Kuntien keskinäinen vertailu helpottuu, hyvät käytännöt leviävät ja siten myös kehittäminen yleensä käy helpommaksi. Tämä kaikki tapahtuu, kun keväällä lanseerattu sähköinen henkilöstöraportoinnin vertailutietopankki saa lisää käyttäjiä.

Sähköinen palvelu alkaa syksyä kohden saada lisää käyttäjiä. Tunnuksensa on pyytänyt jo yli 100 kuntaa ja kuntayhtymää. Monilla prosessi on kuitenkin vielä kesken, sillä vasta vajaan 40 kunnan tiedot on tallennettu viime vuodelta kokonaan.

– Vertailtavuus ei ole vielä kovin kattava, toteaa työelämän kehittämisen asiantuntija Merja Rusanen KT Kuntatyönantajista. Hän toivoo, että kunnat täyttävät tietonsa pian, että järjestelmän hyödyt saadaan kaikkien käyttöön.

Kuntia tarvitaan vielä paljon lisää palvelun aktiivisiksi käyttäjiksi, sillä mitä useamman kunnan tiedot järjestelmään saadaan, sitä hyödyllisempää vertailutietoa järjestelmä tuottaa.

Sähköiseen henkilöstöraportoinnin vertailutietopankkiin viedään vuosittain kuntien henkilöstötilinpäätöksen tiedot. Yhteismitallisesti kerättävät tunnusluvut kertovat henkilöstömäärästä, henkilöstörakenteesta, työpanoksesta ja työvoimakustannuksista.

Palvelu auttaa suunnittelua ja kehittämistä

Henkilöstöraportti on tarkoitettu sekä työyhteisöjen, johdon että poliittisten päättäjien käyttöön. Henkilöstövoimavaroja kuvaavia tunnuslukuja hyödynnetään muun muassa resurssien arvioinnissa, henkilöstösuunnittelussa, toimintojen kehittämisessä ja toiminnan johtamisessa.

Tiedot helpottavat myös arviointia ja suunnittelua kuntarakenteiden uudistamisessa ja kuntien yhteistyössä. Samoin ne auttavat myös itse tuotettujen ja ostettujen palveluiden vertailussa.

Vertailutietopankin rakenne noudattaa kunta-alan henkilöstöraporttisuositusta vuodelta 2013.

Raportteja on kahdenlaisia; perus- ja vertailuraportti. Perusraportista saa kunnan omien tietojen lisäksi valtakunnan tason tiedot – myös graafisina kuvina. Vertailuraportissa kunta voi valita vastaavia tietoja henkilöstöltään erikokoisista kunnista tai maakunnan mukaan.

Kuntien johtajat ja esimiehet käyvät raportin tulokset läpi omassa työyhteisössään keskustellen sekä sopivat mahdollisista kehittämistoimenpiteistä. Myös henkilöstön edustajat osallistuvat tulosten käsittelyyn ja kehittämisehdotusten laadintaan.

Kehittämistoimien osiossa kunta voi kuvailla, mitä erilaisia kehittämishankkeita, toimia tai hyviä käytäntöjä kuluvana vuonna on tehty. Jatkossa näistä toimenpiteistä tehdään kooste, josta hyviä käytäntöjä on helppo lainata kuntien välillä.

Ensimmäiset kokemukset rohkaisevia

Saadut kokemukset ovat olleet pääasiassa rohkaisevia. Esimerkiksi Pietarsaaren kaupungilla on ollut haastetta sosiaali- ja terveydenhuollon osalta, koska kaupunki huolehtii myös naapurikuntien vanhushuollosta.

– Sen alueen luvut eivät siis ehkä ole täysin vertailtavissa, mikä on luonnollisesti otettava huomioon, sanoo Pietarsaaren kaupungin työsuojelupäällikkö Birgitta Blomqvist.

