Rekrytointi on kohtaamista

Työelämän mullistuksissa rekrytointiosaamisenkin täytyy mukautua muuttuvaan toimintaympäristöön. Maakuntauudistuksen, some-kanavien haltuunoton, tietojärjestelmien käyttöönoton ja muiden arjessa kuplivien muutosten keskellä esimies on rekrytoidessaan edelleen työhönoton perusasian äärellä kohtaamassa ja arvioimassa ihmisiä.

Rekrytointi vaatii organisaation toiminnan, toimintaympäristön, tavoitteiden, osaamisten ja ihmisten tuntemista. Maijan paikalle ei enää oteta uutta Maijaa miettimättä asiaa sen enempää. Työtehtävät eivät jatku entisellään, kun henkilö vaihtuu.

Rekrytointia on punnittava monelta suunnalta ennen kuin se käynnistetään. Rekrytointi voidaan jättää myös käynnistämättä. Yhä useampi organisaatio joutuu turvautumaan yt-prosessiin.

Sisäiset rekrytoinnit saattavat olla merkittävämmässä roolissa kuin ulkoiset. Ulkoisen rekrytoinnin sijaan mietitään erilaisia sisäisiä järjestelyjä, kuten miten henkilöstöä sijoitetaan uusiin tehtäviin tai miten irtisanottavia tuetaan uudelle urapolulle.

Näe kauas ja katso lähelle

On sitten kysymys sisäisistä tai ulkoisista rekrytoinneista, rekrytoijan on tiedettävä, mihin tehtävään ihmistä haetaan. On tunnettava organisaation nykytila sekä suunta, mitä tavoitellaan, sekä se, minkälaisia resursseja organisaatiossa tarvitaan.

Yksittäisissä rekrytoinneissa tulee harvoin ajateltua sitä, miten se kytkeytyy organisaation strategiaan. Kuitenkin juuri tässä kohtaa piilee mahdollinen sudenkuoppa, jos tarve ja rekrytointi eivät kohtaa.

Kokonaisvaltainen osaamisiin ja henkilöstön kokemuksiin kytkeytyvä, ennakoiva henkilöstösuunnittelu on vielä melko harvinaista.  Henkilöstön osaamiset tunnistetaan suurin piirtein, pohjautuen lähinnä pätevyysvaatimuksiin, mutta systemaattinen tieto osaamisista puuttuu. Yhä useampi työntekijä on organisaatiossa monessa eri roolissa ja osana erilaisia prosesseja.

Rekrytoinnin näkökulmasta prosessikohtainen osaamisen kohdentaminen on yksi tärkeimpiä asioita. Täytyy tietää, mitä osaamista prosessissa tarvitaan, mitä puuttuu ja mihin rekrytoidaan. Tehtävän on sovittava henkilöön ja henkilön on sovittava tehtävään.

Ei riitä, että rekrytoitava henkilö on niin sanotusti muodollisesti pätevä. Työelämä vaatii meiltä taitoja, joita ei opita kirjoista, vaan elämästä.

Rekrytoinnin keinot muuttuvat

Perinteinen hakumenettely on edelleen pääsääntö rekrytoinnissa lainsäädännön vahvasti ohjaamalla kunta-alalla. Vaikka tietyt perusasiat säilyvät, keinot kehittyvät.

Siitä ei ole kauaa, kun ilmoitustilaa ostettiin lehdistä summilla, jotka hirvittävät tämän päivän budjetin laatijaa. Hakemukset tulivat kirjepostina. Hakijan kelpoisuuden päätteleminen vapaamuotoisissa hakemuksissa annetuista tiedoista ei aina ollut helppoa.

Vaikka rekrytointia edelleen tehdään ilman tietojärjestelmiä, ilmoittelu on siirtynyt internetiin ja kirjekuoret vaihtuneet sähköpostiksi jo vuosia sitten, menetelmät eivät ole kuitenkaan merkittävästi kehittyneet.

Rekrytoinnin alalla puhutaan paljon suurista trendeistä ja uusista teknologioista. Tärkeintä on kuitenkin tunnistaa hakemuksista ne hakijat, jotka kannattaa haastatella, ja saada haastateltavat tuomaan haastatteluissa itsestään esiin ne ominaisuudet, jotka tukevat häntä työssä suoriutumisessa.

