Rekrytointi ei ole läpihuutojuttu

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä tehdään lähes tuhat rekrytointia vuodessa. Työhönoton prosesseja on kehitetty. Myönteistä palautetta tulee sekä henkilöstöltä että hakijoilta. Tarvittavat paikat saadaan täytetyksi melko hyvin, 96-prosenttisesti.

− Noin 10−20 paikkaa jää vuodessa täyttymättä, mutta nekin saadaan yleensä täyteen uusintahaulla, sanoo Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin henkilöstöpäällikkö Sanna-Mari Heinonen.

Eri tehtävien haut eroavat toisistaan. Hankalimpia löydettäviä ovat yleensä erikoislääkäri, sosiaalityöntekijä ja puheterapeutti, kun taas toimistotehtäviin hakemuksia tulee sadoittain. Rekrytoinnin työläys tulee hakijoiden paljoudesta.

Kunta-alaa pyritään saamaan houkuttavammaksi työnantajana. Sairaanhoitopiirin rekrytointisivuilla esitetään muun muassa videoita erilaisista ammateista. Opiskelijoiden tekemissä videoissa ammattilaiset kertovat arjen työstään sairaalassa. Sosiaalisen median kanavien, Facebookin ja Instagramin, kautta mainostetaan työpaikkoja ja rakennetaan työnantajakuvaa.

Selkeät prosessit ja kriteeristöt

Kunta-alalla rekrytoinnin prosessit eivät poikkea toisistaan kovin jyrkästi. Eroja tasoittaa valtakunnallinen kuntatyönantajien rekrytointipalvelu Kuntarekry, jonka palveluita myös Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri käyttää.

Tänä vuonna palvelu laajeni henkilöstön osaamistietojen ja kehittämistarpeiden hallintatyökaluksi. Nyt prosessia katsotaan laajemmin ja työyhteisössä saadaan kokonaiskuva henkilöstön kehittämistarpeesta.

Rekrytointi lähtee liikkeelle täyttöluvan saamisesta vapautuneelle toimelle. Rekrytointi-ilmoituksen sairaanhoitopiirin yksiköt tekevät yleensä itse. Siihen on annettu apua ja ohjeistusta. Keskitetty rekrytointi julkaisee kaikki paikat ja hoitaa mahdolliset lehti-ilmoitukset.

Hakuaikana vastataan kyselyihin ja otetaan vastaan hakemukset, luetaan ne ja kutsutaan haastateltaviksi valitut. Joihinkin − lähinnä esimies- ja asiantuntijatehtäviin − kuuluu myös soveltuvuusarviointi. Valintapäätöksen tekoon osallistuu päättävä esimies ja yleensä myös lähiesimies, joka tosin voi olla myös yksi ja sama henkilö.

− Korostamme rekrytointivalmennuksissamme paljon nykyään sitä, että kriteeristöt rekrytoitaviin tehtäviin mietittäisiin huolella etukäteen. Se on hyvin yksikkökohtaista. Yksiköissä kyllä tiedetään, millaista osaamista ollaan hakemassa ja mitä ominaisuuksia tehtävässä tarvitaan, Heinonen sanoo.

Selvät kriteerit helpottavat hakemusten ja haastattelujen arviointia sekä valintapäätöksen perustelua.

Rekrytointivalmennuksiin on tungosta

Rekrytointi ei ole helpoimpia esimiestehtäviä, etenkin, kun moni esimies on tullut asemaansa ilman erityistä rekrytointikoulutusta. Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä on annettu tukea valmennuksella.

− Meillä on pidetty kuuden tunnin valmennuksia, joissa on ollut ulkopuolinen kouluttaja samasta yhteisöstä, joka tekee soveltuvuusarviot. Niissä käydään läpi rekrytoinnin prosesseja, kriteerejä, haastatteluihin valmistautumista, rekrytointi-ilmoitusten kirjoittamista ja kriteerien esilletuontia niissä.

