Lahden palkat uudistetaan yhteistyössä – lue tästä esimerkkitapaus, mitä kaikkea tasopalkkojen käyttöönotto vaatii

Lahti juhlii tänä vuonna pyöreitä vuosia, sillä kaupunki täyttää 120 vuotta. Juhlavuonna kaupungissa uudistetaan muutakin kuin historiankirjoja, koska 1700 kaupungin työntekijää siirtyy uuteen palkkausmalliin. Siinä palkkaus kokee merkittävimmän muutoksen sitten vuosituhannen alun.

– Tasopalkkamallista saadaan paljon aiempaa helpommin ja ketterämmin ylläpidettävä järjestelmä, jota ohjataan valtakunnallisella tasolla, sanoo Lahden kaupungin palvelussuhdepäällikkö Anneli Hyvärinen.

Lahti on yksi kunnista, jotka simuloivat eli testasivat tasopalkkajärjestelmää vuonna 2022 yhdessä pääsopijajärjestöjen kanssa. Uusi valtakunnallinen tasopalkkamalli jakaa nimensä mukaisesti tehtäväkohtaiset palkat kolmeen tasoon.

Kunta-alan yleistä virka- ja työehtosopimusta (KVTES) noudattavat palkansaajat ja OVTESiä noudattava varhaiskasvatuksen henkilöstö saavat siis jatkossa A-, B- tai C-tason palkkaa työtehtävän vaatiman osaamisen ja vastuun mukaisesti. Tasopalkan lisäksi työntekijä voi saada myös valtakunnallisia tasolisiä, jotka liittyvät opiskelijan ohjaukseen ja varhaiskasvatuksen lääkehoitoon. Näiden lisäksi voidaan maksaa paikallisesti määriteltyjä tasolisiä.

Järjestelmä astui voimaan 1. helmikuuta, mutta kuntien tulee viedä se käytäntöön viimeistään kuluvan vuoden lokakuuhun mennessä. Kiitos simulaation, Lahden kaupunki on uudistuksen valmistelussa jo hyvässä vauhdissa.

Simulaatio auttoi valmistautumaan

Anneli Hyvärinen osoittaa tietokoneen ruudulta tiheää Excel-taulukkoa, joka näyttää tasopalkkajärjestelmän simuloinnin käytännössä. Soluihin on kirjattu osaamisen ja vastuun tasot, paikallinen tasokuvaus, nimikkeet ja tasopalkka.

Taulukoihin on koottu kaikki Lahden 1700 KVTESin alaista työntekijää kirjastonhoitajista tietojärjestelmäsuunnittelijoihin ja varhaiskasvatuksen lastenhoitajiin. Yhteensä tehtäviä on yli kaksisataa.

Simuloinnin toteutti palkkatyöryhmä, joka koostui pääsopijajärjestöjen luottamusmiehistä, henkilöstöpalveluryhmästä ja määräaikaisesta projektityöntekijästä.

Simuloinnissa tehtiin kiinteästi yhteistyötä kunnan esihenkilöiden kanssa. Käytännössä työryhmä ja esihenkilöt tarkastelivat silloista palkkausjärjestelmää KVTESin palkkahinnoitteluliite kerrallaan ja kävivät läpi, mitä uuden järjestelmän määräykset kussakin liitteessä konkreettisesti tarkoittavat.

– Sovelsimme KVTES-simulointimääräysten liitettä kaupungilla käytössä olleisiin tehtäväkuvauksiin. Määrittelimme paikallisiin tasokuvauksiin osaamis- ja vastuupiirteitä, Hyvärinen avaa.

Tasopalkkajärjestelmän simulointi lisäsi hänen mukaansa merkittävästi Lahden kaupungin valmiuksia siirtyä varsinaiseen uuteen palkkausjärjestelmään. Ensinnäkin työryhmä pääsi pureutumaan simulointimääräyksiin ja ylipäänsä uuden järjestelmän konkreettiseen sisältöön hyvissä ajoin ennen muutoksen voimaantuloa. Simuloinnin aikana tunnistettiin esimerkiksi tarpeita uusille hinnoitteluille ja tehtäviä, jotka kuuluisivat toiseen hinnoitteluun.

Toiseksi simuloinnin aikana yhteistyö pääsopijajärjestöjen ja muun palkkatyöryhmän kanssa hioutui tiiviiksi. Työryhmä oli Hyvärisen mukaan keskusteleva ja neuvotteleva foorumi, jossa päästiin yksimielisyyteen järjestelmän sisällöstä.

– Olemme koko ajan luoneet pääsopijajärjestöjen kanssa yhteistä näkemystä rakenteiden sisällöstä, hän sanoo.

”Tasopalkkamallista saadaan paljon aiempaa helpommin ja ketterämmin ylläpidettävä järjestelmä.”