Tähän ei liene tulossa nopeasti suurta muutosta, elleivät sitten tietojärjestelmien älykkäät algoritmit ala tehdä valintoja ihmisten puolesta. Tällaista teknologiaa on jo käytössä, mutta ei vielä huomenna kuntatyönantajien arjessa.

Internet on muuttanut rekrytointia monella tapaa muutenkin kuin vain ilmoittamisen ja työn hakemisen alustana. Työnantajakuvaa luodaan myös verkkokeskusteluissa ja chateissa. Ihmiset puhuvat työnantajista joka tapauksessa jotain, joten täytyy yrittää vaikuttaa siihen mitä he puhuvat, siellä missä he ovat. Työnantaja tietysti toivoo, että siitä puhutaan hyvää.

Havaittavissa on myös paluuta perinteisempään suuntaan: vanha kunnon kasvotusten kohtaaminen kokee uuden nousun. Internetin mukanaan tuoman työhakemustulvan takia tuleminen työnantajan luo on taas yleistymässä yritysmaailmassa.

Onnistuneilla rekrytoinneilla tavoitteet todeksi 

Rekrytointi-ilmoituksen laatiminen, 
hakukriteerien määrittely, toiveet rekrytoitavan henkilön ominaisuuksista, 
rekrytointiprosessin läpinäkyvyys ja 
tiedottaminen prosessin etenemisestä muokkaavat organisaatiokuvaa ja hakijakuntaa.

Jos prosessin kulusta ei aktiivisesti tiedota hakijoille, muokkaa se yleistä mielikuvaa organisaatiosta kielteiseksi. Ei riitä, että vain päätöksestä tiedotetaan, vaan myös prosessin aikana on tiedotettava.

Hakuprosessi on työnhakijalle työläs ja vaativa. Rekrytoivalta organisaatiolta tarvitaan avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja ihmisten huomioimista, jotta saavutetaan paras mahdollinen lopputulos.

Onnistuneessa rekrytoinnissa on muistettava, että hyvä rekrytointi ja erinomainen valittu henkilö eivät yksin riitä, vaan kaikkien hakijoiden tulisi kokea onnistunut, läpinäkyvä rekrytointiprosessi. Tämä muokkaa työnantajakuvaa myönteisesti ja auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa.

Haastattelu on tärkeä

Rekrytoijan kannattaa valmistautua haastatteluun hyvin. Haastattelutekniikoista on tarjolla runsaasti rekrytoinnin ammattilaisten laatimia ohjeita.

Ohjeet ja suositukset voivat olla keskenään ristiriitaisia. ”Unohda CV:t – keskity tulevaisuuden suunnitelmiin!” ”Kokemus on tärkeintä, keskity siihen, miten hakija on ennen toiminut – unohda tulevaisuuden haaveet!”.

Luontevin haastattelutapa löytyy, kun valitsee suosituksista rekrytointitilanteeseen sopivalta tuntuvat menetelmät ja vinkit. Yhtä totuutta ei ole. Lopulta esimiehen on haastattelutilanteessa oltava itse se paras asiantuntija.

Haastattelijan kannattaa olla asenteeltaan avoin ja utelias, olla aidosti kiinnostunut hakijasta.  Hyvään lopputulokseen pääsee olemalla oma itsensä ja keskittyen kuulemaan työnhakijaa. Sama neuvo annetaan myös työnhakijalle: ”Ole oma itsesi!”.

Työnhakija saa parhaiten kerrottua itsestään rentoutuneessa ja luottavaisessa ilmapiirissä. Rekrytointitilanne ei tee esimiehestä psykologia. Jos ei ole psykologi, ei pidä alkaa ammattitaidottomasti ”psykologisoimaan” saati testaamaan hakijaa, sillä siten voi pilata rekrytoinnin.

