Muutoksessa tarvitaan tahtoa

Etelä-Savon sairaanhoitopiiri muuttui Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymäksi eli Essote-kuntayhtymäksi viime vuoden maaliskuun alussa. Suurin osa jäsenkuntien sosiaali- ja terveyspalveluista integroitiin osaksi Essoten toimintaa tämän vuoden alusta lukien.

Yksi seitsemästä Essoteen liittyneistä kunnista on Mäntyharju. Talousjohtaja Tuomo Penttinen kertoo viime vuoden kuluneenkin pitkälti uudistuksen suunnittelussa ja toteutuksessa.

– Työmäärä on ollut valtava, mutta siitä on selvitty. Tärkeintä on ollut avoin ilmapiiri ja tahto luoda uusi ja toimiva malli, hän toteaa.

Kunnan työntekijöistä Essoten palvelukseen siirtyi 187 ja kuntaan jäi 215 työntekijää. Valmistelu siirtoa varten aloitettiin vajaa vuosi aikaisemmin, mitä Penttinen pitää melko lyhyenä aikana. Kaikkien Essoteen liittyvien kuntien valtuutetut tekivät siirtoon vaaditut päätökset tammikuussa 2016.

Henkilöstö- ja taloushallinto järjestettiin uudelleen

Vaikka ennakoivaa työtä oli tehty jonkin verran ja valmistelevat ryhmät olivat kokoontuneet jo aiemmin, loppuvuodelle kasaantui aika paljon tehtävää. Henkilöstöään luovuttavalle kunnalle suurin työmäärä syntyi siitä, että henkilöstö- ja taloushallinto järjestettiin uudelleen.

– Tavoitteena oli, että palkkojen maksuun ei tulisi viiveitä ja etteivät asiakkaat joutuisi kärsimään, Penttinen selventää.

Esimiehet nimitettiin tehtäviinsä vuoden 2016 lopulla. He tekivät ennen vuodenvaihdetta osin vanhoja, osin uusia töitään.

– Aikataulullisesti oltiin haasteellisessa tilanteessa, mutta siitä selvittiin ilman suurempia ongelmia.

Siirtymävaiheen työhön sisältyi valtava määrä ohjelmiston läpikäyntejä. Osa kuntien käyttämistä ohjelmista oli samoja, mutta esimerkiksi palkkojen siirto uuteen, yhteiseen järjestelmään on ollut iso urakka.

– Kaikilta osin systeemi ei ollut ihan selvä. Paljon jouduttiin matkan varrella varmistamaan ja kyselemään ohjeita. Valmista kuitenkin tuli ajoissa.

Ylimääräisiä resursseja siirtymisvaiheen töihin ei ollut, joten henkilökunta teki varsinkin vuoden vaihteessa paljon ylitöitä.

– Pienen kunnan etuna on kuitenkin se, että ihmiset tuntevat toisensa ja pitivät kunnia-asiana sitä, että asiat tulevat hoidettua oikein, ettei tehdä vääriä palkkakirjauksia ja että kaikki saavat palkkansa.

– Suuria murheita ei tullutkaan ja kaikki hoitui suunnitellusti.

Avointa tiedottamista

Penttinen toteaa kuntayhtymään siirtymisen olleen hyvää harjoitusta tulevaa sote-ja maakuntahallintouudistusta varten.

– Matkan varrella on opittu paljon asioita, joita tulevissa muutoksissa voidaan hyödyntää.

Henkilökuntaa on siirtymäaikana informoitu meneillään olevista ja tulevista muutoksista mahdollisimman hyvin. Yt-toiminta oli aktiivista ja luottamushenkilöitä pidettiin jatkuvasti ajan tasalla.

– Pidimme säännöllisiä kokouksia kuukausittain. Niissä oli myös mahdollisuus keskustella muutoksen aiheuttamista seurauksista ja työtehtävien muuttumisesta.

Myös Essoten toimialojen johtajat kiersivät kunnissa säännöllisin väliajoin tiedottamassa tilanteesta. Niiden lisäksi muutoksesta tiedotettiin myös sähköisessä lehdessä.

Sopeuttamista monella taholla

Mäntyharjun kunnasta uuteen kuntayhtymään siirtyivät ne työntekijät, joiden työtehtävistä yli puolet kuuluu sote-alueelle. Huomio kiinnittyy helposti kuntayhtymään siirtyviin työntekijöihin. Kuntaan jää kuitenkin myös paljon sellaista henkilökuntaa, joita muutos koskee, mutta joiden työnantaja ei muutu. Näitä ovat esimerkiksi keittiöhenkilökunta, vahtimestarit ja koulukuraattori.

– Heidän kanssaan on käyty läpi, mitä uudistus merkitsee heidän työnkuvansa kannalta. Osalla heistä työ muuttui myyntipalveluksi. Esimerkiksi ruokapalveluja myydään nykyään ulkopuoliselle toimijalle, mikä edellyttää uudenlaista kokonaissuunnittelua, hinnoittelua ja laadunvalvontaa.

– Myös esimiestyön luonne muuttuu, kun kunkin asiakkaan kanssa tehdään erilliset sopimukset, Penttinen muistuttaa.

Näihin muutoksiin herättiin Penttisen mukaan vasta loppuvuodesta, mikä lisäsi prosessissa kiireen tuntua.

