Liikkeen luovutus vaatii hyvää valmistelua

Vihdin, Karkkilan ja Nummi-Pusulan perusturvakuntayhtymä Karviainen aloitti 2009. Jo valmisteluvaiheessa huomattiin, että uusi kuntayhtymä tarvitsee hallinnon tukipalveluita. Niinpä päädyttiin perustamaan samanaikaisesti liikelaitoskuntayhtymä Puhti, joka tuotti palveluja myös peruskunnille.

Jos kuntayhtymät perustettaisiin nyt, muutos valmisteltaisiin eri tavoin.

– Muutos kannattaa tehdä omistajavetoisesti. Olisi viisasta nimetä heti valmistelun alussa uuden kuntayhtymän tai liikelaitoksen johtaja vetämään hanketta, Vihdin hallintojohtaja Noora Nordberg sanoo.

Kun hankkeiden vetäjää ei ollut nimetty riittävän ajoissa, valmisteluun meni enemmän aikaa kuin arvioitiin. Kukaan ei valvonut, että määräaikoja noudatetaan tai että uusi organisaatio vastaa asetettuja tavoitteita. Puhdin vastuuhenkilö, kuntayhtymän johtaja aloitti vasta syksyllä, Nordbergin mukaan liian myöhään.

– Hankkeen "omistajalla" on oma intressinsä saada liikkeen luovutus ajoissa kuntoon ja uusi organisaatio sellaiseksi, että se toimii. "Omistaja" jämäköittää valmistelua.

Päätöksissä pitäisi pysyä

Nordberg tuli mukaan liikelaitoskuntayhtymän valmisteluun syksyllä 2008. Työryhmät oli perustettu jo toukokuussa, ja Nordberg ryhtyi vetämään Vihdin kunnan palkkalaskennan palvelujen siirtoa kuntayhtymään.

– Näin jälkeenpäin voi sanoa, että liikelaitoksen valmistelu jäi liian epämääräiseksi.

Lisäksi siirtyvä henkilöstö muuttui vielä loppumetreillä.

– Toki ihmiset tekevät omia ratkaisujaan, tuli eläköitymisiä ja irtisanoutumisia. Mutta myös kunnat muuttivat kantaansa ja ilmoittivat esimerkiksi pitävänsä palkkasihteerin sittenkin palveluksessaan.

Päätöksistä lipsuttiin, joten lopputulos ei ollut aivan sitä, mitä haettiin. Nordberg huomauttaa, että tilanne oli kaikille mukana olleille kunnille uusi.

– Alkuvaiheessa ei osattu nähdä, mitä muutos tarkoittaa omalle organisaatiolle.

Hyvä valmistelu motivoi

Muutosvastarinta oli Nordbergin mukaan aika voimakasta.

– Emme onnistuneet sitouttamaan henkilöstöä tulevaan muutokseen. Organisaatioiden sitoutumisessakin olisi ollut toivomisen varaa. Jos hankkeesta päätettäessä tahtotila on kyllin voimakas ja hankkeelle valitaan vastuuhenkilö riittävän ajoissa, tulokset ovat paremmat.

Henkilöstön sitouttamiseksi tulisi Nordbergin mukaan ottaa uuden organisaation henkilöstö ajoissa mukaan suunnitteluun.

– Myös tiedonkulkuun on satsattava. Ei riitä, että kertoo muutoksista. On jaettava tietoa myös silloin, kun mistään ei ole päätetty, koska sekin on tieto, hän huomauttaa.

– Kuntien johto on yleensä hyvin perillä hankkeesta, mutta henkilöstöllä ei ole samaa tietoa.

Paitsi siirtyvä henkilöstö, myös jäljelle jäävä väki on Norbergin mukaan pidettävä ajan tasalla.

– Tiedontarve on suuri.

Samalla pitää muistaa kerätä siirtyvän henkilöstön vuosilomat, työaikasaldot ja päätettävä, pitääkö saldot nollata ennen siirtymistä vai ei.

– Aikataulu kannattaa pitää kunnossa. Uudet tehtävät pitää määritellä, vaativuudet tulee arvioida uudelleen ja palkkaharmonisointiin pitää varata aikaa, Nordberg luettelee.

