Kehittyvä kirjasto ei kuole

Vantaan kirjastopalveluissa on koettu suuria muutoksia vuoden 2012 jälkeen. Aiemman aluekirjastomallin on korvannut prosessijohtamisen malli, mikä on uudistanut myös toimintatapoja ja -kulttuuria. Vantaalla on kehitetty luovia tapoja tehostaa toimintaa laadusta tinkimättä.

– Koko toimintamme idea on, että laatu paranee ja asiakasprosessi muuttuu verkkokauppamaisemmaksi, Vantaan kirjastopalveluiden kehittämispäällikkö Ritva Nyberg kertoo.

Vantaalla digitaaliset palvelut nähdään mahdollisuutena, joka vapauttaa resursseja tärkeämpiin, kirjastoalan ammattilaisten osaamista vaativiin töihin. Palveluiden automatisointi itsepalveluiksi ja e-palveluiksi mahdollistaa henkilöstön keskittymisen esimerkiksi erilaisiin opastustehtäviin, lukemisen edistämiseen ja kirjallisuusterapiaan.

Tuunausta, osallistamista ja omatoimikirjastoja

Ensimmäinen iso Vantaan kirjastoissa toteutettu muutos tehtiin Hakunilan kirjastossa. Rauhattomana pidetyllä alueella aloitettiin kirjaston ”tuunaushanke”, jossa osallistettiin paikallisia nuoria ja asukkaita. He pääsivät rakentamaan kirjastoa uudelleen kierrätysperiaatteella. Hankkeen myötä koko alue rauhoittui ja sen yhteisöllisyys voimistui.

Seuraavaksi uudistettiin Pähkinärinteen kirjasto yhdistämällä nuorisotilat ja kirjasto. Samalla yhdistyivät toiminta- ja työkulttuurit.

– Sillä alueella nuorisotilaa oltiin lakkauttamassa, mutta tämän uudistuksen myötä kaikki voittivat, Nyberg kertoo.

Kolmas iso muutos kohdistui Pointin kirjastoon Kartanonkoskelle, jossa avattiin vuoden 2014 alussa ensimmäinen Vantaan omatoimikirjasto. Käytännössä omatoimikirjastossa saa palvelua kuten ennenkin, mutta kirjastoon pääsee kirjastokortilla myös iltaisin ja viikonloppuisin eli silloin, kun henkilökuntaa ei ole paikalla.

Kokemukset omatoimikirjastosta ovat toistaiseksi olleet pelkästään positiivisia.

– Puolentoista vuoden aikana ei ole tapahtunut yhtään vahingontekoa, ja jo ensimmäisen kuukauden aikana kävijämäärä kaksinkertaistui, Nyberg kertoo.

Kävijämäärän tuplaantuminen ei selittynyt pelkästään laajemmalla aukiololla. Nyberg uskoo, että muutoksen myötä ihmiset kokevat kirjaston enemmän omaksi tilakseen ja käyvät siellä useammin.

Muutokset mukailevat Lean-filosofiaa

Vantaalla huomattiin muutostyön tiimellyksessä, että kaikki uudistukset noudattivat itse asiassa niin kutsuttua Lean-johtamisfilosofiaa. Leanissä pyritään poistamaan turhia, tuottamattomia toimintoja ja siten parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja laatua sekä pienentämään kustannuksia. Myös tilojen tehokkaampi hyödyntäminen ja toimintojen yhdistely sopivat kyseiseen filosofiaan.

– Yksi Leanin ajatus on, että oikeiden ihmisten pitää olla oikeilla paikoilla. Vantaalla ei irtisanota, mutta kun vakansseja vapautuu, mietitään uudelleen miten työtä voisi järjestellä, Nyberg kertoo.

Vantaalla aloitettiin hiljattain aineiston niin sanottu kellutus. Kellutuksen myötä kuormat ja logistiikkatyö vähenevät, kun aineisto jää siihen kirjastoon, mihin se palautetaan. Vielä on liian aikaista sanoa, miten kellutus pitkällä aikavälillä onnistuu, mutta Nyberg on toiveikas kokeilun suhteen.

– Vantaan kokeileva kulttuuri on antanut mahdollisuuden uusille kokeiluille. Aikaisemmin ehkä olikin niin, ettei ollut tarvetta muutoksiin. Nyt on tarve ja tilaus. Mitä enemmän kehitetään yhteistoimintaa myös kaupungin muiden toimijoiden kanssa, sitä enemmän tulee tuottavuutta, Nyberg sanoo.

Hän kiittelee kaupungin valtuustolta, hallitukselta ja sivistystoimen johtajalta saatua tukea, joka on rohkaissut eteenpäin. Kaikkia kokeiluja ei ole voitu toteuttaa esimerkiksi paloturvallisuusmääräysten vuoksi, mutta näistäkin ideoista on opittu.

Lupaavia tuloksia muutaman vuoden aikana tehdyistä uudistuksista on jo tullut. Kun verrataan vuotta 2014 vuoteen 2013, Vantaan kaupunginkirjaston tuottavuus nousi 5,4 prosenttia, kävijämäärä 8,7 prosenttia ja lainausten määrä yli 2 prosenttia.

Henkilöstö mukaan muutostyöhön

Nopeasti toteutetuissa muutoksissa on vaarana, että henkilöstö kokee jäävänsä ulkopuolelle. Muutos voi myös herättää erilaisia pelkoja työntekijöissä heidän oman työnsä puolesta. Nyberg pitää erittäin tärkeänä, että muutoksista puhutaan henkilöstön kanssa, ja että heidän huoliaan kuunnellaan.

Henkilökunnalle suunnatun tiedottamisen ja yleiskokousten ohella Nyberg on kiertänyt kaikissa Vantaan kirjastoissa kertomassa tulevista uudistuksista.

– Pitää muistuttaa ihmisiä, että meillä menee ihan hyvin, mutta sen eteen pitää tehdä kokoajan töitä, Nyberg sanoo. Myös johtoryhmässä on panostettu siihen, etteivät ihmiset kokisi jäävänsä kelkasta.

Henkilökuntaa on kannustettu osallistumaan uusien ideoiden aivoriiheen. Tulevaisuudessa Nyberg toivoo runsaampaa ideointia myös kirjaston asiakkailta.

Vantaalla kirjastopalveluiden kehittäminen ja uudistustyö jatkuvat. Tulevaisuus näyttää muutosten tuulien myötä valoisalta.

– Itse ainakin lähden siitä, että kyse ei ole mistään kirjastoammattien kuolemasta, vaan siitä, että muututaan, Nyberg toteaa.