Uusi suositus kehittää HR-tiedolla johtamista

Henkilöstökertomus laaditaan kerran vuodessa. Henkilöstökertomukseen koottuja tietoja on kuitenkin syytä seurata ennakoivasti ja reagoida niihin pitkin vuotta. Henkilöstön hyvinvointiin liittyviä tietoja myös käsitellään säännöllisesti yhteistoiminnassa henkilöstönedustajien kanssa.

Uudistettu suositus henkilöstökertomuksen laadintaan kannustaa jatkuvaan henkilöstötietojen seuraamiseen ja henkilöstötiedolla johtamiseen.

KT:n aiempi suositus ”Henkilöstövoimavarojen arviointi -suositus henkilöstöraportoinnin kehittämiseen” on vuodelta 2013. Sen tavoitteena oli tukea strategista henkilöstöjohtamista, päätöksentekoa sekä henkilöstön ja työyhteisön jatkuvaa kehittämistä.

Uusi suositus kannustaa kehittämään tiedolla johtamista henkilöstötiedon näkökulmasta, mikä tukee strategista henkilöstöjohtamista ja henkilöstötiedon käyttöä päätöksenteossa.

Suositus vastaa kunta-alan tarpeisiin

Uudistuksen taustalla ovat kuntakentän tarpeet ja toiveet. Tarve suosituksen uudistamiselle on tullut esiin lukuisissa keskusteluissa. Uudistamista varten perustettiin työryhmä, jonka kokoonpano vaihteli. Työryhmän jäseninä oli KT:n asiantuntijoita, kuntien henkilöstöammattilaisia sekä Kevan asiantuntijoita.

Suosituksen teemat ja teemojen sisällöt tuotettiin työryhmän työpajoissa. Myös HR-järjestelmätoimittajia on ollut mukana keskustelussa tunnuslukujen laskentatavoista.

Suosituksen luonnosversio oli kommentoitavana toukokuussa 2021 KT:n HR-verkoston jäsenillä sekä kunta-alan pääsopijajärjestöjen edustajilla.

Uudistettua suositusta ei ole tarkoitus soveltaa suoraviivaisesti. Ensisijainen tarkoitus on ehdottaa tulevaisuuteen tähtääviä näkökulmia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Tästä syystä suosituksessa annetut mittarit ovat esimerkkejä. Kunnilla on näiden lisäksi tai näiden vaihtoehtona omia mittareitaan. Henkilöstöä koskevat mittarit tulee rakentaa omasta kunnasta tai kuntayhtymästä käsin.

Poikkeuksen tekevät yhteiset tunnusluvut. Suosituksessa esitetään samalla tavalla kerättäväksi ja raportoitavaksi viisi tunnuslukua (henkilötyövuosi, henkilöstön ikärakenne, vakinaisen henkilöstön vaihtuvuus, sairauspoissaolot, henkilöstön osaamisen kehittäminen/ koulutuspäivät). Nämä suositellaan otettavan käyttöön vuoden 2022 alusta. Yhdenmukainen laskentatapa mahdollistaa kuntien keskinäisen vertailun ja omien lukujen tulkinnan suhteessa muihin kuntiin.

Henkilöstökertomuksen merkitys on huomattava

Henkilöstökertomus on tarkoitettu työyhteisöjen, johdon ja poliittisten päätöksentekijöiden käyttöön. Henkilöstöintensiivisillä aloilla henkilöstökertomuksen merkityksen pitäisi olla yhtä tärkeä kuin talouden tunnuslukujen, jotta toiminnan ja palvelujen suunnittelu ja ennakointi varmistetaan.

Henkilöstöön liittyvän tiedon tarkastelussa on keskeistä henkilöstötiedon kytkeminen johdon raportointiin ja esihenkilöiden arkityöhön. Henkilöstöön liittyvän tiedon analysoinnissa ja sen systemaattisessa hyödyntämisessä henkilöstöjohtamisen substanssiosaaminen on keskeistä. Käytännössä henkilöstötiedon hyödyntäminen henkilöstöä koskevissa päätöksissä edellyttää aina HR-ammattilaisten osallisuutta.

Neljä kantavaa teemaa

HR-tiedolla johtamiseen kannustetaan neljän teeman kautta: osaaminen ja uudistuminen, työhyvinvoinnin johtaminen, johtaminen ja esihenkilötyö sekä tuottavuus ja tuloksellisuus.