– Näillä on välitön vaikutus työilmapiiriin, työtehoon ja motivaatioon.

Karviaiseen siirtyi noin 550 ihmistä, josta 270 Vihdistä. Pelkästään tehtävien vaativuuden arviointijärjestelmät olivat erilaisia. Puhtiin siirtyi noin 60 henkilöä, joista puolet Vihdistä. Puhdin palkkaharmisointi tehtiin heti, Karviaisessa se vei muutaman vuoden.

Henkilöstöpolitiikka yhteiseksi

Tavoitteena oli, että liikelaitoskuntayhtymässä, perusturvakuntayhtymässä ja kolmessa mukana olevassa kunnassa noudatetaan pääsääntöisesti yhtenäistä henkilöstöpolitiikkaa.

– Palkkahallinnon ohjeita yhtenäistettiin, periaatteista ja esimerkiksi palkitsemistavoista sovittiin. Täytyy muistaa, että aiemmin meillä oli eri palkanmaksupäivätkin. Eroja oli myös henkilöstöetuuksissa, harkinnanvaraisten vapaiden saamisessa ja työaikajärjestelmissä.

Kaikki palkanlaskuun vaikuttavat tekijät pyrittiin yhtenäistämään ennen kuin uudet organisaatiot käynnistyivät.

– Onnistuimme kohtuullisen hyvin. Tosin mukana olevissa kunnissa muutokset aiheuttivat närää, kun joltain henkilöstöetuudet heikkenivät.

Toisaalta muutos vahvisti siirtyvän henkilöstön asemaa. He eivät menettäneet siirron takia etuja.

– Ajatus oli, että kaikissa viidessä organisaatiossa noudatetaan samoja periaatteita ja käytäntöjä. Todellisuudessa menettelytavat alkoivat eriytyä aika nopeasti.

Norberg kertoo, että peruspalvelukuntayhtymä Karviaisen hallinto työskenteli samoissa toimitiloissa kuin Vihdin hallintohenkilöstö, ja henkilöstö tunsi toisensa entuudestaan.

– Samalla käytävällä Karviaisen työntekijää saatettiin muistaa merkkipäivinä tai eläkkeelle lähtiessä eri tavalla kuin Vihdin työntekijää. Se aiheutti hämmennystä.

Henkilöstöpolitiikka alkoi eriytyä, kun henkilöstöpäälliköiden säännölliset palaverit jäivät pois.

– Aluksi kokoonnuimme kerran kuukaudessa ja kävimme läpi ajankohtaisia asioita. Olimme hyvin perillä, mitä organisaatioissa tapahtui. Yhtenäinen linja lähti rapautumaan siinä vaiheessa, kun tapaamisia ryhdyttiin järjestämään vain tarpeen mukaan.

Uusia käytänteitä syntyi niin uusiin organisaatioihin kuin peruskuntiinkin.

Uusiin toimintatapoihin

Liikelaitoskuntayhtymä Puhti purettiin 2013. Talous- ja henkilöstöhallinto siirrettiin Taitoa Oy:lle ja tietotekniikkapalvelut Tiera Oy:lle.

Taustalla oli Nummi-Pusulan liittyminen Lohjan kuntaan ja irtautuminen Karviaisesta ja Puhdista.

Nordbergin mukaan liikkeen luovutuksissa on vaikea ennakoida, kuinka pitkään henkilöstö sekä peruskunnassa että siirtyvässä organisaatioissa pitää kiinni vanhoista toimintatavoista.

– Tiedon siirtyminen organisaatiosta toiseen on yllättävän vaikeaa. Alussa työn määrä tuntuu nousevan, kun uusia toimintatapoja ei omaksuta. Tehdään vanhalla tavalla, soitetaan edelleen vanhoille tutuille nimille, vaikka tehtävät ovat vaihtuneet.

Tehokuutta ja säästöjä on vaikea saada irti, jos uuteen toimintatapaan ei heti sitouduta.

– Pitää muistaa, että teknisen yhdenmukaistamisen lisäksi kyse on ihmisistä, Nordberg painottaa.