Hyvinkäästä kriisiajan mannekiini

Kaupungin organisaatiosta ja ihmisistä löytyi uutta osaamista ja joustavuutta, kertovat henkilöstöjohtaja Sari Kuittinen-Tihilä ja kaupunginjohtaja Jyrki Mattila.

Pian maaliskuun puolivälin jälkeen Hyvinkään kaupunginjohtaja Jyrki Mattila kertoi henkilöstölle, että kaupungissa on tarpeen aloittaa talouden syvän alijäämän korjaamiseksi yhteistoimintaneuvottelut. Tavoitteena on 15 miljoonan euron tulosparannus. Säästäminen on vaikeaa vähentämättä henkilöstön määrää.

– Kaupungin tulos vuonna 2019 oli 20 miljoonaa euroa tappiolla, kun tulot pienenivät ja menot kasvoivat voimakkaasti. Tätä ei hahmotettu niin kauan, kun puhumme miljoonista ja prosenteista. Tilanteen vakavuus ymmärrettiin vasta, kun julkaisimme toimenpidelistan, Mattila kertoo.

Listalla oli muun muassa neljän päiväkodin ja kolmen koulun lakkauttaminen, luokkakokojen kasvattaminen ja ohjaajien vähentäminen. 

– Se oli valtava sokki henkilöstölle, henkilöstöjohtaja Sari Kuittinen-Tihilä kuvailee.

Korona käynnisti toiset yt-neuvottelut

Vain kaksi viikkoa myöhemmin Hyvinkään palveluksessa olevat 1 700 ihmistä järkyttyivät uudelleen: kaupunki aikoi aloittaa toiset, erilliset yt-neuvottelut koronaviruksesta syntyneen epidemian vaikutusten vuoksi. 

Koronatilanne on heikentänyt lukuisten kuntien taloutta, osan kriisikunnan tasolle. Hyvinkäälle oli koronan takia tulossa arviolta 14,7 miljoonan euron lisälasku.

Ensi sijassa oli tarkoitus siirtää henkilöstöä toisiin tehtäviin, lomille tai palkattomille vapaille, mutta edessä on luultavasti myös lomautuksia.

Korona-yt:t päättyivät toukokuun puolessa välissä. Koska valtakunnallisia rajoituksia on purettu, ei lomautuksiin ollut kesäkuun alkuun mennessä vielä ollut tarvetta. Koronatilanteesta riippuen niitä saatetaan tehdä myöhemmin.

Tiukka talous pakottaa irtisanomisiin

Huhtikuun alussa kaupunginhallitus päätti käynnistää ensin mainitut neuvottelut. Päätöksen mukaan enintään 150 ihmistä sanotaan irti. Rinnalla hyödynnetään lomautuksia, työtehtävien muutoksia, eläkkeelle siirtymisiä ja rekrytointien rajoituksia.

Yhtä aikaa ryhdyttiin siis kaksiin erillisiin, eri syistä ja eri aikataulujen mukaan käytäviin yt-neuvotteluihin. Niitä kuitenkin yhdistää kaupungin talouden kurjuus. 

Naapurikunnissa Hyvinkään menoa seurataan tarkoin ja uteliaana.

– Emme tavoitelleet mannekiinina  olemista, mutta mitä nopeammin tätä tilannetta päästään korjaamaan, sitä parempi. Lykätä ei voi, Mattila sanoo.

Palvelutuotanto mullistui luovasti

Tilanne Hyvinkäällä – kuten monessa muussakin kunnassa – on keväällä ollut sillä tavalla outo, että kuntapuolella ei ole ollut työtä.

–  Valtio on kieltänyt tekemästä asioita. Lisäksi monien palveluiden tarve on vähentynyt muutenkin, erityisesti varhaiskasvatus ja tekninen puoli sekä kulttuuri- ja ateriapalvelut, Jyrki Mattila kuvailee. Esimerkiksi päiväkodeissa on vain viidennes tavanomaisesta lapsiluvusta.

Samaan aikaan kaupungin on ollut pakko rakentaa uusia palvelun muotoja ja muuttaa vakiintuneita työn tekemisen tapoja.

Etäopetuksessa on ollut enimmillään 97 prosenttia koululaisista ja opiskelijoista, noin 4 500 lasta ja nuorta. Kaupungin teettämän kyselyn mukaan kaksi kolmesta on ollut tyytyväisiä.

–  Opettajille erikseen iso kiitos. He siirtyivät lähiopetuksesta etäopetukseen ihan lennosta ja ovat pärjänneet kohtuullisen hyvin, kun tätä oli harjoiteltu. Koulujen tietoverkotkin ovat kestäneet, Mattila sanoo.

Ja kun koulut jälleen avattiin toukokuun puolivälissä, sekin sujui kätevästi.

– Kriisissä korostuu organisaation kyky luoviin ratkaisuihin, sanoo kaupungin viestintäpäällikkö Pi Krogell-Magni.