 

Anneli Hyvärinen,

palvelussuhdepäällikkö

Uusi palkkausjärjestelmä joustaa

Tasopalkkamalli tuo kaivatun muutoksen kunta-alan palkkaukseen. Edellinen järjestelmä tuli voimaan 2000-luvulla, ja se perustui tehtävän vaativuuden arviointiin (TVA). Käytännössä järjestelmä osoittautui kankeaksi ja hitaaksi muuttaa. Sen Anneli Hyvärinenkin sai kokea: yli kaksikymmentä vuotta henkilöstöhallinnossa työskennelleenä hän ehti nähdä koko vanhan mallin elinkaaren.

– Sitä on ollut hyvin kömpelö ylläpitää, eikä se enää tänä päivänä reagoi työelämän vaatimuksiin niin kuin tarve vaatii, hän sanoo.

Kun tehtäväkohtaiset palkat määriteltiin paikallisesti, tehtäväkuvien ja vaativuuskriteerien  ajan tasalla pitäminen oli työlästä. Järjestelmä ei tunnistanut joustavasti muuttuvia työelän vaatimuksia.

Uusi tasopalkkamalli tuo palkkaukseen joustoa ja ketteryyttä. Se huomioi aiempaa paremmin tehtävien vaatimukset, mutta myös niissä tapahtuvat osaamisen ja vastuun muutokset.

Lainataan esimerkiksi koulunkäynninohjaajan tasokuvausta Lahden kaupungin tasopalkkasimuloinnista. Siinä palkkauksen valtakunnallista A-tasoa ovat normaalitason osaaminen ja vastuu, eli oppilaan avustaminen ja koulunkäynnin ohjaaminen itsenäisesti. B-tasoa ovat vaativat hoito- ja ohjaustyön tehtävät, jollaisiksi Lahti on paikallisesti määritellyt esimerkiksi oppilaiden kuljetusjärjestelyistä vastaamisen tai vieraan kielen käytön. C-tasoa puolestaan ovat erittäin vaativaa osaamisen ja vastuun yhdistelmää edellyttävät tehtävät, kuten Lahdessa erityisen tuen oppilaiden ohjaaminen.

Hyvärisen mukaan koulumaailmassa on nykyisin runsaasti vaativan tuen ja ohjauksen tarvetta. Se johtaa usein aiempaa vaativampiin työtehtäviin, jotka puolestaan tulisi ottaa aiempaa paremmin huomioon osaamisen ja vastuun näkökulmasta.

Valtakunnallinen ohjaus helpottaa

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tasopalkkajärjestelmää on testattu käytössä, ja nyt sitä päästään toteuttamaan.

Tätä artikkelia kirjoitettaessa Lahden kaupungin työryhmä käy läpi tammikuun lopulla ilmestynyttä KT:n yleiskirjettä, johon tasopalkkajärjestelmää koskevat sopimusmääräykset on kirjattu. Itse uudistuksen toteuttamisessa hyödynnetään simuloinnista kertynyttä aineistoa ja oppeja, ja päivityksiä tehdään tarpeen mukaan. Tälläkin kertaa liikkeelle lähdetään KVTESin liite kerrallaan.

Tavoitteena Lahdessa on, että kokonaisuus on valmiina ennen kesälomaa. Hyvärisen mielestä valtakunnalliset sopimusmääräykset helpottavat urakkaa. Kukin kunta tekee paikalliset tasokuvaukset työtehtäviin, mutta valtakunnalliset tasokriteerit tuovat uudistuksen toteuttamiseen tarpeellista keskitettyä ohjausta.

– Aiempaa tarkemmat sopimusmääräykset luovat valtakunnallista yhteismitallisuutta ja helpottavat kehittämistyötä. Kaikkea ei tarvitse itse ratkaista, hän sanoo.

”Olemme koko ajan luoneet pääsopijajärjestöjen kanssa yhteistä näkemystä.”

 

Anneli Hyvärinen, palvelussuhdepäällikkö

Selkeät rakenteet tukevat

Lahden kaupunki on päässyt jo pitkälle uudessa palkkausjärjestelmässä. Mitä neuvoja Anneli Hyvärinen antaisi muille kunta-alan työnantajille palkkauksen uudistukseen?

– Mitä selkeämmät rakenteet ja kriteerit omassa palkkajärjestelmässä on jo olemassa, sitä helpompi sitä on soveltaa uuteen järjestelmään, hän aloittaa.

KVTESin palkkahinnoitteluliitteiden tarkastelu kannattaa aikatauluttaa esimerkiksi viikoittaisiin palavereihin ja suunnitella hyvissä ajoin etukäteen. Lisäksi Hyvärinen kannustaa pitämään keskusteluyhteydet auki erityisesti esihenkilöihin, jotta paikallisten työtehtävien tasokuvausten laatiminen on ajan tasalla. Johtajat kun ovat työnkuvien sisällön kannalta olennaisia tiedonlähteitä.

