Yhteistyötä yli hallintoalojen

Mäntsälän kunnan työsuojelussa kiinnostuttiin noin vuosi sitten työsuojelutoiminnan vaikuttavuuden kehittämisestä. Viime keväänä kunnassa tehtiin  nopea päätös lähteä mukaan Työturvallisuuskeskuksen Tuloksellinen työsuojelun yhteistoiminta -hankkeeseen.

Hankkeen alkaessa työhyvinvointikoordinaattori Monica Sulopuisto oli toiminut työsuojelupäällikkönä vajaat kaksi vuotta.  Hän lähti vetämään hanketta yhdessä henkilöstöjohtaja Mika Lindgrenin kanssa.

– Halusin selvittää teemmekö työsuojelussa oikeita asioita. Toki henkilöstöpalveluissa jouduttiin miettimään, riittääkö aika kehittämiseen arjen pyörittämiseltä, mutta uskoimme saavamme etua, Sulopuisto kertoo.

Esimiesten vertaistuen tarve oli tullut kunnassa esille, joten Lindgren näki hankkeessa myös mahdollisuuden tukea esimiestyötä.

Työsuojelun kehittäminen innosti yhteistyöhön

Hanke aloitettiin huhtikuussa 2018 ensin pienemmässä työhyvinvointiryhmässä. Pian huomattiin, että leveämmät hartiat olisivat hyväksi. Työskentelyssä nähtiin mahdollisuus jakaa laajemmin henkilöstöjohtamisen hyviä käytäntöjä ja hiljaista tietoa.

Mika Lindgrenin mukaan kunnassa toimitaan perinteisesti siilomaisesti ja eri hallintoalat tuntevat huonosti toistensa töitä. Kehittämisen yhteydessä saattoi tutustua paremmin ja ajatella enemmän horisontaalisesti.

Kehittämistyöryhmään osallistui  esimiehiä eri hallinnon aloilta. Työryhmän jäsenillä oli monipuolista osaamista, jota jaettiin ja hyödynnettiin.

Prosessia ohjasivat Työturvallisuuskeskuksen asiantuntijat, jotka auttoivat kyseenalaistamaan vanhoja toimintamalleja ja miettimään asioita uuden tiedon valossa. Hankkeen tiimoilta kokoonnuttiin 20 kertaa, joista fasilitaattorien vetämiä tapaamisia oli kuusi. Aikataulut olivat tiukkoja ja ohjaajat vaativia.  

– He toimivat kuin personal trainerit kuntosalilla. Jos olit ajatellut, että teenpä tänään nyt vain viisi toistoa, niin ohjaaja piti huolta siitä, että teet kaikki viisitoista, Lindgren kuvailee.

Konkreettiset kehittämiskohteet vievät eteenpäin

Työpajoissa oli paljon porukkaa ja fläppitaululla vilisi idealappuja. Ohjatun prosessin avulla ideoista päästiin suunnitteluun ja tekemiseen. Nykytilannetta kartoitettiin Vaaka-työkalun avulla, Operalla valittiin kehitettävät asiat.

– Ideoita voi olla, mutta eteenpäin pääsemiseen tarvitaan järjestelmällisyyttä, riittävän pieniä ja selkeitä etenemisen palasia, jämäkkä aikataulu ja kaikkien ryhmän jäsenten sitoutuminen työhön, Sulopuisto kertoo.

Kehittämiskohteiksi valittiin kolme asiaa: esimiesten aamutunti, kunnan henkilöstön palkitsemismalli ja työntekijöiden perehdytysohjeet.

Esimiesten aamutunti on HR:n yhdeksän kertaa vuodessa järjestämä kaikkia esimiehiä koskeva informatiivinen kokous. Sen haluttiin sisältävän enemmän tutustumista ja vuorovaikutusta.

Aamutuntiin ideoitiin uusien esimiesten esittäytyminen aina kokouksen aluksi, ja osio, jossa kukin toimiala esittelee toimintaansa ja jakaa hyviä käytäntöjään. Materiaalien hallintaa parannettiin tietotekniikalla ja kokouksesta poisjäännistä täytyi ilmoittaa omalle esimiehelle.

– Nyt esimiesten aamutuntien osallistumisprosentti on selvästi noussut ja keskinäinen yhteydenpito lisääntynyt. Yhteistyötä tehdään etenkin nivelvaiheissa, kuten työllisyyden edistämisessä ja koulupudokkaiden syrjäytymisen ehkäisyssä, Lindgren kertoo. 

Tiedon lisääminen henkilöstön palkitsemismallista tuplasi jo loppuvuonna palkittavien määrän. Työpaikoille lähteneet sisäiset agentit kertoivat palkitsemisen väljistä periaatteista. Asiaa tehtiin tutuksi myös esitteellä, jolle ideoitiin nimi Timantteja työpaikoilla.

– Ehdotus palkitsemisesta perusteluineen tehdään esimiehelle sähköpostilla. Palkitsemisen tulee olla nopeaa. Sen periaatteena on, että työyhteisössä kerrotaan, kuka on palkittu ja millä perusteella – jollei henkilö sitä ehdottomasti kiellä.

Palkitsemisen avoimuuden tavoitteena on lisätä yhteishenkeä, kannustaa ja kitkeä kateutta, Sulopuisto kuvailee.

Kolmas kehittämiskohde, kunnan perehdytysmalli, saatiin selkeämmäksi uudistetun perehdytyskortin avulla. Siinä työhyvinvointi- ja työturvallisuusasiat ovat nyt enemmän mukana. Esimiehet seuraavat koeaikana työhön perehtymistä tarkemmin ja keskustelevat edistymisestä säännöllisesti uuden työntekijän kanssa.

Yhteenkuuluvuuden tunne lisääntyi

Hankkeelle oli annettu aikaa enintään vuosi, mutta kaksi kehittämiskohteista valmistui jo syksyllä, etuajassa. Nopeat tulokset innostivat ja motivoivat työryhmää ja uusi tapa viedä läpi kehittämishankkeita lisäsi yhteenkuuluvuuden tunnetta. Hankkeessa käytettyjen työkalujen käyttöä on tarkoitus opettaa muillekin esimiehille.

– Henkilöstöosastolle hankkeen anti oli myös viesti siitä, että talosta löytyy motivaatiota ja osaamista kehittämiseen, Lindgren sanoo.

Toimintamallin oppiminen vahvisti uskoa siihen, että kehittäminen mahtuu hyvin työn arkeen. Pienetkin onnistumiset tulee nähdä, jolloin ne kannustavat jatkamaan työtä, Sulopuisto pohtii. 

Toimintamallista on tehty Mäntsälän kunnassa pysyvä. Kehittämistyöryhmä jatkaa toimintaansa ja ottaa työn alle vuosittain yhdestä kahteen kehittämisen kohdetta. Ryhmään kutsutaan mukaan tarvittaessa myös muita esimiehiä ja asiantuntijoita.