– Vaikka suoraa vertailua kuntien välillä ei voisikaan tehdä, voi kuitenkin vaikka ”kilauttaa kaverille” ja kysyä esimerkiksi, mitä he ovat tehneet, kun sairauspoissaolot ovat laskeneet noin paljon, sanoo Juvan perusturvajohtaja Satu Auvinen.

Hänestä paras hyöty järjestelmästä tulee silloin, kun vuosittaisia kirjauksia tarkastellessa voi nähdä jonkinlaisen kehityskaaren; miten toimet ovat vaikuttaneet, ja mikä on sattumaa.

Järjestelmää on helppo käyttää

Tietopankkiin pääsee pyytämällä tunnuksen KT:lta. Jokaisella kunnalla tai kuntayhtymällä on yksi työnantajan valtuuttama vastuuhenkilö, joka tallentaa tunnusluvut. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja tarjoaa selkeät ohjeet tunnuslukujen laskemiseen. Näin tiedoista saadaan yhdenmukaisia ja vertailukelpoisia.

– Henkilöstöraportin tiedot voidaan siirtää järjestelmään helposti. Pieni ongelma voi tulla, jos kunnan palkkaohjelman tiedot eivät ole aivan suoraan verrannolliset vaan niitä täytyy laskea uudelleen, sanoo Birgitta Blomqvist. Pietarsaaressa joitakin tunnuslukuja onkin jouduttu laskemaan uudelleen.

Blomqvist tulosti raportin verratakseen Pietarsaaren arvoja kuntien keskiarvoihin. Joidenkin kuntien tunnuslukujen merkinnässä ilmeni pientä horjuvuutta, mikä voi estää vertailun. Onkin tärkeää, että järjestelmän antamia ohjeita tunnuslukujen merkinnästä seurataan tarkasti.

– Meillä Juvalla luvut oli helppo viedä järjestelmään, sillä olemme tehneet jo vuosien 2013 ja 2014 henkilöstötilinpäätökset KT:n uuden suosituksen mukaisesti, sanoo Satu Auvinen.

Hänestä olisi hyvä tietoa kerättäessä laskea vuosittaiset sairauspoissaolojen kustannukset tai varhe-maksut suhteessa kunnan vuosittaiseen pakkasummaan. Vuosien tietojen keräämisen jälkeen kehityskaari olisi nähtävissä.

Vertailutietopankkia kehitetään edelleen käyttäjiltä saatujen kommenttien ja kehittämisehdotusten perusteella.

Kuinka ottaa käyttöön vertailutietopankki?

• Kunnan/kuntayhtymän tulisi nimetä vastuuhenkilö, joka tallentaa tunnusluvut tietopankkiin.
• Ohjelman käyttö vaatii käyttäjätunnuksia. Vastuuhenkilö voi tilata tunnukset KT:sta sähköpostitse merja.rusanen@kt.fi
• Tietopankissa kuntatyönantaja voi tarkastella omia henkilöstöraportoinnin tunnuslukujaan. Omista tiedoistaan voi tulostaa raportin.
• Omia tunnuslukujaan voi verrata muiden kuntien vastaaviin tietoihin. Ohjelman raportointiosiossa voi valita vertailukunnat tai -kuntayhtymät erilaisin kriteerein (henkilöstömäärän, asukasluvun tai maakunnan)
• Tietopankki on helppokäyttöinen. Tietojen tallennusohjeet ja tietoa, miten tunnusluku lasketaan ja mitä sen pitää sisältää, löytyvät ohjelmasta.
• Tallentaessa tulee olla tarkkana missä muodossa lukuja kysytään; esim. terveysperusteisissa poissaoloissa pitää laskea suhdeluku valmiiksi (keskimäärin kalenteripäivää/henkilötyövuosi)
• Henkilöstöraportoinnin tunnuslukuja koskeviin kysymyksiin vastaavat tutkimuspäällikkö Mika Juutinen ja johtava työmarkkinatutkija Anne Hotti.