Uusilla työnkuvilla 
sujuvuutta johtamiseen

Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä toteutettiin syksyllä 2018 organisaatiouudistus, jossa uudistettiin johtamisjärjestelmää ja johtamisen tuen toimintamalleja.

Uudistettu organisaatio jakaantuu neljään kliinisen hoidon palvelualueeseen, vuodeosastotoimintaan ja tuotannon palvelualueeseen. Johtamisen palvelut tuottaa palveluja palvelualueiden ja kuntayhtymän johdolle.

– Meille tulivat palvelualueet toimialueiden sijaan, niille päätoimiset palvelujohtajat ja heidän rinnalleen palveluesimiehet sekä palveluvastaavat, henkilöstöjohtaja Eeva Aarnio kertoo.

Palveluketjut sujuvimmiksi

Palvelujohtajat aloittivat vuosi sitten syyskuussa. Palvelujohtajien työssä ensisijaista on sairaanhoitopiirin “Potilas ensin” -periaate. Se näkyy asiakaspalvelunäkökulman esiin tuomisena, jatkuvana prosessien kehittämisenä ja digitalisaation hyödyntämisenä.

Palveluketjuja saadaan sujuvammiksi erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen integraation kautta. Eeva Aarnio arvioi, että prosessi vie useamman vuoden.

– Vaatii palvelujohtajilta paljon, että heidän joukkueensa hakevat yhä aktiivisemmin palvelualueiden välistä ja seudullista yhteistyötä. On tapoja, joista voi olla vaikea irrottautua.

Palvelujohtajien sitoutuminen johdon yhdessä sopimiin periaatteisiin lopulta ratkaisee kokonaismenestyksen.

Eeva Aarnion mukaan palvelujohtajat ja palveluesimiehet voivat nyt tehdä sujuvammin itsenäisiä päätöksiä.

– Valtaa ja vastuuta tasapainotettiin hallintosääntömuutoksella. Palvelujohtajat voivat yhdessä keskittyä johtamiseen. Aiemmin toimialuejohtajat saattoivat kiirehtiä jopa leikkaamaan kesken muun tekemisen.

Sairaanhoitopiirissä kehitetään myös muuta esimiestyötä. Toiminnan, talouden ja ihmisten johtamisen tehtävät on ensimmäisen kerran kuvattu kaikille esimiestasoille.

– Niitä vasten voimme nyt muotoilla esimiesvalmennuksia, arvioida johtamista ja kehittää esimiestaitoja.

HR:n, talouden ja hallinnon palveluille keskukset

Tukea talouden, hallinnon ja HR-palveluiden uudistukseen ja henkilöstön sparraukseen ostettiin ulkopuolelta.
HR:n rooli on olla ydintoiminnan strateginen kumppani. HR-tehtävät on koottu HR-palveluihin ja palkanlaskenta palvelukeskukseen. Näin varmistetaan osaaminen sekä tasalaatuiset HR-palvelut ja yhdenmukaiset HR-prosessit palvelualueille. Myös talouden ja hallinnon palvelut on koottu omiksi yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi.

– Toimintoja on kehittävä systemaattisesti ja asiakaslähtöisesti johtamisen palveluissa, jotta voidaan toimia liiketoiminnan kumppaneina. Henkilöstön osaamista on myös syvennettävä liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti, Eeva Aarnio kertoo.

Toimistosihteerien työnkuvat uuteen uskoon

Johtajien ja esimiesten työnkuvat eivät siis olleet ainoita, joita selkeytettiin muutosprosessissa. Myös entisten toimistosihteerien työnkuvat uudistettiin täysin.

– Meillä oli kuutisenkymmentä toimistosihteeriä tai vastaavaa, joilla oli kirjavat työnkuvat ja lähes kaikilla eri esimiehet. Emme aina tienneet, mitä kukakin tekee. Tehtäviin saattoi kuulua taloutta, HR:ää ja ripaus hallintoa. Heillä oli käytännössä esimiestasoista vastuuta, jota ei tehtävänimikkeessä tai palkkauksessakaan huomioitu riittävästi, Eeva Aarnio kertoo.

Talous-, hallinto- ja HR-palveluiden uudistamisen kehityshanke käynnisti yt-neuvottelut. Niiden tarkoituksena ei ollut vähentää henkilöstöä vaan tuottaa selkeät talouden, hallinnon ja HR-palveluiden prosessit, koota prosessit omiksi toiminnallisiksi kokonaisuuksiksi sekä rekrytoida talon toimistosihteereistä motivoituneita tekijöitä uusiin asiantuntijatehtäviin.

Muutos tuki palvelualueiden johtamista ja jäsensi entisten toimistosihteerien työtä. Muutos oli iso ja tilanne herätti myös pelkoja.

– Järjestimme eräänlaiset työpaikkamessut. Järjestimme myös talouden, hallinnon ja HR:n yhteistilaisuuksia sekä kunkin alueen omia tilaisuuksia. Itse hakuprosessissa ennemminkin keskustelimme muutoksesta kuin että olisimme olleet rekrytointihaastatteluissa, Aarnio avaa toimintatapaa muutoksessa.

Uudelleen organisoidun työn löytyminen jokaiselle herätti epävarmuutta työntekijöissä. Aarnion mukaan nämä ovat inhimillisiä pelkoja, mutta hän havaitsi myös perusteetonta oman osaamisen vähättelyä.

– Osa työntekijöistä tajusi heti mahdollisuutensa uusissa tehtävissä. Osaa mietitytti osaamisensa riittävyys, vaikka korostimme koko ajan, että perehdytämme, valmennamme ja rakennamme tuetun polun uusiin tehtäviin.

Kolmikot palvelujohtajien ja esimiesten tukena

Uudistuksen jälkeen Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä toimii nyt palvelujohtajien ja esimiesten tukena kolmikoita, joissa työskentelevät controllerit, HR partnerit ja johdon assistentit.

Keski-Suomen sairaanhoitopiirin organisaatiouudistus ja muutos HR:llekin oli kokonaisuudessaan varsin suuri. Muitakin varmasti kiinnostaa, kuinka näin suuren uudistuksen saa sitten menemään maaliin?

– Matkalla ollaan, sitä haluan korostaa. Uusiin rooleihin valitut kouluttautuvat edelleen. He yhtenäistävät ja hiovat prosesseja, mutta tekevät tätä uudessa tilanteessa tiiminä, jolla on yhteiset tavoitteet. Samalla opitaan pois vanhasta, Eeva Aarnio kertoo.