Kriisi- ja muutosviestintä kohtaavat epidemiassa

Koronatilanteessa limittyvät muutoksen välttämättömyys, lyhyt aika toteuttaa ja käsitellä muutoksia sekä muutostilanteen pelottavat – pahimmillaan tappavat – puitteet. Jokainen meistä tuntee jonkun, joka tavalla tai toisella kuuluu riskiryhmään, on yhteistyöneuvottelujen piirissä tai on menettänyt ainakin hetkeksi osan toimeentulostaan.

Normaalioloissa muutoksia valmistellaan kuukausia tai vuosia. ”Normaalissa” kriisissä kaikki eivät ole samaan aikaan yksilöinä kriisin vaikutuspiirissä.

Viestimme koko ajan toimintatapojen muutoksista, niin henkilöstölle kuin kaupunkilaisille. Oleellista on tiedon nopeus, mutta samalla myös täsmällisyys. Annettuja ohjeita ei mielellään muuteta, sillä vaikka laivamme onkin osoittautunut varsin ketteräksi, ovat aallot sen kääntyessä kuitenkin suuria.

Ketteryydestä todistaa esimerkiksi se, miten kunnat ryhtyivät järjestämään runsaalle puolelle miljoonalle peruskoululaiselle etäopetusta vajaassa 48 tunnissa siitä hetkestä lähtien, kun hallitus totesi Suomen olevan poikkeusoloissa koronaepidemian takia. Samalla kuntien ylläpitämät kirjastot, museot ja liikuntapaikat sulkeutuivat. Ryhdyimme miettimään etätöiden järjestämistä – ja niitä kaupunkilaisia, joiden työt loppuivat poikkeustilasta johtuvien rajoitusten takia.

Hyvinkäällä työmme muuttui radikaalisti. Osalla työmäärä lisääntyi, toisilla väheni. Osaa pyydettiin uusiin tehtäviin; soittamaan eläkeikäisille asukkaille, järjestämään ruoka-apua kaupunkilaisille tai ruokapalvelua etäkoululaisille, organisoimaan poliittista päätöksentekoa etäkokouksina ja suunnittelemaan yritystukien jakamista. Selvitimme, kenellä on terveydenhuollon alan koulutusta, mikäli lisäkäsipareille tulisi tarvetta.

Poikkeustilanteessa punnitaan henkilöstön kyky sietää epävarmuutta sekä luottamus johtoon. Selkeä päätöksenteko ja johtaminen sekä aktiivinen viestintä ovat oleellisia. 

Perusluottamuksen on pysyttävä, ilman sitä on turha puhua turvaväleistä, käsienpesusta tai koronan muutoksista työhön. Johtamiselta vaaditaan tilanteen vakavuuden viestimistä paniikkia lietsomatta – unohtamatta kertoa sitä, minkä takia toimimme tällä tavoin: haluamme pitää jokaisen meistä hengissä.