Koulutuksissa myös harjoitellaan haastattelua konkreettisesti, keskustellaan paljon ja saadaan vertaistukea. Koulutuksia on pidetty kuudella pienryhmällä muutaman vuoden aikana. Ryhmät ovat täyttyneet heti niiden tultua tietoon puskaradion kautta.

− Rekrytoiminen luonnollisesti pelottaa, jos siitä ei ole kokemusta. Yleensä, kun hankitaan jokin tekninen laite, määritellään tarkat kriteerit. Sen sijaan ajatellaan, että ihmisiä voi palkata noin vain. Se vaatii kuitenkin ammattitaitoa ja aitoa paneutumista, Heinonen sanoo.

Rekrytointi-ilmoitus luo työnantajakuvaa

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin rekrytointitapoihin on käyty tutustumassa muistakin kuntaorganisaatioista. Sairaanhoitopiirien rekrytointivastaavilla on myös verkosto, jonka kautta hyvät käytännöt leviävät piireissä. Heinonen itse on käynyt myös esittelemässä oman organisaationsa menettelyjä.

− Kun puhun noista asioita, korostan yleensä erityisesti ilmoitusten tekoa. Etteivät ne henkisi byrokraattisuutta. Usein ilmoitus luo kunta-alasta juuri jäykän byrokraattista työnantajavaikutelmaa muun muassa pönöttävällä kielellään. Meillä on mahdollisuus muuttaa tuota kuvaa sellaiseksi, että se puhuttelisi myös tämän päivän nuoria.

Heinonen kertoo käyneensä taannoin läpi suuren joukon kunta-alan työpaikkailmoituksia ja löytäneensä niistä paljon byrokraattisia ilmauksia ja huonoa kieliasua – jopa runsaasti kirjoitusvirheitä.

− Kyseessä on sentään ilmoitus, jolla haetaan työntekijää, joten meidän pitäisi kiinnittää siihen enemmän huomiota ja inhimillistää sitä.

Palautetta hankitaan aktiivisesti

Kuntaorganisaatiossa rekrytoinnin tuloksesta on ilmoitettava kaikille hakeneille. Tuo tieto merkitsee monelle paljon, sillä yksityissektorilla sitä ei juuri saada.

− Se on tärkeä osa rekrytointiprosessia ja vaikuttaa voimakkaasti työnantajaimagoon. Meillä tiedotetaan samaan tapaan myös kesätyöpaikoista, mitä ei monessa organisaatiossa tehdä.

Ilmoittamisista saatava palaute kertoo, että nuoret työnhakijat arvostavat palautetta suunnattomasti.

Palautteen saaminen rekrytointiprosessista ei kuitenkaan rajoitu vain spontaaniin palautteeseen. Samassa viestissä, jossa hakijalle lähtee tieto siitä, ettei valinta nyt osunut häneen, menee myös linkki kyselylomakkeeseen. Siinä vastaajalta kysytään, millainen rekrytointiprosessi hänestä oli, ja saiko hän riittävästi tietoa prosessin etenemisestä ynnä muuta.

− Kyselyyn tulee hyvin paljon vastauksia, mikä kertoo siitä, miten tärkeä asia työnhaku on ihmiselle. He kirjoittavat vastauksissaan paljon myös avoimiin kysymyksiin.

Heinonen lähettää kaikille esimiehille palautteet tiedoksi yksilöivät tiedot poistettuaan.

− On hienoa, että esimiehet ovat ottaneet onkeensa siitä, ja on yleisesti ryhdytty miettimään, miten parantaa omaa rekrytointiprosessia, Heinonen sanoo.

Yksi selkeä palautteen osoittama kehityskohde on tiedottaminen rekrytoinnin välivaiheissa.

− Nyt olemme lisänneet väliaikaviestintää, mikä alkaa näkyä jo palautteissa kritiikin vähentymisenä ja positiivisen palautteen kasvuna.