Hakijoiden vertailun kannalta on tärkeää, että haastattelut ovat asiasisällöltään yhtenevät. Haastattelijan täytyy olla silti valppaana ja kysyä tarkentavia kysymyksiä. Niiden kautta syntyneistä keskusteluista saattaa löytyä se ratkaiseva tekijä rekrytointipäätökseen. Tärkeimpiä kysymyksiä voivatkin olla ne, joita ei voi etukäteen kirjoittaa valmiiksi kysymyslistaan.

Rekrytointi on myös viestintää. Hyvän työnantajakuvan luomiseen se on mahdollisuus, jonka käyttämättä jättämiseen ei liene olemassa perusteltuja syitä.

Kohtaaminen ei ala haastattelun alussa eikä pääty sen lopussa. Koko rekrytointiprosessin aikana ja sen päätyttyäkin esimiehellä ja työnantajalla on mahdollisuus viestittää hakijalle, että hänestä ollaan kiinnostuneita. On tärkeää, että hakija on tyytyväinen työnantajan toimintaan riippumatta siitä, tuleeko hän valituksi.

Marita Lehikoinen on Kuntarekry Oy:n vt. toimitusjohtaja sekä FCG Konsultointi liiketoimintaryhmässä Valmennustoimialan toimialajohtaja.
Risto Kökkö on sovelluskonsultti FCG Kuntarekry Oy:ssä.

Henkilöarvioinnit ja haastatteluvalmennukset rekrytoijan tukena

Henkilöarvioinnit antavat rekrytoivalle organisaatiolle näkymää mahdollisesti hyvinkin laajasta hakijajoukosta. Ne auttavat priorisoinnissa sekä selkiyttävät tehtävän ja rekrytoitavan henkilön yhteensopivuutta.

Rekrytoiva esimies saa henkilöarviointien avulla näkymää siihen, minkälaisen toimintatyylin omaavaa henkilöä hän on rekrytoimassa. Henkilöarvioinnit eivät anna kuitenkaan lopullista vastausta, vaan ne ovat vain yksi väline hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi.

Rekrytointi on oma osaamisen alue työelämässä, jossa ei juuri kehity, jos sitä tekee vähän. Ja jos rekrytoi harvoin, haastatteluvalmennuksesta on suuri hyöty. Valmennuksesta voi saada tukea muun muassa siihen, miten valmistautua rekrytointihaastatteluun ja miten hakijasta saa parhaat puolet esille.

Tietojärjestelmistä tukea rekrytointiprosessiin

Pienemmissä organisaatioissa rekrytoinnin ammattilaisten tuottamia sisäisiä rekrytointipalveluja ei yleensä ole tarjolla, vaan esimies tekee useimmat tai kaikki rekrytoinnin työvaiheet itse.

Rekrytoinnin tietojärjestelmät voivat auttaa esimiestä, varsinkin niitä esimiehiä, jotka rekrytoivat niin harvoin, ettei siihen ole tullut rutiinia. Järjestelmässä voi olla valmiina esitäytetyt ja ohjeilla varustetut lomakkeet täyttöluvan hakemista ja työpaikkailmoituksen laatimista varten.

Järjestelmä voi tarjota helppokäyttöiseksi suunnitellun käyttöliittymän, jolla hakemukset on helppo lukea ja arvioida. Järjestelmästä saa parilla klikkauksella vertailutaulukon hakijoiden kompetensseista.

Kuntarekry.fi-palvelu

Kuntarekry.fi on valtakunnallinen kunta-alan työnhakupalvelu ja kuntatyönantajien rekrytointipalvelu. Kuntarekry.fi-palvelun tuottaa FCG Kuntarekry Oy. Työnantajille Kuntarekry tarjoaa rekrytoinnin ohjelmisto- ja asiantuntijapalveluja, jotka sopivat organisaation ulkoiseen ja sisäiseen rekrytointiin sekä sijaisuuksien hallintaan.

Kuntarekry-palvelussa tehtiin tammi- toukokuussa 2017 yli 
10 000 rekrytointia hakumenettelyllä. Näissä rekrytoinneissa täytettiin yli 17 000 työpaikkaa, joihin oli lähetetty yli 220 000 hakemusta. Palvelussa on lähes 3 000 työpaikkaa jatkuvasti avoinna.