Päiväkodin työaikasuunnittelu on monen asian summa

Työnantajan työaikasuunnittelu lähtee toiminnan tarpeiden tunnistamisesta, lainsäädännön vaatimusten huomioon ottamisesta ja käytettävissä olevasta henkilöstöstä. Lisäksi työnantajan on hyvä pyrkiä ottamaan huomioon myös henkilöstönsä työaikatarpeet ja -toiveet. Tavoitteena on ennakointi – oikea määrä oikeita henkilöitä oikeaan aikaan – ja mahdollisimman vähän muutoksia.

Työvuorosuunnitteluun vaikuttavat monet asiat: päiväkodin aukioloaika, lasten hoitoajat ja palvelujen käytön ajankohdat, henkilökunnan mitoitusmääräykset sekä se, milloin työvuorojen suunnittelijalla on tieto lasten hoitoajoista.

Palvelujen käyttö saattaa vaihdella toimintakausittain ja päiväkotien välillä, jolloin työvuorosuunnittelutavan kopioiminen edelliseltä toimintakaudelta tai naapuripäiväkodista ei välttämättä ole toimiva ratkaisu. Siksi toimintakauden vaihtuessa voi olla tarpeen kartoittaa lasten tulevia hoitoaikoja.

Mitoitus vaikuttaa työvuorosuunnitteluun

Päiväkodissa tulee olla kaikkina toimintapäivinä käytettävissä vähintään varhaiskasvatusasetuksen mukainen henkilöstöresurssi (valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018),1 §). Mitoituksen mukaista henkilöstöresurssia tarkastellaan päiväkotikohtaisesti.

Työvuorosuunnittelun tavoitteena on, että mitoituksen mukainen henkilöstömäärä suhteessa paikalla oleviin lapsiin toteutuisi keskimäärin koko päivän aikana. Mitoitukseen lasketaan kaikki kasvatus-, opetus-, ja hoitotehtävissä toimivat, joilla on varhaiskasvatuslain (540/2018) 26–28 §:ssä säädetty ammatillinen kelpoisuus tai jotka toimivat kyseisessä tehtävässä ilman kelpoisuutta varhaiskasvatuslain 33 §:n tilapäisen poikkeamisen nojalla.

Lasten määrän mukaan mitoitetun henkilöstön tulee olla päiväkodissa paikalla ja käytettävissä. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikkien tulisi olla koko ajan lapsiryhmässä. Esimerkiksi sak-työtä tekevä tai tiimipalaverissa istuva työntekijä voidaan laskea käytettävissä olevaan henkilöstöön, kunhan hän on päiväkodissa paikalla. On kuitenkin tärkeää kiinnittää huomiota sak-työn laatuun.

Sitä, miten toimintaa päiväkodissa toteutetaan ja miten lapset ja mitoituksen mukainen henkilöstö päiväkodissa sijoittuvat, ei laissa ole tarkemmin määritelty lapsiryhmän enimmäiskokoa lukuun ottamatta. Vartin hienosäätöjä työvuoroihin työvuoroluettelon tiedoksi antamisen jälkeen ei siis ole mitoituksen toteuttamiseksi tarpeen tehdä. Sen sijaan lasten turvallisuudesta on huolehdittava joka hetki.

Työnantajan työnjohto-oikeus

Työaikojen suunnittelu on työnantajan päätösvallassa. Työnantajalla on oikeus päättää työajan sijoittelusta ja työpäivien pituudesta KVTES III luvun mukaan.

Varhaiskasvatuksessa työtä teetetään yleensä yleistyöajassa, jossa säännöllinen työaika voi olla enintään yhdeksän tuntia vuorokaudessa ja enintään 38 tuntia 45 minuuttia viikossa.

Työnantaja laatii työvuoroluettelon, josta käyvät ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajat sekä päivittäiset lepoajat. Työtehtäviä kuten esimerkiksi vasukeskusteluja ei luetteloon merkitä. Vasukeskusteluihin ja muihin lapsiryhmän ulkopuolisiin tehtäviin tulee kuitenkin osoittaa työaikaa.

Työpäivän pituudet voidaan suunnitella työvuoroluetteloon eri mittaisiksi eri työpäivinä. Tällöin viikkotyöajan tulee kuitenkin olla enintään 38 tuntia 45 minuuttia. Tämä voi olla tarkoituksenmukaista, jos etukäteen on tiedossa, että lapsia on esimerkiksi loppuviikosta vähemmän hoidossa.

