Ennakointiin kannattaa käyttää aikaa

Kuopion kaupungissa on viimeisen kymmenen vuoden aikana toteutettu neljä kuntaliitosta. Ensi vuoden alussa toteutuu jälleen yksi. Muutoksiin sopeutumisessa on auttanut järjestelmällinen henkilöstösuunnittelu ja ennakointi.

Kaupunkiin on viimeisen vuosikymmenen aikana liitetty Vehmersalmi, Karttula, Maaninka ja Nilsiä ja ensi vuonna liitetään Juankoski.

–Henkilöstöhallinnon näkökulmasta kuntaliitokset ovat aina työllistävä prosessi. Vaikka rutiinia on tullutkin, on henkilöstön sijoittuminen mietittävä aina kunta kerrallaan, henkilöstöjohtaja Markku Mattila sanoo.

Kuntaliitoksissa valmistelu painottuu henkilöstön siirtoon, tietojärjestelmien yhdenmukaistamiseen, talous- ja palkkahallinnon järjestämiseen, omaisuuden siirtoon liittyviin tehtäviin ja muihin käytännön asioihin, jotka on pakko järjestää. 

–Tässä mylläkässä tahtoo unohtua pääasia eli miten asiakaspalvelut järjestetään ja tuotetaan uudessa isommassa kunnassa, mikä on palvelurakenne, toimipisteet ja miten palvelut ovat saavutettavissa yhdenvertaisesti. Tähän suunniteluun kannattaa panostaa, Mattila muistuttaa.

Vähiten liitokset näkyvät kouluissa, päiväkodeissa ja terveysasemilla, joissa henkilöstö yleensä säilyy ennallaan. Muutoksia sen sijaan tehdään järjesteltäessä esimies- ja hallinnollisia tehtäviä. Päällekkäisyyksien välttämiseksi vaaditaan hyvää suunnittelua ja tehtäväsisältöjen tarkastelua. Kuopiossa tilanteista on selvitty tunnistamalla mahdolliset päällekkäisyydet etukäteen.

–Henkilöstön vaihtuvuus on vuosittain 250–300. Se antaa jo tietyn joustovaran henkilöstön siirtoihin. Toisaalta henkilöstämme noin 20 prosenttia on määräaikaisia, mikä myös antaa joustoa rekrytointeihin. Kaupungin palveluksessa on tällä hetkellä noin 6 100 ihmistä.

–Meillä on otettu tavaksi laittaa kaikki avoimeksi tulevat paikat sisäiseen hakuun, johon myös tulevan liitoskunnan henkilöstö voi osallistua.

Joskus käy niin, että liittyvästä kunnasta löytyy sopiva tekijä, mutta hänen lähtemisensä jättäisi tulevan liitoskunnan hankalaan tilanteeseen.

–Silloin työt järjestetään joko niin, että paikka täytetään ensin määräaikaisesti, tai sama ihminen hoitaa yhtaikaa molempien kuntien töitä soveltavin osin, Mattila selventää.

Ennakointi ja joustavuus tärkeää

Mattila myöntää kuntaliitosten olevan helpompia isoissa kaupungeissa.

–Muutostilanteessa se helpottaa ihmisten sijoittumista uusiin tehtäviin. Silti tärkeää on ennakointi ja joustavuus, silloin vältytään yllättäviltä ongelmilta ja epäluuloilta.

Työntekijöitä on informoitu järjestämällä koko henkilöstölle tarkoitettuja tilaisuuksia.

–Liitoskuntien työntekijöille kerrotaan kaupungista työnantajana ja mennään ihan nippelitasolle. Ihmisiä kiinnostaa tietenkin, mitä juuri itselle muutoksessa tapahtuu ja olemme pyrkineet vastaamaan mahdollisimman tarkasti, Mattila kertoo.

Jokaisella uudella työntekijällä on vastaanottava esimies, joka perehdyttää uuden ihmisen talon tavoille ja omaan työtehtäväänsä.

Kuopion kaupungin henkilöstömäärä on kuntaliitoksissa kasvanut, mutta toisaalta esimerkiksi atk-, siivous- ja ateriapalveluita on ulkoistettu ja sitä kautta on keskitytty enemmän perustoimintoihin. Muutoksia on luvassa myös tulevassa sote-uudistuksessa. Siinä ollaan toistaiseksi kuuntelevalla kannalla.

–Asioiden ennakointia hankaloittaa se, että toistaiseksi meillä ei ole vastaanottavaa työnantajaa, jonka kanssa voitaisiin keskusteluja käydä. Pitkälle meneviä valmisteluja ei voida tehdä, ja esitetyt kysymykset jäävät monesti vastausta vaille.

Uusi henkilöstöjohtamisen ohjelma tekeillä

Kuopiossa muutosjohtamiseen alettiin kiinnittää järjestelmällisesti huomiota noin viisi vuotta sitten toteutetun palvelualueuudistuksen yhteydessä. Vuonna 2013 kaupungissa otettiin käyttöön Henkilöstöjohtamisella Huipulle -ohjelma, jonka johtavana teemana oli esimiesten henkilöstöjohtamistaitojen parantaminen.

Ohjelmaa toteutettiin siten, että työnantaja määritteli esimiesten osaamisvaatimukset nimenomaan henkilöstöjohtamisessa, jonka jälkeen esimiehet alkoivat järjestelmällisesti kehittää omaa osaamistaan. Jokaiselle esimiehelle laadittiin henkilökohtainen kehityssuunnitelma, jota toteutettiin.

Parhaillaan valmistellaan uutta henkilöstöohjelmaa, jossa Mattilan mukaan perinteistä on vain nimi. Uudessa ohjelmassa on luotu toimintamalli, jossa työyhteisön on itse arvioitava oma tilanteensa säännöllisesti ja sen mukaisesti kehitettävä toimintaa. Uusi toimintamalli on tarkoitus ottaa käyttöön 2017 alussa.

Malli perustuu arviointikyselyyn, jossa jokainen työntekijä arvioi työpaikkansa, esimiehensä ja omaa onnistumistaan henkilöstötyön eri näkökulmista. Sen jälkeen esimiehet ja työntekijät käyvät arviointikeskustelun, jossa haetaan työyhteisön yhteistä näkemystä nykytilanteesta ja peilataan sitä lainsäädännön vaatimuksiin, kaupungin strategiaan ja työsuojelumääräyksiin. Lopputuloksena ovat konkreettiset kehittämistoimenpiteet, joista työyhteisö päättää.

–Jokainen yksikkö tekee tämän vuosittain, jolloin ohjelma uudistaa itse itseään. Sitä kautta ihmiset joutuvat ottamaan eri tavalla vastuuta omasta työstään ja työyhteisöstään ja sitoutumaan itsensä, työyhteisönsä ja toiminnan kehittämiseen. Se merkitsee myös johtamisen kulttuurin muutosta, Mattila sanoo.