Käytännössä tasopalkkamalli ja kaikki sen vaatima työ tulevat toivon mukaan vahvistamaan kunta-alan työtehtävien ja niiden vaatiman osaamisen ja vastuun yhteyttä. Mitä oikeudenmukaisemmat palkat, sitä enemmän työelämässä on pitovoimaa. Yhtä asiaa Hyvärinen haluaa vielä korostaa.

– Kenenkään palkka ei uudessa valtakunnallisessa järjestelmässä laske.

Osaaminen järjestelmän mukaista

Lahti ostaa palkkahallintopalvelut henkilöstö- ja taloushallinnon yritykseltä Provincialta, jonka omistaja-asiakkaisiin kaupunki kuuluu. Palkkausuudistus toteutetaan Lahden, Provincian ja järjestelmätoimittajan yhteistyönä.

Provincian palvelujohtaja Mari Rosberg kuvaa palkkahallinnon roolia uudistuksessa ensisijaisesti luotettavana kumppanina, jonka järjestelmät ja osaaminen palvelevat uuden palkkausmallin asettamia tarpeita.

– Suurin työ uuden mallin toteuttamisessa on kaupunkien, kuntien ja työnantajien päässä. Kumppanina suhtaudumme uudistukseen muutoksena, johon täytyy perehtyä huolellisesti ja jota olemme mukana toteuttamassa, hän kertoo.

Lahti on uuteen palkkajärjestelmään siirtymisessä simuloinnin ansiosta  jo pitkällä. Itse palkanmaksujärjestelmään ei haastattelun aikaan ollut vielä tehty koodaustyöhön liittyviä muutoksia. Niitä voidaan tehdä vasta, kun valtakunnalliset linjaukset varmistuvat ja kuntien palkkausmallit ovat valmiina.

– Palkanmaksun perusprosessiin ei tule muutoksia, mutta työntekijän palkka muodostuu uudessa mallissa eri tavalla kuin aiemmin. Siksi järjestelmiä todennäköisesti muutetaan jonkin verran, Rosberg sanoo.

Hän kuitenkin uskoo, että tulevat muutokset ovat maltillisia. Pienimmillään kyse voi olla esimerkiksi järjestelmässä täytettävien teksti- tai numerokenttien otsikoiden muuttamisesta vastaamaan toista käyttötarkoitusta. Suurimmillaan kyse voi olla esimerkiksi palkanmaksuun liittyvään raportointijärjestelmään tehtävistä rakenteellisista muutoksista.

”Kumppanina suhtaudumme uudistukseen muutoksena, johon täytyy perehtyä huolellisesti.”

 

Mari Rosberg, Provincian palvelujohtaja

Yhteistyö olennaisessa roolissa

Provincia valmistautuu uudistukseen käymällä läpi asiakkaidensa palkkausmallit ja päivittämällä niiden toimintatapaohjeet. Työ tehdään yhdessä kunkin asiakkaan palkkatiimin kanssa.

Lahden kaupungin palkkausuudistus toteutetaan kolmikantamallina kaupungin, järjestelmätoimittajan ja Provincian asiantuntijoiden kanssa. Työnantajan vastuulla on uuden palkkausmallin luominen. Provincia puolestaan ottaa mallin osaksi omaa toimintatapaansa. Kaupunki palveluntarjoajana on vastuussa viemään asiakkaan muutostarpeet järjestelmätoimittajalle, joka sitten toteuttaa ne järjestelmään.

Mari Rosbergin mielestä on ollut hienoa myös Provincian kannalta, että Lahden kaupungin palvelussuhdepäällikkö Anneli Hyvärinen on ollut tiiviisti mukana valtakunnallisen uudistuksen valmistelussa.

– Olemme pystyneet käymään jatkuvasti keskustelua Lahden kanssa siitä, mihin suuntaan malli on rakentumassa ja haarukoimaan, minkälaisia muutoksia saattaa olla tulossa, hän sanoo.  

Ison palkkausuudistuksen toteutus vaati Lahdessa hyvää yhteistyötä. Näin kertovat talous- ja henkilöstöhallinnon inhouse-yhtiön Provincian palvelujohtaja Mari Rosberg ja Lahden kaupungin palvelussuhdepäällikkö Anneli Hyvärinen.

Lahti on uuteen palkkausjärjestelmään siirtymisessä jo pitkällä simuloinnin ansiosta, Mari Rosberg ja Anneli Hyvärinen kertovat.

Provincian palvelupäällikön Mari Rosbergin mukaan uusi tasopalkkamalli vaatii jonkin verran muutoksia palkanmaksujärjestelmiin. Isoja muutoksia tuskin tarvitaan.