Monipaikkatyö vaatii selkeät pelisäännöt

Etätyösuositukset poistettiin valtakunnallisesti maaliskuussa 2022, ja tie kohti uutta normaalia on alussa. Lahden kaupungilla etätyö on koskenut noin 450 työntekijää. Tämän joukon työaikajärjestelyt ovat saaneet pandemian aikana uuden suunnan, ja jatkossa sovellettavat käytännöt on kirjattu monipaikkatyön ohjeeseen.

Henkilöstöjohtaja Mira Keitaanranta kertoo, että Lahden kaupungilla tehtiin etätöitä jo ennen koronaa, mutta se oli tarkasti säänneltyä ja mahdollisuus oli vain harvoilla.

– Korona muutti tilanteen täysin. Huhtikuussa 2021 vaikutti, että pandemia alkaa olla ohi, ja toteutimme henkilöstölle kyselyn, jossa kartoitimme kokemuksia ja toiveita tulevaisuuden työskentelytavoista.

Kyselyn tulokset puhuivat kiistatta monipaikkatyön puolesta. Vastanneista 79 prosenttia halusi jatkossa työskennellä sekä etänä että lähityössä. 17 prosenttia toivoi saavansa työskennellä puhtaasti etänä, ja vain kolme prosenttia vastanneista ei halunnut tehdä etätöitä jatkossa lainkaan.

Ohjeiden toteutus päätetään yksiköissä

Monipaikkatyön ohje luotiin viime syksynä kyselyssä saadun palautteen pohjalta, ja se on otettu kaupungin organisaatiossa jo käyttöön viranomaisten ajankohtaiset suositukset ja määräykset huomioiden.

Keitaanranta kertoo, että yhteistyö henkilöstöjärjestöjen kanssa oli tiivistä, ja korostaa erityisesti epävirallisten keskustelujen merkitystä ohjeiden luonnosteluvaiheessa.

Keitaanrannan mukaan ohjeen tarkoitus on luoda yhteiset pelisäännöt, ja käytännön toteutus ratkaistaan yksiköissä työn luonteen ja yksilöllisten valmiuksien mukaan.

Sopivaa etä- ja lähityön suhdetta ei määritellä ohjeessa, vaan yhteisymmärryksessä esihenkilön kanssa. Ketään ei voi määrätä etätyöhön, mutta myöskään subjektiivista oikeutta etätyöhön ei ole.

Sosiaalinen liima kannattelee

Vaikka etätyön suosio on vankka, Mira Keitaanranta muistuttaa työyhteisön merkityksestä hyvinvoinnille.

– Ihminen tarvitsee työyhteisöä ja siihen kuulumisen kokemusta. On tärkeää, että kohdataan toisia ja käydään yhteisiä asioita läpi niin, että kaikki ovat läsnä. Jotkut ajattelevat, että miksi turhaan, kun työt sujuvat. Kehittyminen vaatii kuitenkin kasvokkain kohtaamisia ja epävirallistakin jutustelua, Keitaanranta muistuttaa.

Etänäkin yhteisöllisyys kannattaa huomioida. Keitaanranta kertoo, että hänen vetämissään kokouksissa kamerat pidetään päällä, ja hän kannustaa myös järjestämään etäkahveja ja muita epävirallisia kohtaamisia etätyöpäiviin.

Yleisiä ohjeita Lahden kaupungilla ei kokoustamisiin ole. Keitaanranta itse kertoo järjestävänsä viikoittaiset tiimipalaverit lähikokouksina, mutta niitäkin pidetään tiimien omalla päätöksellä etänä.

Vakuutukset kuntoon

Etätyön yleistyttyä on havahduttu siihen, että työnantajan vakuutukset eivät kohtele etä- ja läsnätyössä olevia työntekijöitä yhdenvertaisesti. Etätyössä vakuutus ei korvaa työtapaturmana kuin välittömästi työn ääressä tapahtuneita loukkaantumisia, ja esimerkiksi taukojumpassa tai lounastaessa sattuneet tapaturmat ovat jääneet työntekijän omalle vastuulle.

Mira Keitaanranta kertoo, että Lahden kaupungilla asia on korjattu jo viime syyskuussa. Erityinen etätyövakuutus korvaa etätyöpäivän aikana sattuneet tapaturmat samalla tavoin kuin työnantajan tiloissa sattuneet tapaturmat on korvattu. Näin työntekijän asema on yhdenvertainen, työskentelipä hän toimistolla tai kotona.

Vauhtia kehityksen rattaisiin

Lahden Tilakeskuksessa korona siirsi 35 työntekijää etätöihin. Tilakeskus vastaa kaupungin toimitiloista sekä niiden käytöstä ja kehittämisestä. Tässä roolissa vastuu tulevan monipaikkatyön onnistumisesta on omaa yksikköä laajempi.

Toimitilajohtaja Jouni Arola kertoo, että ennen koronaa etätyö oli Tilakeskuksessa lähes olematonta ja sitä pidettiin työn luonteen takia mahdottomana. Täyskäännös asenteissa on ollut kokonaisvaltainen, ja sitä on siivittänyt sähköisten työkalujen pikainen kehittäminen. Myös esihenkilöt ovat tarkistaneet käsityksiään siitä, miten työntekoa valvotaan.

– Jatkossakin tulee olemaan asioita, jotka vaativat läsnäoloa ja asioiden näkemistä omin silmin, kuten työmaatoiminnot ja isännöintiin kuuluvat tarkastuskäynnit.

Pandemia sai Tilakeskuksessa vauhtia sähköisten dokumenttien käyttöönottoon, ja Arolan mukaan muun muassa sähköiset allekirjoitukset ovat yleistyneet nopeasti myös julkisella sektorilla, mikä on vähentänyt fyysisen kanssakäymisen tarvetta paljon.

– Rakennushankkeiden suunnittelukokoukset ovat pääosin siirtyneet Teamsiin. Papereiden levittelyn sijaan tutkitaan sähköisiä piirustuksia. Tulostaminen on kaikkiaan vähentynyt merkittävästi, Jouni Arola mainitsee.

Tilakeskuksen kaikki työntekijät ovat solmineet uuden monipaikkatyösopimuksen. Arolan mukaan työntekijä ja esihenkilö sopivat keskenään, paljonko etätöitä on. Etäpäivät merkitään näkyville Teamsin kalenteriin yleensä viikoksi eteenpäin.

Yksikössä on kolme tiimiä, jotka päättävät sisäisesti omista kokouskäytännöistään. Arola kertoo, että siirtymäaikana kokouksia on järjestetty hybridimallilla, jossa osa on paikalla ja osa etänä, mutta aika näyttää, jääkö käytäntö pysyväksi.

Jouni Arola uskoo, että jatkossa tilanteet, joissa koko henkilöstö on yhtä aikaa työn ääressä toimitiloissa, ovat harvinaisia. Toistaiseksi Tilakeskuksessa jokaisella on oma työpiste, mutta jatkossa näin ei ole. Tähän pyritään muun muassa yhtenäistämällä konekantaa niin, että jokainen voi työskennellä millä tahansa työpisteellä.