat Ylitalon vuonna 2015 tekemään selvitykseen ja Tilastokeskuksen lukuihin.

Keskusteluyhteys tärkeää

– Keskukset hoitavat joko pelkkää kirjanpitoa tai sitten on mukana myös henkilöstöhallintoa ja palkanlaskentaa. Erityisesti pienemmät kunnat ulkoistavat taloushallintoaan, Ylitalo kertoo.

Hänen mukaansa syynä voi olla, että pienessä kunnassa vaadittavat tietojärjestelmät ja niiden päivitykset voivat tulla yllättävän kalliiksi.

Ylitalo ei usko, että ulkoistamisen trendi liittyy maakuntauudistukseen. Kehitys on ollut nähtävissä jo pitkään. Hän löytää ulkoistamisesta sekä hyviä että huonoja puolia.

– Pienen kunnan ainoa kirjanpitäjä on haavoittuvainen, palvelukeskuksessa on enemmän paikkaavaa henkilöstöä. Huonoa voi olla se, että palvelukeskus saattaa etääntyä kunnan toiminnasta. Kaikki sellaiset päätökset, joiden pitäisi kulkea kirjanpitoon, eivät välttämättä kulje. Sama ongelma tosin saattaa olla myös isoissa kaupungeissa, joissa toimialat ovat hyvin laajoja, Ylitalo sanoo.

Kuntien raportointi siirtyy Valtionkonttorille

Seuraavan kerran tietoja kuntien taloushallinnon ulkoistamisesta kerätään tänä syksynä. Tällä kertaa tiedot kerää Tilastokeskuksen asemesta Valtiokonttori.

– Kuntien raportointi siirtyy Tilastokeskukselta Valtiokonttorille vuonna 2021. Siirtymä edellyttää tietojärjestelmän muutoksia. Siksi Valtiokonttori haluaa tietää, onko kunnilla omat tietojärjestelmät vai ovatko ne palvelukeskuksissa tai vaikkapa yksityisissä tilitoimistoissa.