Yhteistyö on kaikkien etu

​Noin vuosi sitten käynnistetyn Päijät-Hämeen Kohti hyvinvointiyhtymää -hankkeen tavoitteena oli muuttaa nykyinen Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän perussopimus siten, että uudistettu hyvinvointiyhtymä vastaisi Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista kokonaisuudessaan.

Hankkeessa käytiin läpi alueen eri toimijoiden sosiaali- ja terveystoimen palvelujen toimintaprosesseja ja niihin liittyvää päätöksentekoa. Sen pohjalta suunniteltiin palvelujen uudelleen organisointia ja tehtäväjakoa  ammattiryhmien välillä.

Työhön osallistuivat henkilöstöjohtajat Heinolasta, Hollolasta, Päijät-Hämeen sote-yhtymästä ja Lahden sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöpäällikkö sekä näiden alueiden henkilöstöjärjestöjen edustajia.

– Ajatuksena oli, että jo olemassa olevaa perussopimusta ei olisi tarvinnut purkaa, vaan sitä olisi voitu muuttaa tarpeellisilta osin, ja siten säästää sekä aikaa että rahaa, kertoo henkilöstöryhmän työhön osallistunut Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän henkilöstöjohtaja Monica Hostio.

Työryhmä sai työnsä päätökseen vuoden lopulla. Esitys perussopimuksen muuttamisesta ei saanut kuitenkaan riittävää kannatusta alueiden poliittisessa päätöksenteossa.

– Asiasta käytiin paljon keskustelua. Tiukin vääntö syntyi lopulta siitä, miten päätöksenteko olisi muuttunut. Pienemmät kunnat pelkäsivät, että heidän äänensä ei jatkossa kuuluisi tarpeeksi hyvin, ja esitys kaatui.

Huomio henkilöstöön

Vaikka Päijät-Hämeen sote-uudistus jäi tässä vaiheessa toteutumatta, ei työ mennyt hukkaan.

– Paljon tehtiin sellaista valmistelevaa työtä, josta on hyötyä siinä vaiheessa, kun lopullinen sote-uudistus syntyy. Nyt olemme selvästi aikaisempaa valmiimpia yhteistyöhön, Lahden kaupungin henkilöstöjohtaja Anne-Maj Salmi korostaa.

Henkilöstöasioita valmistelevan alatyöryhmän yksi tärkeimpiä tehtäviä oli muun muassa henkilöstötunnuslukujen läpikäyminen. Työryhmässä pohdittiin myös, miten henkilöstöhallintoa voisi jatkossa uudelleen organisoida ja miten henkilöstömuutoksiin voitaisiin ajoissa valmistautua. Myös HR-prosesseja käytiin tarkasti läpi.

– Kävimme läpi kaikki paikalliset sopimukset ja henkilötietojärjestelmät ja mietimme, miten järjestelmiä voitaisiin yhdistää. Myös erilaiset palkkatasot ja palkitsemisjärjestelmät tunnistettiin.

– Nyt tiedämme, mikä on tilanne alueella ja olemme valmistautuneet tuleviin muutoksiin. Prosessi pakotti miettimään, miten asiat voidaan jatkossa hoitaa tehokkaammin ja silti asiakaslähtöisesti, Hostio ja Salmi korostavat.

Askelmerkit valmiina

Hostiolla on olemassa tulevien tehtävien lista, jota voidaan hyödyntää tulevan sote-ratkaisun täytäntöönpanossa.

– Yksi tärkeimpiä tehtäviä on varmistaa esimiesten valmiudet muutosjohtamiseen.

Tätä helpottaa jo aiemmin alkanut yhteistyö ja avoin keskustelu.Yhteistoimintaprosessissa huomioitavia asioita listattiin useitakin. Henkilöstölle on osattava vastata, mitä muutos konkreettisesti merkitsee ja miksi muutos on tarpeen. Myös se, mikä omassa työssä muuttuu, on tehtävä ihmisille selväksi.

– Päätimme myös kutsua prosessia yhteistoimintaprosessiksi yt-prosessin sijaan, Hostio täsmentää.

Myös selkeän viestintäsuunnitelman laatiminen on tärkeää. Muutosten kuvaaminen eri viestintäkanavissa tuo asiat lähemmäksi ihmisiä ja säännöllinen viestintä vähentää epätietoisuutta ja -varmuutta.

Henkilöstötyöryhmä tarkasteli myös erilaisia vaihtoehtoja palveluiden tuottamiseksi. Esimerkiksi rekrytointien toteuttamiseksi tunnistettiin erilaisia toimintatapoja. Yksi vaihtoehto voisi olla rekrytointien keskittäminen, mikä vapauttaisi esimiehiltä aikaa muuhun tekemiseen.

– Rekrytointi vie nykyään ison osan työajasta, sillä pelkästään Lahdessa oli viime vuonna lyhytaikaisia sijaisuuksia yli 14 000, Salmi kertoo.

Jatkossa esimies antaisi vain toimeksiannon, ja sijaisten rekrytointi tapahtuisi koordinoidusti alueen yhteisenä toimintona työsopimuksen tekoa myöten.

Yhteistyötä yli kuntarajojen

Hostio ja Salmi korostavat, että hallinnollisissa päätöksenteossa painopiste on asiakkaassa. Palvelut pyritään rakentamaan siten, että asiakkaiden asioiminen helpottuu ja että palveluja voidaan tuottaa yli kuntarajojen.

Hostio ja Salmi uskovat henkilöstöjohtajien yhteistyön jatkossa entisestään lisääntyvän ja muistuttavat verkostomaisella toimintamallilla olevan jo pitkät perinteet Lahden seudulla.

– Lahti ja Nastola yhdistyivät tämän vuoden alussa. Sitä valmisteltaessa, ja jo aiemmin kuuden kunnan yhdistymisselvityksen yhteydessä käytiin läpi hyvin samankaltaisia asioita, Salmi mainitsee.

Yhteistyötä on tehty myös yli kuntarajojen, ja tietoisuus muiden käytännöistä helpottaa päivittäisiä tekemisiä.

– Emme tee tätä työtä yksin, vaan eri kaupunkien ja kuntien henkilöstöihmisiin ollaan yhteydessä lähes päivittäin, Hostio mainitsee.

Hostio ja Salmi myös muistuttavat, että Lahden alueella toimii jo nyt seudullisia yhtiöitä, jotka tuottavat työterveys-, talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja. Niiden kautta on yhteisen tekemisen malli tullut jo tutuksi. Tulevaisuudessa yhteistyötä tehdään nykyistä enemmän ja palveluja yhdistetään valtakunnan tasolla.