Lisää mielekkyyttä työhön

Jämsän kaupungin parin vuoden takaisessa esimiesten ja keskijohdon EKJ-koulutuksen ohjausryhmän tapaamisessa pohdittiin uusia työnteon tapoja. Esiin nousi ajatus tablettien käytöstä: Mitä kaikkea niillä voitaisiin tehdä tulevaisuuden työssä?

− Kun minulta kysyttiin, voisimmeko pilotoida Jämsän hanketta liikelaitoksessamme, sanoin enempää harkitsematta ”ilman muuta”, kertoo Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut -liikelaitosjohtaja Mervi Västinen.

Keväällä 2016 henkilöstölle tilattiin yhteensä 130 leasing-tablettia, jotka vaihtuvat ajantasaisempiin joka kolmas vuosi.

Aikaa säästyy mielekkäämpään

Heti alussa selvisi monta kohdetta, jossa tabletista olisi hyötyä: Kaupungin omat intranetsivut olisivat henkilöstön luettavissa missä ja milloin vain. Työajan seuranta kävisi nopeasti ja helposti.

Kokousmuistiot löytyisivät helposti intran työtilasta tarvittaessa, käyttöturvatiedot ja kemikaaliluettelot olisivat aina käden ulottuvilla. Samoin laaturaportit ja omavalvontaan liittyvä tieto sekä työajan mitoitukset. Myös ajopäiväkirjan matkalaskuineen voi helposti täyttää verkossa.

Västisen mukaan puolentoista vuoden kokemuksen aikana on löytynyt paljon uusia tehtäviä, joita tabletti hyödyttää. Kun side toimistoon höltyy, säästetään aikaa työn tärkeämmille ja mielekkäämmille osuuksille.

Ruokapalvelukeskus Arina valmistaa koulupäivinä yhteensä keskimäärin 3 900 lounasta. Päiväkodeissa ja pienissä kouluissa ateriapalvelua tuottavat laitoshuoltajat.

− Laitoshuoltajat voivat olla tableteillaan yhteydessä ruokapalvelukeskukseen ja tilata esimerkiksi lisää ruokaa tai ilmoittaa muista muutoksista. Tieto menee WhatsApp-sovelluksella kerralla nopeasti perille, kun se aiemmin välitettiin puhelimitse ja jonkun piti olla tavoitettavissa, Västinen sanoo.

Eräs liikelaitoksen laitoshuoltajista suoritti tuotekehittäjän erikoisammattitutkinnon, jossa kehitti yhdessä ruokapalvelukeskuksen kanssa järjestelmän pikaviestintään ateriapalvelukohteiden ja keskuskeittiön välillä. Nyt järjestelmä toimii keittiöllä kätevänä arjen työkaluna. Ulospäin se näkyy esimerkiksi keskuskeittiön lähettämön ja kokkien isoina näyttötauluina.

Muutos markkinoitava ja väki koulutettava hyvin

Kun hankintapäätös oli tehty, siitä kerrottiin koko henkilöstölle. Kuntekon tuella järjestettiin sparrausta ja koulutusta ensin 24 henkilölle. Sen lisäksi järjestettiin vielä tablettileirejä, joihin osallistui koko henkilöstö.

− Markkinoimme tätä muutosta hyvin vahvasti. Ensiksi koulutettu pienempi ryhmä sisälsi sekä esimiehiä että henkilöstöä, ja he tutkivat, mihin kaikkeen laitteita voisi hyödyntää. Lopuksi velvoitettiin koko henkilöstö osallistumaan koulutukseen.

Tabletti on kaikilla hallussaan vuorokaudet ympäri, ja heitä kannustetaan käyttämään sitä siviilielämänkin tarpeisiinsa, kuten esimerkiksi pankkiasiointiin tai TV-kanavien etsintään. Kollegat myös auttavat ja opettavat toisiaan, sillä jokainen omaksuu uutta omalla vauhdillaan. Vertaistuella onkin ollut suuri merkitys.

− Oppia tuli aivan huomaamatta, kun kokeili laitettaan muutenkin eri ohjelmiin.

Kuten jokaisessa joukossa, on liikelaitoksenkin henkilöstössä nopeita omaksujia, neutraaleja oppijoita ja hieman aremmin aloittavia. Västinen uskoo kuitenkin, että käyttöaste nousee sitä paremmaksi, mitä tutummiksi laite ja verkkoympäristö tulevat.

− Kun laite ohjelmineen koetaan työssä avuksi eikä lisätyöksi, siitä ei enää luovuttaisi.

Työprosessit sujuvoituivat

Tablettien ja verkon hyödyntäminen on säästänyt aikaa vapauttaessaan henkilöstöä paikkasidonnaisuudesta. Rutiinityöt ovat nopeutuneet ja helpottuneet, ja aikaa jaa enemmän vaativammille − ja usein mielekkäämmille − tehtäville.

Esimiesten työ on niin ikään kehittynyt ajankäytön kannalta mielekkäämpään suuntaan, kun esimerkiksi käyttöturvatiedotteita ei tarvitse enää kopioida ja kuljetella erikseen eri työpisteisiin, vaan ne päivittyvät kaikille intrassa olevan linkin kautta.

Joillakin aloilla – kuten puhtauspuolella – henkilöstö liikkuu paljon ja on hajallaan. Puhtauspalvelu huolehtii noin 70 000 neliön puhtaudesta ja tekstiilipalveluissa pestään päivittäin noin 600 kiloa pyykkiä. Heille tableteista on tullut suuri hyöty yhteydenpidossa, kun sovitaan esimerkiksi yhteisistä palavereista.

Laitoshuoltajat puolestaan ovat hyötyneet mahdollisuudesta kertoa kameran avulla kiinteistöissä havaitsemistaan huolto- ja korjaustarpeista.

Avoimin mielin kehittämään

Västinen on tyytyväinen Jämsässä tehtyyn digiloikkaan ja suosittelee sitä niille kunnille, joissa vielä emmitään.

− Kannattaa ehdottomasti edetä avoimin mielin ja suhtautumalla asiaan positiivisesti. Työn parempi sujuvuus myy kyllä itsensä. Meillä alkuvaiheen suurimmista empijöistä ei varmaan enää kukaan haluaisi palata takaisin entiseen työtapaan.

Muutokselle on kuitenkin varattava aina riittävästi aikaa ja opetusta, että hitaammatkin omaksujat saadaan mukaan. Ne, joille laitteen ja ohjelmien käyttö on vierasta, voivat alussa pelätä muutosta, jos eivät saa riittävästi tukea.

Västisen kokemus on, että Jämsässä asialle annettu kahden vuoden aikataulu on ollut realistinen.

3 900 koululounasta, 70 000 neliötä puhtautta ja 600 kiloa pyykkiä

Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut -liikelaitos tuottaa palveluja Jämsän kaupungin lisäksi muun muassa Kiinteistö Oy Jämsänmäelle, Vanhusten ja Vammaisten tuki ry:lle, Jämsän Seurakunnalle, Jokilaakson Terveys Oy:lle, Jämsän Terveys Oy:lle, Jämsän Palvelukoti Oy:lle, Päiväkoti Tikankontille sekä Työ- ja Toimintapaja Lilliporille. Liikelaitoksen palveluksessa on 120 henkilöä.

Lue lisää kehittämisteoista kunta-alan työpaikoilla Kuntekon Tekojen Torilta >