Digitalisaatio muuttaa työtä

Kuntatyön tarve ei katoa mihinkään, kehittämispäällikkö Terttu Pakarinen muistuttaa heti alkuun.

– En usko, että henkilöstömäärä juurikaan kutistuu, mutta tehtävät muuttuvat.

Hän viittaa Tekesin tutkimukseen, jonka mukaan yhteiskunnassa on meneillään hiljainen vallankumous osan työtehtävistä siirtyessä digitaalisiksi palveluiksi. Monessa kunnassa ihmiset hoitavat ajanvaraukset ja kirjastolainat sähköisesti. Pakarisen mukaan vaikeinta on digitalisoida hoivaa ja hoitoa, luovia töitä ja ongelmanratkaisua vaativia töitä.

Sen sijaan vastaanottotehtävät ja osa tukitehtävistä häviää, kun asiointi esimerkiksi terveyskeskuksissa sähköistyy. Potilaiden hoidossakin turvaudutaan entistä enemmän robottien apuun ja etäyhteyden avulla tuotettuihin palveluihin.

– Samalla saamme enemmän käsiä ja aivoja sinne, missä niistä tarvitaan.

Tehtävien muuttuessa Pakarinen soisi myös säännösten muuttuvan. Henkilöstömitoituksia pitäisi hänestä muuttaa siten, että palvelua ja sen käyttäjää ajatellen sallittaisiin järkevä henkilöstörakenne ja mahdollisuus hyödyntää henkilöstön osaamista.

Asiantuntijatyöstä vuorovaikutteisempaa

Digitalisaation myötä jäljelle jäävissä työtehtävissä vaaditaan tavalla tai toisella asiantuntemusta.

– Yhteistyökumppanien kanssa toimimisesta verkossa tulee entistä keskeisempi osa työtä. Esimerkiksi lääkärit konsultoivat keskenään paitsi valtakunnallisesti myös kansainvälisesti.

– Ratkaisuja ei tehdä enää yhden asiantuntijan tiedon varassa, vaan kokonaisen asiantuntijaverkoston avulla. Nämä ovat uusia työyhteisöjä. Pakarinen huomauttaa, että sairaanhoidon lisäksi muutos koskee kaikkea asiantuntijatyötä.

– Kumppaneita haetaan muista kunnista ja yksityiseltä sektorilta sekä kotimaasta että muualta. Ongelman ratkaisuun voi osallistua iso asiantuntijatiimi.

Koska tietoa on entistä helpommin saatavilla, se jouduttaa oppimista ja voi lisätä myös hyvinvointia. Ihmiset voivat jakaa kokemuksiaan erilaisissa yhteisöissä.

– Netistä saa tietoa kovan luokan asiantuntijoilta, huippuyliopistojen professorien luentoja myöten. Osaaminen ja oppiminen kiihtyvät, Pakarinen ennustaa.

Tiedon siilaajia tarvitaan

Samalla kun tiedon määrä kasvaa, sen hahmottamisesta tulee entistä vaikeampaa. Pakarisen mukaan oleellisen tiedon eli big datan hakemisesta ja yhdistämisestä pitäisi tulla osa työtä.

– Päätöksentekoon tarvitaan tulkittua ja analysoitua tietoa, ja sen etsimiseen menee aikaa. Tähän saattaa syntyä uusi ammattikunta.

Oleellista, suodatettua, tietoa käytetään muutosten ennakointiin ja päätösten valmisteluun. Pakarinen ottaa esimerkiksi kunnan talous- ja henkilöstöjohtajan yhteistyön.

– Pelkkiä talouslukuja tai vaihtoehtoisesti henkilöstön hyvinvointikyselyjä ja sairauspoissaoloja seuraamalla ei saada kokonaiskuvaa tilanteesta. Kun näitä tietoja tutkitaan yhdessä, voidaan keksiä keinot, joilla henkilöstö voi paremmin ja talous kohenee.

Vertailutiedon sähköinen tarjonta mahdollistaa paremman vertailun valtakunnallisiin keskiarvoihin sekä samankokoisiin ja samanrakenteisiin kuntiin.

