Muutoksessa on tunnustettava tunteet

Kokkolassa sote irtaantuu kaupungista jo vuodenvaihteessa maakunnalliseen sote-kuntayhtymään, mikä on laajalti tuntuva muutos. Myös terveyskeskussairaalaa ja sen toimintaa suunnitellaan uusiksi. Tavoite on tiivistää yhteistyötä nykyisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä sekä jouhevoittaa hoitopolkuja.

Samalla kaupungintalolla ollaan siirtymässä uudenlaiseen toimintaympäristöön, kun työntekijöiden omat työhuoneet vaihtuvat monitoimitilaan. Niinpä myös työtapojen on muututtava. Lisäksi sivistystoimessa rakennetaan parhaillaan prosessiorganisaatiota.

Syyskuussa Kuntamarkkinoilla esitelty Kokkolan muutosjohtamisen malli lähtee tarpeesta saada koko henkilöstölle yhteinen näkemys siitä, mihin suuntaan ja miten muutoksessa mennään. Jotta yhteinen näkemys varmistuisi, tarvittiin osaamista muutoksen johtamisessa sekä jatkuvaa viestintää.

– Oikeastaan puhe muutoksesta voi olla harhaanjohtavaakin, sillä kysehän on jatkuvasta kehittämisestä. Toki se tuntuu voimakkaasti muutokselta aina siitä, jota se koskettaa, sanoo Kokkolan kaupungin vs. henkilöstöjohtaja Eija Pienimäki.

Tunnejohtamisen osaamista tarvitaan

– Suomi on ehkä tunnettu hyvästä asiajohtamisesta. Osaamme suunnitella ja laskea, mutta ihmisen kohtaaminen koetaan haastavammaksi, sanoo Pienimäki.

Kun painopistettä siirretään enemmän ihmisten johtamiseen, myös muutosprosessi nopeutuu. Niinpä Kokkolan muutosjohtamisen mallissa korostuu ihmisten valmentava johtaminen ja tunteiden huomioiminen, jota harjoitellaankin jo muutosjohtamiskoulutuksessa.

Muutosprosessissa tunteet noudattavat tiettyä aikajanaa. Prosessin alkuun kuuluu huoli tulevasta ja muutoksen kieltäminen, joka voi ilmetä kiukkuna ja vastustuksena. Näistä tunteista siirrytään muutoksen välttämättömyyden hyväksymisen kautta muutoksen hyväksymiseen, siihen sopeutumiseen ja lopulta uuteen kiinnittymiseen.

– On tärkeää, että esimiehellä olisi valmiudet nähdä, missä vaiheessa kukin muutoksessa on menossa.

Valmentavuutta taas on eteneminen keskustelemalla erilaisista mahdollisuuksista eri tilanteissa.

Esimiehet koulutetaan muutoksen johtamiseen

Kokkolassa aloitettiin keväällä esimiesten kouluttaminen, ja 200 esimiehestä on jo yli sata koulutettu. Esimiesten koulutukseen sisältyy muutosvaiheiden tunnistaminen ja toimiminen niissä esimiehenä sekä omasta jaksamisesta huolehtiminen. Painottuvia asioita ovat myös tunteiden huomioiminen sekä viestinnän ja jatkuvan vuorovaikutuksen tärkeys.

Kokkolassa on pitkään kannustettu systemaattisesti kehittymään esimiehenä, mihin on tarjottu johtamisen erikoisammattitutkintoa. Esimiehistä on jo 70 prosenttia suorittanutkin JET-tutkinnon.

Muutokseen mukaan koulutuksella

Kokkolan lähes 4 000-päisen henkilöstön koulutus on myös parhaillaan menossa.

– Se tapahtuu noin 30 hengen ryhmissä, joissa valmentajana on psykologi. Siinä otetaan esille ylipäätään muutoksia, ei pelkästään työelämää koskevia. Sitä kautta käsitellään muutosprosessia ja siinä nousevia tunteita, Pienimäki kertoo.