– Jälkiviisaana voisi todeta, että yksiköiden esimiehet kannattaa olla selvillä riittävän ajoissa, jotta he pääsisivät mukaan jo suunnitteluvaiheeseen.

Muutos kannattaa

Vaikka myllerrys Mäntyharjun kunnan osalta onkin ollut iso ja vaatinut paljon ylimääräistä työtä, Penttinen uskoo sen olleen välttämätöntä.

– Uusi kuntayhtymä tarjoaa sote-palvelujen jatkuvaan kustannusten kasvuun ratkaisun. Toisaalta meidän kuntien on yhdistettävä voimamme, jotta voimme taata riittävän sairaanhoidon alueellamme. Vaihtoehtona olisi pahimmassa tapauksessa maakunnan rapautuminen.

Mitään gallupia kuntalaisten joukossa ei kuntayhtymään liittymisestä Mäntyharjulla tehty. Näppituntumalla Penttinen arvioi enemmistön kuntalaisista suhtautuvan positiivisesti uudistukseen. Ensimmäisten parin kuukauden aikana muutos ei ole kuntalaisten elämässä näkynyt.

– Tyytyväisyyttä peilataan useimmiten lääkäripalvelujen saatavuuden kautta. Ne ovat pysyneet ennallaan, Penttinen mainitsee.

Kaikki toimi hyvässä yhteishengessä

Sote-henkilöstöä vastaanottavan Essoten henkilöstöjohtaja Merja Vihanto tuli työhön mukaan huhtikuussa 2016, jolloin valmisteluja henkilöstösiirtoihin oli jo tehty.

– Siirtosopimus oli tehty. Siirtyvät henkilöstömäärät olivat kunnittain tiedossa. Tämä helpotti paljon henkilöstön sijoittamista uuteen organisaatioon.

Esikuviakin oli. Aikaisemmin oli perustettu vastaavia kuntayhtymiä, muun muassa Pohjois-Karjalaan Siunsote ja Etelä-Karjalaan Eksote. Vihannolle henkilöstösiirtoihin ja liikkeen luovutuksiin liittyvät asiat olivat tulleet tutuksi jo aiemmassa työtehtävässä kuntaliitoksien kautta. Iso kiitos prosessin sujuvasta etenemisestä kuuluu Vihannon mukaan henkilöstöryhmälle, johon kuului kuntien, järjestöjen ja sairaanhoitopiirin edustajia.

– Ryhmä toimi hyvin ja asioista puhuttiin avoimesti. Siellä sovittiin aina seuraavat toimenpiteet ja käytiin läpi käytännön asioita.

– Myös järjestöjen kanssa yhteistyö sujui joustavasti. Siirtymäkaudeksi perustettu yhteistyötoimikunta kokoontui kuukausittain, ja homma toimi hyvässä yhteishengessä.

Esimiehillä isoin muutos

Essotessa työskentelee kaikkiaan 3 200 henkilöä. Luvussa ovat mukana sekä Etelä-Savon sairaanhoitopiirissä aikaisemmin työskennelleet että kunnista siirtyneet työntekijät.

– Henkilöstön sijoitussuunnitelman tekeminen teetti paljon työtä ja siihen myös käytettiin aikaa, Vihanto selvittää.

Henkilöstön siirtoa koordinoi käytännössä yksi HR-koordinaattori. Rekrytoinnit liittyivät pääosin esimies- ja päällikkötehtäviin, muilla lähinnä järjesteltiin työtehtäviä uudelleen.

– Työ on ollut pitkälti työsopimusten tarkastamista ja palkkojen yhteensovittamista. On muistettava, että suurimmalla osalla henkilöstöstä varsinainen työ jatkuu kuten ennenkin. Esimerkiksi hoitotyön tehtävät eivät uudistuksessa muuttuneet mihinkään, Vihanto muistuttaa.

– Koordinaattorin työ oli siitä huolimatta iso. Jälkikäteen ajatellen heitä olisi voinut olla useampikin. Henkilöstö vaihtuu muutenkin eläköitymisien, irtisanoutumisien ja muiden liikkuvien takia.

Henkilöstöä pidettiin muutoksen aikana jatkuvasti ajan tasalla. Muutoksiin suhtauduttiin pääasiallisesti myönteisesti.

Työ jatkuu

Helpoksi ei Vihanto muutosvuotta kuvaile, mutta hankalistakin tilanteista on selvitty kuivin jaloin.

– Jos jotakin muuttaisi, niin resursseja olisi voinut olla lisää. Kaikkia asioita ei nyt ehditty tekemään, esimerkiksi työnantajan toimintaohjeiden ja -tapojen laatiminen jäi tämän vuoden puolelle.

Vihanto suosittelee tietyissä kriittisissä toimissa jopa yliresurssointia.

– Esimerkiksi palkanlaskennassa olisi voinut olla varahenkilöitä mahdollisia poissaoloja varten. Meille niitä ei onneksi tullut, mutta varamiehen olemassaolo olisi ollut järkevää kriisihallintaa.

Vihanto antaa kiitosta henkilöstölle, joka on ymmärtänyt muutoksen tarpeellisuuden ja tarvittaessa venynyt. Hän muistuttaa, että muutos tarjoaa myös uusia mahdollisuuksia.

– Aikaisempaa isompi organisaatio tarjoaa uudenlaisia vaihtoehtoja erilaisten tehtävien hakemiseen ja laajempaan työnkiertoon.