Yleistyöajassa säännöllinen viikkotyöaika voidaan järjestää myös siten, että se on keskimäärin 38 tuntia 45 minuuttia enintään kuuden viikon ajanjaksossa. Tällöin viikkotyöaika voi vaihdella eri viikkoina. Kahden viikon jaksolle voidaan esimerkiksi suunnitella 45 tuntia viikolle 1 ja 32 tuntia 30 minuuttia viikolle 2.  

Mikä on sopiva työaikajakson pituus?

Työaikajakson pituudella on iso merkitys työaikasuunnittelussa. Työnantaja voi työnjohto-oikeutensa nojalla valita sopivan työaikajakson, joka voi olla 2–6 viikkoa. Jos viikkotyöajat ovat samat joka viikko, viikkoa pidempi tasoittumisjakso ei ole tarpeen.

Pitkien työaikajaksojen käyttö on osoittautunut usein hankalaksi varhaiskasvatuksessa, koska lasten hoidon tarpeet eivät välttämättä ole työvuorosuunnittelijan tiedossa kovin varhain. Työvuoroluettelo on saatettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajanjakson alkamista.

Esimerkiksi vuorohoidossa saattaa tämän takia olla mahdotonta suunnitella yli viikon työvuoroluetteloa, jos lasten hoidon tarpeet pidemmälle ajanjaksolle eivät vielä ole tiedossa. Työvuoroluettelo on kuitenkin laadittava niin pitkälle jaksolle kuin mahdollista.

Muutokset työvuoroihin ja lisä- tai ylityön teettäminen

Aina suunnitelmat eivät hyvästä suunnittelusta huolimatta pidä, jolloin työvuoroluetteloa joudutaan muuttamaan tai teettämään työntekijällä tämän suostumuksella yli- tai lisätyötä.

Työvuoroluetteloa voidaan sen tiedoksi antamisen jälkeen muuttaa aina työntekijän suostumuksella. Tämä on tärkeää dokumentoida. Keskenään tai itse työntekijät eivät voi työvuoroluetteloa muuttaa.

Työntekijältä voi pyytää suostumuksen lisätyön tekemiseen jo työsopimusta solmittaessa, mutta ylityön teettämiseen tulee suostumus pyytää joka kerralla erikseen tai määrätyksi lyhyehköksi ajanjaksoksi, mikäli se on työn järjestelyjen kannalta tarpeen.

Jos muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tulisi työvuoroluetteloon tehdä vain ne muutokset, jotka ovat toiminnan kannalta välttämättömiä. Varhaiskasvatuslaki ja -asetus edellyttävät, että mitoitus toteutuu keskimäärin päivän aikana, joten työvuoroluetteloa ei tämän takia ole tarpeen muuttaa.

Työnantaja voi muuttaa työvuoroluetteloa yksipuolisesti vain perustellusta syystä. Se voi olla esimerkiksi ennalta arvaamaton poissaolo, jonka seurauksena on välttämätöntä muuttaa luetteloa.

Myös se, ettei yhtäkään lasta ole esimerkiksi sairastumisen johdosta tulossa hoitoon, on perusteltu syy työvuoroluettelon muutokselle. Samoin se, että työvuoroluettelo on laadittu virheellisesti.

Työtuntien muodostuminen ylityöksi tai vahvistetun työvuoroluettelon työtuntien alittuminen ei sinänsä ole perusteltu syy työvuoroluettelon muuttamiselle. Työntekijän jo tultua työvuoroon ei työvuoroluetteloa voi enää yksipuolisesti muuttaa.   

Perusteltu syy muuttaa työvuoroluetteloa voi käytännössä johtaa useampaan kuin yhteen muutokseen. Työnantajalla on oikeus perustellusta syystä muuttaa työvuoroluetteloa siten, että samanaikaisesti työtunteja lisätään toisaalle ja vähennetään toisaalta säännöllisen työajan puitteissa. ”Tuplamuutokset” on tehtävä yhtäaikaisesti. Muutoksesta on myös ilmoitettava mahdollisimman pian sille, jota muutos koskee.

Työaikasuunnittelun muistilista

• Työnantajan on hyvä arvioida työaikasuunnittelun toimivuutta säännöllisesti.
• Toimiva työaikasuunnittelu lisää ennakoitavuutta.
• Henkilöstön työaikatoiveet on hyvä ottaa huomioon mahdollisuuksien mukaan.
• Työvuorosuunnittelu kuuluu työnantajan työnjohto-oikeuteen.
• Työvuoroluetteloon voi tehdä muutoksen työntekijän suostumuksella tai yksipuolisesti perustellusta syystä.