Ihmisten oikea-aikainen mukaan ottaminen takaa muutoksen onnistumisen organisaatiossa. Muutoskyky ja -nopeus kasvavat organisaatio- ja yksilötasolla.

Muutoksen tarjoamat mahdollisuudet toteutuvat, kun ihmiset saadaan sitoutettua muutokseen ja siten aidosti muuttamaan omaa toimintaansa.

Osaaminen tuo luottamusta

Muutos tuo helposti henkilöstölle pelkoja siitä, että oma osaaminen ei riitäkään, ja että muutoksen vauhti pudottaa kelkasta. Erityisesti ikääntyvät työntekijät saattavat pelätä tulevaa.

Osaamisen kehittäminen juuri muutostilanteissa tuo varmuutta niin esimiehille kuin työntekijöillekin. Kun muutoksesta tavoitteineen tiedetään enemmän konkreettista, luottava asenne luo työrauhaa. Joskus pelko oman osaamisen riittävyydestä estää jopa tarttumasta toimiin.

Tilanteesta riippumatta lähes aina on havaittavissa jonkin verran muutosvastarintaa.

Terveyskeskuksen ja sairaalan yhdistymisessä henkilöstölle on meneillään oppisopimuksella tapahtuva tuotekehittäjän ammattitutkinto.

– Se kuulostaa kaikkea muuta kuin terveydenhuollon tai kunnan toiminnalta, mutta heistä tulee nimenomaan oman erityisalansa muutosagentteja. Heille on valittu erilaisia prosesseja, joita he lähtevät opinnäytetöinään tekemään. Tässä on oleellista henkilöstön ottaminen mukaan, Pienimäki sanoo.

Muutos on todennäköisesti paljon helpompi hyväksyä, kun tietoa tulee kollegan eikä vain johdon kautta.

– Olen aivan varma, että tätä mallia tullaan käyttämään muuallakin!

Kaikessa mentävä viestintä edellä

Koski muutos mitä tahansa, se saa huhut laukkaamaan villinä. Kun tietoa ei ole, täyttyy tyhjiö luuloilla ja peloilla.

– Asenne, tiedonkulku ja osaaminen kulkevat käsi kädessä ja ovat ratkaisevia tekijöitä muutoksen onnistumiselle. Siitä riippuu, hyväksyykö ihminen sen, mihin on astumassa, vai vastustaako sitä kynsin hampain.

Tiedottamiselle ei ole tehty Kokkolassa mitään erillistä, yhtä rytmiä, vaan se on pikemminkin integroitu muutoksen etenemiseen. Pienimäen mukaan tiedottaminen ei suinkaan saa olla yksisuuntaista informoimista, vaan jokaisella on myös velvollisuus ottaa selvää asioista ja osallistua palavereihin ynnä muihin tilaisuuksiin, joissa asiaa käsitellään.

Esimiesten koulutuksessa korostuu vuorovaikutus sekä se, että mitä henkilökohtaisemmin työntekijä muutosta kokee, sitä enemmän on mentävä kahdenkeskiseen keskusteluun. Kanavan on oltava auki myös henkilöstön suunnasta nouseville tiedontarpeille ja kysymyksille.

Ihmiset omaksuvat muutoksia omaan tahtiinsa persoonallisuutensa ja temperamenttinsakin mukaisesti.

– Olen käyttänyt joskus janan visualisointia. Kehottanut heitä laittamaan itsensä lattialle osoittamalleni janalle siihen kohtaan, missä he kukin mielestään ovat menossa. Silloin kaikille selviää aika konkreettisesti,
mistä on kyse, ettei tulisi turhia konflikteja siksi, että toinen tuntuu hankalalta ja epämiellyttävältä, Pienimäki kertoo.

Organisaatiomuutoksen päivämääräksi on merkitty 1. tammikuuta 2017.

– On kuitenkin tärkeää hyväksyä se, että asiat eivät silloin välttämättä vaikutakaan kovin muuttuneilta. On hyväksyttävä se, että kulttuurinmuutos vie paljon aikaa, tyypillisimmin vuosia, Eija Pienimäki sanoo.