– Kulttuuripuoli järjesti konsertteja verkossa, museo julkaisi kuvia taideteoksista, liikuntatoimi ja kirjasto tekivät videoita, hän luettelee.

Kaupungin laitamilla asuville on kuljetettu ilmaisjakelulehtiä, jotta kaikki saivat tiedokseen niissä julkaistut kaupungin tiedotukset. Hyvinkäällä on myös jaettu ruokaa heti alusta lähtien. Sittemmin toiminta laajeni ruokapakettien kuljetukseen.

– Samalla on kouluruuan arvostus noussut, Mattila sanoo.

Verkostoista tukea nopeaan uudistamiseen 

Nopeassa toimintojen uudistamisessa ovat eri ammattilaisten verkostot olleet tärkeitä. Esimerkiksi Keski-Uudenmaan kuntien HR ja viestijät ovat pitäneet tiiviisti yhteyttä alueen sote-kuntayhtymän Keusoten kollegoiden kanssa.

Jyrki Mattila ja Sari Kuittinen-Tihilä korostavat johtamisen ja esimiestyön merkitystä, mutta kehuvat myös kaupungin henkilöstön joustavuutta.

– Kaupungilla on normaalistikin valmiusryhmä, mutta nyt normaalia johtamisjärjestelmää on laajennettu ja kokouksia tihennetty. Toimivaltuuksia vain on laajennettu, eikä niitäkään kovin paljoa, Mattila sanoo.

Resurssipankki voisi tarjota sisäiset työmarkkinat

Koko kaupungista on etsitty ja myös löydetty korvaavaa tekemistä, ensisijaisesti suoraan koronatilanteeseen liittyvää, tai sellaista, joka arjessa on jäänyt hoitamatta.

– Tämä korona on läpileikkaava asia, Kuittinen-Tihilä sanoo.

Kaupunki teetti maaliskuun lopussa koko henkilöstölleen kyselyn halukkuudesta siirtyä kunnan tai kuntayhtymän sisällä toiseen työhön.

– Uuteen työhön siirtymisessä lähtökohta on ollut vapaaehtoisuus, Kuittinen-Tihilä kertoo.

– Siirtymisiä varten olemme rakentaneet resurssipankin. Se koordinoi työn ja tekijöiden kohtaamista. Samalla voidaan ehkä välttää lomautuksia.

Resurssipankista voisi tulla pysyvä keino tarjota sisäiset työmarkkinat. Kuittinen-Tihilän mukaan siellä voitaisiin kierrättää väkeä sisäisesti, mikä kohentaisi motivaatiota ja liikkuvuutta ja edistäisi työkiertoa ja osaamista.

Kriisin vaikutukset voivat jäädä pysyviksi

Jyrki Mattila on ollut Hyvinkään palveluksessa eri tehtävissä vuodesta 1996 lähtien. Hän sanoo oppineensa tuntemaan kaupungin toiminnot ja ihmiset paremmin kuin koskaan.

– On ollut positiivinen yllätys, miten nopeasti kuntaorganisaatio onnistui muuntumaan, vaikka toimintaa ohjaavat lait ja monet normit, Mattila sanoo.

– Muutos ja etenkin sen nopeus ovat tehneet myös hyvää. Toimintatapoihin tulee varmasti pysyviä muutoksia, samoin johtamiseen ja kanssakäymiseen. Asennemuutos on jo tapahtunut.

Esimerkiksi palkkasihteereille määräys etätyöhön siirtymisestä oli aikamoinen muutos. He joutuivat opettelemaan aivan uudenlaiset menettelytavat parissa päivässä. Etätyötä tehneet ovat yleisesti kokeneet, että työt tulevat tehdyksi jopa aiempaa tehokkaammin.

Hallintosääntöä muutettiin, jotta lautakunnat, hallitus ja valtuusto pystyvät pitämään sähköisiä etäkokouksia. YT-neuvottelutkin on käyty Teamsin kautta.

Kriisin rinnalla jatkettu arkista työtä

Kriisin hoidon rinnalla on jatkettu myös arkista työtä, kuten kaupungin strategian päivittämistä sekä kaavoitusta ja rakentamista.

–Näillä toimilla luodaan valmiuksia päästä ulos kriisistä, Mattila perustelee.

Hyvinkäälläkin on otettu epidemian ansiosta digiloikka, eikä sen synnyttämää tilaisuutta pidä Jyrki Mattilan mielestä hukata.

– Samalla tulee pohdittavaksi, onko kaupungilla liikaa tiloja tai työtehtäviä, jos etätyö yleistyy pysyvästi. Ehkä jatkossa tullaan vähemmällä toimeen.

Mattila kuitenkin muistuttaa, että työyhteisössä kaipaa ihmiskontaktia, ihmisten ilmeiden lukemista ja läsnäoloa.

– Mitään koko henkilöstön chattiä ei ole avattu, mutta pienemmissä yksiköissä sellaista on pidetty.