Lasten sairaustietoja ei saa säilyttää

Tietosuojavaltuutettu pyysi KT:n kantaa selvityspyyntöönsä, joka koski erään kunnan työntekijöidensä alaikäisten lasten sairaustietojen keräämistä. Kunta oli kerännyt tilapäistä hoitovapaata pitäneiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden alaikäisten lasten nimet, syntymäajat ja sairausdiagnoosit työnantajan palkkahallinnon rekisteriin.

KT ei ole ollut tietoinen siitä, että kunnissa on kerätty ja säilytetty tilapäisen hoitovapaan myöntämiseen liittyviä työntekijöiden alaikäisten lasten terveydentilatietoja. Kunnista ei ole tullut tätä koskevia yhteydenottoja, eikä KT ole missään vaiheessa ohjeistanut kuntia säilyttämään tällaisia terveydentilatietoja.

Työntekijöiden alaikäisten lasten kuten kaikkien muidenkin terveydentilatiedot ovat henkilötietolain 11 §:n 4) kohdassa tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja. Tällaisia tietoja työnantajalla on oikeus käsitellä lain 12 §:n 1) kohdan perusteella lapsen huoltajan eli työntekijän suostumuksella siinä laajuudessa kuin on tarpeen virka- ja työehtosopimuksen mukaisen palkallisen tilapäisen hoitovapaan myöntämiseksi.

Oikeus tilapäiseen hoitovapaaseen kunta-alalla

Kunta-alan henkilöstön oikeus tilapäiseen hoitovapaaseen perustuu lakiin, mutta vapaan palkallinen aika määräytyy kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan.

KVTES:n 10.1 §:n mukaan tämä vapaa on tarkoitettu ensisijaisesti äkillisesti sairastuneen lapsen hoidon järjestämistä varten. Vasta silloin, kun lapsen hoitoa ei ole mahdollista järjestää muulla tavoin, työntekijä voi itse jäädä hoitamaan lasta.

Saman määräyksen 2 momentin mukaan tilapäisen hoitovapaan ajalta maksetaan palkka enintään kolmelta peräkkäiseltä kalenteripäivältä lapsen sairastumisesta lukien. Palkan maksamisen edellytyksenä on, että molemmat vanhemmat ovat ansiotyössä kodin ulkopuolella tai toisella vanhemmista ei muutoin tosiasiallisen esteen vuoksi (esim. sairaalahoito, kertausharjoitukset) ole mahdollisuutta osallistua lapsen hoitoon, tai kun kysymyksessä on yksinhuoltaja.

Tilapäisen hoitovapaan saamiseksi työntekijän on KVTES:n 10.3 §:n mukaan esitettävä luotettava selvitys vapaan perusteesta sekä tarvittaessa siitä, ettei toinen lapsen vanhemmista käytä tilapäistä hoitovapaata samanaikaisesti. Luotettavaksi selvitykseksi lapsen sairastumisesta katsotaan esimerkiksi terveydenhoitajan antama tai muu työnantajan hyväksymä selvitys.

KT:n kanta

KVTES:ssa ei siis ehdottomasti edellytetä tilapäisen hoitovapaan myöntämiseksi lasta koskevan lääkärintodistuksen esittämistä työnantajalle. Hoitovapaan palkallisen kolmen päivän osuuden saaminen kuitenkin edellyttää 10.3 §:n mukaisten tietojen antamista työnantajalle. Tilanne vastaa KT:n mielestä työntekijälle virka- ja työehtosopimuksen (KVTES V luku 1 §) perusteella myönnettävää viittä päivää pitempää palkallista sairauslomaa.

Työelämän yksityisyydensuojalain 5 §:n mukaan työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja työntekijän suostumuksella ja kun tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi.

Kunta-alalla palkallisen sairausloman edellytyksenä on työntekijän vapaaehtoisesti työnantajalle toimittama hyväksyttävä lääkärintodistus, josta ilmenee sairausloman syy. Jollei työntekijä halua antaa tietoja työnantajalle, sairausloma myönnetään lääkärintodistukseen merkityn työkyvyttömyysajan mukaisesti palkattomana.

Työntekijällä on oikeus saada tilapäistä hoitovapaata erikseen jokaisen äkillisesti sairastuneen lapsensa osalta, eikä vapaan saamiselle ole virka- ja työehtosopimuksessa asetettu mitään ajallisia tai muita enimmäismääriä. KVTES:n 10.3 §:n määräys työnantajalle esitettävästä selvityksestä on tarpeen, jotta työnantaja voi todeta tosiasiallisen ja äkillisen hoidontarpeen olemassaolon kussakin yksittäistapauksessa sekä sen, etteivät lapsen vanhemmat käytä samanaikaisesti oikeuttaan hoitovapaaseen.

Kuntatyönantajalla ei ole tilapäistä hoitovapaata koskeviin KVTES:n määräyksiin perustuvaa tarvetta kerätä ja säilyttää työntekijöiden lasten terveydentilatietoja. KT:n mielestä on riittävää ja suositeltavaa, että esimies ainoastaan tarkastaa työntekijän lapsen sairastumista koskevat, KVTES:ssa edellytetyt henkilötiedot eikä talleta kunnan henkilöstörekistereihin lasta koskevia terveydentilatietoja.

Henkilötietolain 6 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään.

Saman lain 7 §:n mukaan henkilötietoja saa käyttää tai käsitellä vain tavalla,joka sopii yhteen 6 §:ssä tarkoitettujen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Koska lainsäädäntö tai kunta-alan sopimukset eivät edellytä tilapäisen hoitovapaan osalta lasten terveydentilatietojen säilyttämistä, näistä tiedoista muodostettu pysyvä henkilörekisteri on KT:n mielestä vailla hyväksyttävää käyttötarkoitusta ja siten ristiriidassa em. HetiL:n 6 ja 7 §:ien vaatimusten kanssa.