Yhteiskunta muuttuu yhä vuorovaikutteisemmaksi. Sosiaalinen media tulee nykyistä tiukemmin osaksi kunnan toimintoja. Kuntalaiset antavat palautteen saman tien Facebookissa ja Twitterissä. Pakarinen painottaa, että kunnan pitää osata vastata palautteeseen ja kyetä reagoimaan siihen ja jopa ennakoimaan sitä.

Henkilöstöjohtamisen perusta muuttuu

Muutos lisää jokaisen vastuuta omasta työstään ja osaamisen ylläpitämisestä. Tämä muuttaa myös johtamista.

– Yhteistä tehtävää suorittavat henkilöt voivat tehdä työtä virtuaalisesti eri paikoissa ja eri aikoina. Tällöin tiimiä on johdettava tavoitteilla, ja huomio pitää kiinnittää tuloksiin, ei itse työn tekemiseen, Pakarinen sanoo.

Palkitseminen painottuu tulospalkkioihin ja työn sisällön kannustavuuteen.

Henkilöstövalinnoissa huomioidaan entistä enemmän hakijan itseohjautuvuus, sisäinen motivaatio sekä kyky toimia verkostoissa ja erilaisissa yhteisöissä.

– Henkilöstöltä kerättävän palautteenkin pitää tulla nykyistä nopeammin, Pakarinen huomauttaa.

Vastaisuudessa raskaiden henkilöstökyselyjen sijaan tehdään entistä useammin esimerkiksi nopeita ilmapiiriä kuvaavia mittauksia. Ne on helppo tehdä sähköisesti, jolloin voidaan seurata, mihin suuntaan henkilöstön hyvinvointi kehittyy.

Markkinoinnin ja henkilöstöhallinnon arvioidaan joissakin skenaarioissa siirtyvän merkittävässä määrin verkkoon. Puhutaan e-HR:stä. Pakarinen toteaa, että henkilöstön rekrytointi tehdään jo verkossa, ja uusien työntekijöiden perehdyttäminen tehtäviinsä hoidetaan sähköisesti. Myös verkko-oppiminen lisääntyy.

Yksilöllisempiä palveluja

Digitaalisuus mahdollistaa yksilöllisemmät palvelut. Ne voidaan räätälöidä esimerkiksi eri sukupolvien mukaan. Pakarinen toteaa, että jo nyt voitaisiin tarjota oppilaille monipuolisempia keinoja oppimiseen. Yhdelle sopii etäopiskeluja, toinen oppii parhaiten ryhmässä ja kolmas perinteisessä luokassa.

Sama pätee muuhunkin. Yhdelle vanhukselle riittää terveydenhoitajan viikoittainen vierailu, kunhan sitä täydennetään eri ammattilaisten virtuaaliohjauksella. Toinen tarvitsee hoitajaa monta kertaa päivässä.

– Kun kuntalaisen tarpeet huomioidaan oikein, henkilöstövoimavarat voidaan jakaa nykyistä viisaammin ja tarkemmin.

Työtilat ja -ajat muuttuvat

Tietotyön kasvaessa etätyöstä tulee tavallisempaa. Pakarisen mukaan nykyisenkaltaisia työtiloja ei tarvita ainakaan nykymäärin. Työtä tehdään kunnan toimitiloissa, hubeissa ja kotona.

– Myös kuntalaisen käyttämät tilat muuttuvat. On jo kirjastoja, jotka ovat auki 24/7. Kirjastoihin voi siirtyä muita palveluja.Tämä muuttaa kirjastohenkilökunnan työnkuvaa.

Vaikka kunta voi vastaisuudessa säästää tiloissakin, suuri osa kunnan palveluista on aikaan ja paikkaan sidottua.

– Palveluja pitää voida tarjota nykyistä laajemmalla aikajanalla. Se ei tarkoita yksittäisten työntekijöiden työtaakan lisäämistä, vaan joustavampia työaikoja ja työaikajärjestelyjä, Pakarinen sanoo.

– Kun sähköiset palvelut ovat osa koko palvelutoimintaa, on henkilöstövoimavarojen käyttö ennakoitava entistä tarkemmin.