Muista viestiä muutoksesta!

Millaista viestintää kunnilta vaaditaan juuri nyt, kun sote- ja maakuntauudistus mullistaa koko kentän, suuri osa asioista on vielä auki ja uudistuksesta on puhuttu niin paljon, että se pursuaa jo ihmisten korvista ulos?

Elli Flén katsoo uudistusta kahdelta kulmalta. Päivätöikseen hän toimii viestintäkonsulttina ja järjestää muun muassa erilaista viestintäkoulutusta ja tekee viestinnän suunnittelua organisaatioille.

Vapaa-aikansa Flén kuluttaa kunnallispolitiikassa Uudenkaarlepyyn kaupunginvaltuuston puheenjohtajana.

Sote-uudistus mullistaa hänen näkemyksensä mukaan myös kuntien viestinnän.

– Se on jättimäinen haaste, joka ei toisaalta ole kuntien hyppysissä, mutta vaikuttaa totaalisesti kunnan toimintaan. Nyt on huutava tarve järkevälle viestinnälle.

Hän ymmärtää, että moni kunta miettii mitä uudistuksesta voi viestiä, koska uudistus ei ole kunnan vastuulla.

– Perinteisesti ajatellaan, että keskeneräisistä asioista ei voi puhua. Näin isossa asiassa ei kuitenkaan voida odottaa.

Miten saada kuntalaiset kuuntelemaan?

Kun uudistuksesta on puhuttu pieni ikuisuus, yleisö on ehtinyt turtua sitä koskeviin uutisiin. Miten saada ihmiset kuuntelemaan kunnan viestiä uudistuksesta?

– Kunta vastaa vielä kuntalaisten sosiaali- ja terveyspalveluista. Siksi kunnan tulisi pyrkiä olemaan se luotettava taho myllerryksen keskellä. Jotain pitää sanoa.

– Jollakin tapaa kunnan pitää kertoa, että meillä on tämä homma edes jotenkuten hanskassa, että kuntalaiset saavat jatkossakin tarvitsemansa palvelut. Jos totuus on, että homma ei ole hanskassa, pitää kuitenkin sanoa mitä juuri tällä hetkellä tehdään uudistukseen liittyen, Flén ohjeistaa.

Flénin mukaan avoimuus on nykyään erityisen tärkeää, sillä viestinnän toimintakenttä on aivan erilainen kuin vaikkapa vielä kymmenen vuotta sitten. Ihmisten tapa kommunikoida keskenään ja lukea mediaa ovat muuttuneet radikaalisti.

– Kuka tahansa voi milloin tahansa julkaista somessa jonkun asian, josta poksahtaa hirveä mekkala. Viesti ei ole sidottu mihinkään aikaan tai formaattiin, eikä ole mitenkään enää monopolisoitu, että kuka viestii. Ihmiset eivät enää odota niitä puoli ysin uutisia, jotta saisivat tietoa.

Kansalaiset ovat aktiivisempia, koska heillä on siihen mahdollisuus, Flén sanoo.

Hän kuitenkin myöntää, että jos viestintä kunnassa on ollut hierarkkista ja  suljettua, sitä on vaikea lähteä muutosten myllerryksessä avaamaan. Avoimuus tulisi kuitenkin asettaa tavoitteeksi.

Muutosviestintää vai kriisiviestintää?

Muutosviestintä ei ole kriisiviestintää, mutta hyvällä muutosviestinnällä voidaan ehkäistä muutostilanteen kehittyminen kriisiksi.

– Kriisiviestintä toimii parhaiten rokotteen muodossa, että hoidetaan arkiviestintä niin hyvin, että sanomista ei tule. Toisaalta oikeisiin kriisitilanteisiin täytyy myös varautua, Flén sanoo.

Flén on kokenut kriisiviestintäkouluttaja, jonka oppeja ovat kuunnelleet erilaiset yritykset, viranomaiset ja kunnat. Hänen mukaansa moni kunta on vihdoin hoksannut, että kriisiviestintäosaamiseen satsaaminen kannattaa. Kriisi voi olla iso sähkökatko tai vaikkapa isku koulua kohtaan.

Toisaalta arvaamattomuus koskee nykyään myös virtuaalista ympäristöä. Esimerkiksi erilaiset mainekriisit voivat levitä kulovalkean tavoin sosiaalisessa mediassa.

– Jokaisesta kunnasta löytyy ainakin se yksi häirikkö, joka pistää kapuloita rattaisiin ja valittaa kaikesta myös juridisessa mielessä. Tällaisille henkilöille uusi media luo ennennäkemättömät mahdollisuudet levittää omaa agendaa, Flén sanoo.