Suosituksessa esitetään näistä osa-alueista esimerkkimittareita. Ei ole tarkoituksenmukaista, että kaikkia esimerkkimittareita hyödynnetään kaikissa kuntaorganisaatioissa. Oman organisaation tarpeet ja tavoitteet ohjaavat mittareiden valintaa ja mittariston rakentamista.

1. Osaamisen ja uudistumisen keskeisenä tavoitteena on kiinnittää huomio siihen, että henkilöstön osaaminen on ajantasaista ja kehittyy sekä siihen, mitä osaavan henkilöstön pysyvyyden ja saatavuuden varmistamiseksi on tehty. Henkilöstökertomuksessa osaamista ja uudistumista voidaan kuvata esimerkiksi teemojen muutosvalmius, asiakaskokemus ja digiosaaminen kautta.
2. Työhyvinvointijohtamisen pitää olla saumaton osa johtamisen kokonaisuutta. On tärkeää löytää keinoja ja mittareita, jotka auttavat työkyvyn ja työn tuloksellisuuden edistämistä. Suosituksessa on esitetty mittariesimerkkejä eri organisaatiotasoille strategisesta tasosta aina yksilön omaan työhyvinvoinnin johtamiseen.
3. Suosituksessa korostetaan tavoitteiden luomista johtamiselle ja esihenkilötyölle sekä niiden kehittymiselle. Hyvää johtamista tuetaan seuraamalla esihenkilötyötä ja johtamista järjestelmällisesti. Johtamisen keskeinen pyrkimys on organisoida toimintaa niin, että työyksikön tavoitteet saavutetaan hyvässä työilmapiirissä.
4. Tuloksellisuuden kehittämisen päämäärä on julkisten palvelujen parantaminen vastaamaan kuntalaisten tarpeita. Tuloksellisuuteen voidaan vaikuttaa kehittämällä johtamista, osaamista ja työkykyä, kehittämällä palveluja sekä uusia tapoja tehdä ja organisoida työt. Tuloksellisuutta tukee kokonaisuuden seuranta eli se, miten samanaikaisesti käyttäytyvät asiakastarpeet, talous ja henkilöstömittarit.

Yhteiset tunnusluvut

Jotta kuntaorganisaatioiden yhteisiä tunnuslukuja voitaisiin vertailla, on tärkeää että tunnusluvut kerätään ja raportoidaan yhdenmukaisella tavalla. Se helpottaa henkilöstövoimavarojen arviointia ja suunnittelua kuntarakenteiden uudistamisessa ja kuntien yhteistyössä.

Vertailtavat tunnusluvut

• Henkilötyövuodella tarkoitetaan täyttä työaikaa tekevän henkilön koko vuoden työskentelyä eli palkallista työpanosta. Henkilötyövuoden määrä on aina enintään yksi, jolloin ylitöitä tai muullakaan tavoin tehtyä normaalin työajan ylittävää työaikaa ei oteta laskennassa huomioon. Lisäksi raportoidaan erikseen vuokratyöntekijöiden, ostopalveluina ostettujen ja toimeksiantosopimussuhteisten palkkiohenkilöiden työpanos.
• Henkilöstön ikärakenne raportoidaan viiden vuoden välein ikäryhmittäin sekä keskiarvona.
• Vakinaisen henkilöstön vaihtuvuudessa raportoidaan erikseen vaihtuvuus sekä sisäinen liikkuvuus. Vaihtuvuudella tarkoitetaan uusien alkaneiden palvelussuhteiden ja päättyneiden palvelussuhteiden lukumääriä ja vaihtuvuusprosentteja. Sisäisellä liikkuvuudella tarkoitetaan organisaation sisällä tehtävää vaihtaneita.
• Sairauspoissaolot ilmoitetaan kalenteripäivinä.Sairauspoissaoloihin ilmoitetaan sekä omasta sairaudesta johtuvat poissaolot että työtapaturmista, työmatkatapaturmista ja ammattitaudeista aiheutuvat poissaolot. Sairauspoissaoloprosentti lasketaan sairauspoissaolojen osuutena teoreettisesta säännöllisestä työajasta.
• Koulutuspäivät ovat yksi henkilöstön osaamisen kehittämisen osa-alue. Koulutuspäivistä raportoidaan erikseen palkalliset koulutuspäivät ja palkattomat koulutuspäivät.