Työnantaja päättää polkupyöräedusta, mutta miten sen ehdot voi määritellä järkevästi?

Polkupyöräetu on yksi tapa tukea henkilöstön terveyttä ja hyvinvointia ­sekä ympäristöystävällistä liikkumista. Työnantajan kannattaa tietää polkupyöräedun periaatteet,  kun hän harkitsee sen antamista työntekijöilleen.

Verohallinnon tilastoista näkyy, ­että polkupyöräedun käyttö on lisääntynyt huomattavasti  1.1.2021 jälkeen, jolloin tuli voimaan polkupyöräedun verovapaus.

Polkupyöräetu on luontoisetu

Polkupyöräetu on työnantajan tarjoama ­luon­-toisetu.  Vuonna 2024 se on työntekijälle tai viran­haltijalle ­verovapaata tuloa 1 200 euroon asti vuo­dessa. Polkupyöräedun ja työsuhdematkalipun ­yhteinen verovapaa enimmäismäärä on tänä ­vuonna yhteensä 3 400 euroa vuodessa työntekijää tai viranhaltijaa kohden.

Polkupyöräetu syntyy, kun työnantaja antaa omistamansa tai leasing-sopimuksella hankkimansa polkupyörän työntekijän tai viranhaltijan henkilökohtaiseen käyttöön tai järjestää polkupyörän käyttö­oikeuden vapaa-ajalle muulla tavalla.

Jos työnantaja antaisi polkupyörän työntekijän tai viranhaltijan omaan omistukseen, kyse ei olisi luontoisetuna annettavasta polkupyörästä.

Polkupyöräetuun sisältyvät ne pyörän osat, ­joita ilman pyörä ei ole käyttökelpoinen. Polkupyörä­etuun luetaan myös pyörään kiinteästi ­kuuluvat ­varusteet, kuten ajovalot, lukitus, nastarenkaat, ­lokasuojat, ­tavarateline ja soittokello. ­Lisäksi ­verottaja hyväksyy hankintaan mukaan pyöräilykypärän.

Sen sijaan irrotettavia lisävarusteita, kuten nopeus­mittaria, juomapulloa, pumppua ja pyöräilyvaatteita ei voi sisällyttää polkupyörän hankintahintaan, kun lasketaan polkupyöräedun arvoa.

Etua tarjotaan useimmiten osana palkkaa

Koska polkupyöräetu on luontoisetu, työnantaja päättää sen tarjoamisesta yksipuolisesti. Työntekijä tai viranhaltija päättää, ottaako hän tarjotun edun käyttöönsä.

Polkupyöräetu voidaan antaa palkan päälle tai palkan osana. Pyöräliiton vuonna 2023 tekemän tutkimuksen mukaan polkupyöräetu tarjotaan useimmiten osana palkkaa.

Esimerkki luontoisedun vaikutuksesta palkkaan osana palkkaa: Työntekijän tai viranhaltijan tehtäväkohtainen palkka on 2 800 euroa kuukaudessa.  Hän ottaa käyttöönsä työsuhdepolkupyöräedun, jonka ­arvo on 100 ­euroa kuukaudessa. Työnantaja myöntää edun osana palkkaa. Tällöin rahapalkkana maksetaan 2 700 euroa ja luontoisetu on 100 euroa.

Yleiskirjeessä linjauksia  vaikutuksesta palkkaan

KT on yleiskirjeessään 19/2023 ottanut kantaa siihen, miten luontoisetuna annettava polkupyöräetu vaikuttaa työntekijän tai viranhaltijan palkkaan. Tulkinta tuli voimaan 2.5.2023.

Yleiskirjeessä todetaan, että jos työntekijän tai ­viranhaltijan kanssa sovitaan polkupyöräedun olevan  osa tehtäväkohtaista palkkaa, on ­huolehdittava siitä, että tehtäväkohtaiset palkat ovat oikeassa suhteessa toisiinsa, kun polkupyöräetu huomioidaan.

Lisäksi yleiskirjeessä todetaan, että  polkupyörä­edun ollessa osa palkkaa  tehtäväkohtaisen palkan ja luontaisedun arvon yhteenlaskettu määrä huomioidaan tehtäväkohtaisena palkkana,  esimerkiksi kun tarkastellaan palkkakustannuksia tai tehdään sopimuskorotuksia

Etua tarjottava tasapuolisesti

Polkupyöräetua tarjottaessa on huomioitava, että se tarjotaan henkilöstölle tasapuolisesti. Työnantajan tulee laatia selkeät edellytykset ja ehdot polkupyöräedulle.

Kun työnantaja tarjoaa polkupyöräetua, on tärkeää selventää lisäksi, onko kysymys määräaikaisesta vai toistaiseksi voimassa olevasta edusta ja missä tilanteessa etu voi poistua tai miten sen voi lopettaa, ettei poistettua etua kompensoida muulla tavoin, ellei työnantaja ole etua myöntäessään muuta tarkoittanut tai sopinut.

Työnantaja harkitsee polkupyöräedun hyötyjä ja kustannuksia sekä päättää sen käytöstä. Toteuttamistavasta riippuen etu aiheuttaa työnantajalle jonkin verran kustannuksia ja hallinnollista työtä.

Entä jos palvelussuhde keskeytyy tai päättyy?

Polkupyöräedun ehdot on tärkeää määritellä sel­keästi etukäteen. Ohjeissa tulee ottaa kantaa myös siihen, miten toimitaan jos palvelussuhde keskeytyy tai päättyy. Työnantaja ei ole velvollinen tarjoamaan luontoisetuja lomautuksen tai palkattoman vapaan ­ajalta, ­ellei toisin sovita (poikkeuksena asuntoetu, ks. työsopimuslaki 13 luku 5 §).

Sovituista ehdoista riippuu, onko työntekijällä tai viranhaltijalla mahdollisuus lunastaa työsuhdepolku­pyörä itselleen, kun palvelussuhde päättyy.

Kun polkupyöräetua myönnetään, on hyvä korostaa, että kyse on etuudesta, jonka myöntäminen on työnantajan harkinnassa. Työnantaja voi yksipuolisesti poistaa edun, jos työnantaja etua myöntäessään on näin päättänyt.