Iskuryhmät avuksi muutoksiin

Kuntakentällä kuljetaan kohti suuria muutoksia. Muutoksiin on helpompi valmistautua, kun henkilöstöjohtaminen on kunnossa. Vaasan yliopiston professorin Riitta Viitalan mukaan kuntien henkilöstöjohtamisen tila riippuu osittain resursseista. Joissakin kunnissa henkilöstöjohtaminen on annettu talousjohtajalle tai kunnanjohtajalle muiden tehtävien lisäksi.

Monissa, etenkin suurissa kunnissa henkilöstöjohtaminen on Viitalan mukaan jopa erinomaisella tolalla.

– Mitä paremmin henkilöstöjohto tuntee työntekijöidensä osaamisen, sitä helpompi muutosta on luotsata läpi. Jos joudutaan jakamaan henkilöstö sote-organisaatioon ja kuntatehtäviin ilman tätä tietoa, toimitaan käsikopelolla pimeässä, Viitala vertaa.

Kehityskeskustelut antavat hyvän pohjan ponnistaa eteenpäin, sillä ne rakentavat luottamusta. Viitala tarkoittaa sekä kahdenkeskistä että ryhmäkeskustelua.

– Ryhmässä tapahtuvassa kehityskeskustelussa voidaan suunnitella yhteistuumin, mitä osaamista kehitetään ja miten. Ne eivät ole suinkaan aina koulutusta, kuten me suomalaiset helposti tilanteen tulkitsemme.

Muutokseen valmistautuminen on helpompaa, kun henkilöstöjohdolla on tieto, minkälaista osaamista kullakin työntekijällä on. Työntekijälle itselleenkin osaamistarpeiden tulisi olla selvät, jotta hän osaa skarpata ja hankkia tarvittavia taitoja.

– Todetaan asiallisesti, mitä osaamista uusissa tehtävissä on oltava. Työntekijälle pitää antaa mahdollisuus parantaa asemaansa.

Iskuryhmät pohtimaan vaihtoehtoja

Viitalan mukaan parhaat keinot sote-uudistuksen läpivientiin löytyvät ryhmissä. Hän kehottaa terveydenhoidon, erikoissairaanhoidon ja sosiaalitoimen johtajia haalimaan ympärilleen iskujoukot.

– Pieni tiivis tiimi voisi suunnitella muutosprosessin johtamispolkua ja kartoittaa esimerkiksi sitä, mitä tietoa muutokseen tarvitaan. Henkilöt pitäisi valita sen mukaan, että he uskaltavat miettiä laajempia kokonaisuuksia, ei sen mukaan, missä tehtävissä he ovat. Laajojen joukkojen osallistaminen on tärkeää, mutta huonosti suunniteltuna se ei hyödytä mitään.

Professori vertaa ryhmän tehtävää tutkimussuunnitelman laatimiseen tai talon rakentamiseen. Ryhmä tutkii maaston ja katsoo, mitä tarvitaan, millainen rakenne sinne sopisi ja missä järjestyksessä edetään.

– Tavallisin virhe on se, että ensin esitetään lopputulos ja sitten vasta mietitään keinot. Pitää tehdä päinvastoin.

Esimiehille tarvitaan tukiverkosto

Isoissa muutoksissa henkilöstö joutuu koville, niin myös lähiesimiehet.

– Esimiestaitoja ei ravisteta hihasta, vaan niitä opitaan, Viitala muistuttaa.

Tiedotusorganisaatio voi antaa osaamistaan esimiesten käyttöön.

– Yksityisellä sektorilla saatetaan ennen isoa muutosta jakaa esimiehille yhteisessä kokouksessa valmiit materiaalit, käydä asioita yhdessä läpi ja harjoitella uutisen kertomista. Tiedotuksen ammattilaiset voivat auttaa esimiehiä viestinnässä.

Henkilöstö ja esimiehet saattavat tarvita haastavissa muutostilanteissa myös työterveydenhuollon tukea.

– Esimiehille on hyvä tarjota myös työnohjausta. Tiukassa paikassa esimiehille pitää antaa kaikki mahdollinen tuki.

Henkilöstö ensin, kalusto sitten

Julkisen ja yksityisen sektorin henkilöstöjohtamisessa ei Viitalan mukaan ole suuria eroja.

– Yksityisellä sektorilla henkilö on tottuneempi jatkuviin yt-neuvotteluihin ja irtisanomisiin. Kuntasektorilla sellaiselta ollaan vielä vältytty. On haluttu käyttää mieluummin pehmeitä keinoja.

Tätä mainetta on Viitalan mielestä syytä vaalia.

– Olemme tutkineet, kuinka jatkuvat yt-neuvottelut vaikuttavat organisaatioissa. Ne vähentävät henkilöstön motivaatiota. Työhön sitoutuminen on heikkoa, koska odotukset työsuhteen jatkumiselle ovat matalat.

Isoissa kerralla tehtävissä irtisanomisissa jäljelle jäävä henkilöstö kuormittuu liikaa. Viitala etsisi näiden välistä kolmannen tien:

– Käyttäisin kaikki mahdolliset pehmeät keinot koulutusvapaita myöten ja irtisanoisin vain ne, joille ei löydy tehtäviä. Samaan aikaan esittäisin suunnitelman, millaista osaamista ja missä tehtävissä tarvitaan kolmen vuoden kuluttua. Ihmisille jäisi aikaa miettiä, haluavatko he vaihtaa työpaikkaa tai alaa. Eläkeiän ylittäneiden toivoisin miettivän, voisivatko he pelastaa jonkun nuoren työttömyydeltä.

Tulevaisuudensuunnitelman laatiminen on hankalaa, sillä poliitikkojen päätökset voivat muuttua.

– Suunnitelman voi esittää vaikka omana näkemyksenään. Pääasia on antaa henkilöstölle jonkinlaisia suuntaviivoja, mihin ollaan menossa.

Viitala kertoo nähneensä yksityisellä sektorilla monta surullista tapausta, kun muutoksessa on mietitty ensi sijassa koneita ja laitteita.

– Miettikää, millaista osaamista haluatte ja valmistelkaa muutos henkilöstöä ajatellen. Tietojärjestelmät, laitteet ja seinät tulevat vasta sen jälkeen. Kuntatyönantajilla on vaalittavanaan se tärkein, hyvän työnantajan maine.