Viesti leviää, halusit tai et

Jotta huhuja tai soraääniä ei syntyisi, esimiesten pitää olla aktiivisia viestinnässään. Heidän pitää luoda alaisilleen luottamuksen tunne siitä, että esimies kertoo kaiken tietämänsä, ja että hänen viestinsä on totta. Toisaalta Flén vaatii alaisilta armollisuutta sitä kohtaan, että viesti ei välttämättä tule ensimmäiseksi suoraan esimieheltä.

– Se että tavoittaisi jokaisen työntekijän jossain asiassa ennen kuin se on somessa, on käytännössä mahdottomuus nykyään. Et ikinä ehdi soittaa yli sataa ihmistä läpi, ennen kuin tieto on verkossa. Työntekijöiden pitäisi myös hyväksyä se, hän toteaa.

Organisaation sisäinen viestintä vaikuttaa myös ulkoiseen viestintään. Flénin mukaan niiden tulisi tapahtua rinnakkain.

– Jos oma väki ei usko ulkoiseen viestiin, tai vielä pahempaa, sanoo jotain muuta kuin mitä ulkoinen viesti on, silloin ulkoinen viestintä on ihan turhaa.

Viestintään pitää budjetoida

Pienimmissä kunnissa varsinaista viestintäosastoa ei välttämättä ole, joten ne ovat hyvin erilaisessa asemassa kuin suuret kaupungit. Viestiä kuitenkin pitää, eikä se tapahdu itsestään.

– Olen vahvasti sitä mieltä, että  nykypäivänä kunnassa pitäisi olla se joku, joka tekee viestintää. Jos tehtävä on sysätty esimerkiksi jonkun kunnan sihteerin toimenkuvaan, sille pitää olla raivattu aikaa. Flén sanoo.

Hän myös muistuttaa, että ketään ei pidä kylmiltään laittaa hoitamaan viestintää, vaan siihen pitää järjestää koulutusta.

Flén kannustaa kuntia viestimään siellä missä ihmiset ovat. Nykyään tuo paikka on yhä useammin sosiaalinen media. Ilmoitustaululla tiedottaminen ei enää riitä, vaan viestinnän pitäisi olla rentoa, vastavuoroista ja yleisön helposti tavoittavaa.

– Se, että sanotaan jonkin asian löytyvän jostain kokouspöytäkirjasta, on pikemminkin tiedon kätkemistä, Flén puuskahtaa.

Somessa käydyn keskustelun ei aina tarvitse olla niin virallista ja vakavaa. Mahdollisia somehäirikköjäkään ei pidä pelätä.

– Aina rapatessa roiskuu. Jos pelkää hirveästi että menee väärin, on suuri riski että menee mieluummin komeroon piiloon. Häiriköiden kanssa ei kannata pitkään väitellä, mutta ei mahdollisia häiriköitä saa pelätä niin paljon, että on kokonaan hiljaa, toteaa Flén.

Elli Flénin 5 vinkkiä muutosviestintään

1. Viesti jotain

Älä syytä maan hallitusta, maakuntaa tai mitään muutakaan mörköä tai odota, että nämä ottaisivat viestintävastuun. Vaikka isot tahot keksisivät mitä uudistuksia, kunnalla on edelleen vastuu omista asukkaistaan ja heidän hyvinvoinnistaan. Ylläpidä avointa ja aktiivista viestintää, vaikka  aiheet olisivat monimutkaisia ja vaikeita.

2. Kerro prosessista

Suurissa muutoksissa ei voi odottaa, kunnes on valmista ja "on jotain kerrottavaa". Kerro ketkä oman kunnan virkamiehistä ja  luottamus-henkilöistä juuri nyt tekevät ja mitä, mitä päätöksiä kunnassa on tehty suuren muutokseen liittyen, mitä on lausuttu jne.

3. Johda viestinnällä

Suuressa muutostilanteessa pelot ja huhut leviävät helposti henkilökunnan keskuudessa. Siksi sisäisen viestinnän tulee olla tehostettua ja luottamusta herättävää.

4. Varmista viestinnän resurssit

Monessa pienessä kunnassa voidaan vain uneksia omasta tiedottajasta. Hommat eivät kuitenkaan itsestään hoidu, etenkään tilanteessa, jossa tarvitaan tehostettua viestintää.

5. Ottakaa poliitikot mukaan

Suurissa uudistuksia poliittisia mielipiteitä riittää ja harvoin löytyy se yksi yhtenäinen totuus kerrottavaksi. Avoin ja reilu kädenvääntö on parempi kuin huhuja herättävä hiljaisuus. Pyrkikää sopimaan tietyistä yhteisistä linjoista ainakin valtuuston ja hallituksen johdon kanssa ja muistakaa yhteinen työ kunnan imagon eteen.