Kotihoito inhimillistyi – samalla säästettiin

Päijät-Hämeessä on tehty laajamittaista palvelurakenneuudistusta jo vuodesta 2008 alkaen. Kotihoidon toimintamalleja alettiin järkiperäistää, ja tuloksena syntyi toiminnanohjausjärjestelmän mobiili-optimointi. Järjestelmää pilotoitiin peruspalvelukeskus Aavassa.

Aava yhdistää seitsemää kuntaa: Hartola, Iitti, Myrskylä, Nastola, Orimattila, Pukkila ja Sysmä. Alueen 50 000 asukkaasta yli 75-vuotiaita on noin 7–18 prosenttia. Hartolan ja Sysmän väestö on erityisen ikääntynyttä; 550 saa säännöllisesti kotihoitoa.

Varsinainen pilotointi tehtiin Orimattilassa, ja kaikkien Aava-kuntien kotihoidossa otettiin mobiilijärjestelmä käyttöön vuoden 2014 loppuun mennessä.

Inhimillistä sekä taloudellista hyötyä

Uusi järjestelmä yllätti hyödyillään.

–Tällä saavutettiin valtava asiakashyöty, mutta myös tuntuva kuntatalouden hyöty. Viime vuoden tilinpäätös oli kotihoidon osalta 650 000 euroa ylijää mäinen, kertoo koti- ja asumispalvelujohtaja Anu Olkkonen-Nikula.

– Talousarviosta oli jo ennakkoon leikattu parisataa tuhatta euroa optimointihyötyinä, jatkaa kotihoidosta vastaava palvelupäällikkö Markus Forsell. Kokonaishyöty oli siis miljoonaluokkaa.

Oman hintansa järjestelmä tienasi kolmessa kuukaudessa.

Työ tehostui ja mielekkyys lisääntyi

Kotihoidon työ tehostui yllättävän paljon. Aiemmin työviikon järjestelyyn liimalappujen avulla kului yksi henkilötyöviikko kuntaa kohti. Nyt asiakkaiden palvelutarve ja toiveet yhdistettiin järjestelmässä työntekijöihin näiden erikoisosaamiset huomioiden. Orimattilassa kävi jopa niin, että aamuvuoroon varattujen 18 työntekijän työt hoituivatkin 13:lla, kun osumatarkkuus kasvoi.

– Henkilöstöä onkin voitu siirtää tarpeellisempiin paikkoihin ja vapaita vakansseja on jäädytetty, kertoo Olkkonen-Nikula säästöistä. Hoitajat ovat Forsellin mukaan kertoneet päässeensä syvemmälle oman työnsä ytimeen.

– Työ on heistä siksi mielekkäämpää ja palkitsevampaa, mutta samalla se on myös kuormittavampaa. Asiakastyön osuus on lisääntynyt, kun toimistolla kuluu vähemmän aikaa.

Erään selvityksen mukaan ennen optimointia hoitajan ajasta riitti koteihin 25–40 prosenttia työpäivästä. Optimoinnin myötä aikamäärä venyi jopa 60 prosenttiin.

– Nyt jokaisesta työntekijästä saadaan tuplasti kohtaamisaikaa irti siten, että se tuntuu tekijästäkin mielekkäältä, Forsell toteaa.

Työntekijät raportoivat myös tasa-arvon kokemuksesta, kun jokaisen työkuorma näkyy kaikille vertailtavaksi. Myös kiireen tunteen kerrotaan vähentyneen huomattavasti, kun työpäivänsä kokonaisuuden voi hahmottaa etukäteen.

– Missiomme on luoda hyvän elämän edellytyksiä ikääntyville ihmisille, ja kohtaamiskokemus on nyt asiakkaankin mielestä hyvä, sanoo Olkkonen-Nikula. Tekniikkaa lisäämällä onkin onnistuttu lisäämään toiminnan ihmiskasvoisuutta.

Työssä on nyt luotu tilanne, jossa tehdään asioita asiakkaan kanssa, ei hänen puolestaan. Kun asiakkaalle on varattu tietty aika, ja ennalta sovittu työ tuleekin tehtyä nopeammin, voidaan loppuaika käyttää hyväksi vaikka juttelemalla.

– Tämä on ensimmäinen järjestelmä, jossa voidaan johtaa tulevaisuuden tiedolla. Nämä argumentit ovat lähiesimiehen työlle, johtamiseen ja päätöksentekoon monella tavalla kullanarvoisia asioita, Forsell sanoo.

Järjestelmän etuihin kuuluu muun muassa helppo omaksuttavuus. Sairaanhoitajat ovat jopa työpäivänsä lomassa harjoitelleet sen käyttöä, ja suurilta koulutuspanostuksilta on vältytty.

Kehittämistä jatketaan koko ajan

Palaute on ollut pääsääntöisesti hyvää. Vaikka työkuormituksen tavallaan lisääntyessä pelättiin useiden työntekijöiden lähtevän, ei pelko toteutunut, sillä työn mielekkyys kasvoi.

Toiminnanohjausjärjestelmiä on muuallakin, mutta Aavan mobiilioptimointijärjestelmä on kehitetty pidemmälle.

– Kehityspotentiaalia on vielä paljon, ja meillä on kiinnostusta kehittää tätä eteenpäin Tieto Oy:n kanssa, jolle me olemme kehityskumppani. Muuttuuhan työkin jatkuvasti, sanoo Markus Forsell.

Forsellista järjestelmän kopioiminen hyvänä käytäntönä on suositeltavaa. Vielä lämpimämmin hän kuitenkin suosittelee ”parastamista”; sitä, että muokataan hyvästä parempi, jolloin kaikki hyötyvät.

Näin kotihoito toimii mobiilin avulla

Kotihoidon työntekijä liikkuu alueellaan henkilökohtainen työpuhelin mukanaan. Puhelimessa on salasana, joten potilasturvallisuus säilyy, vaikka laite hukkuisi.

Mobiilisovelluksella hän voi katsoa optimointinäkymästä vilkaisulla koko päiväohjelmansa: missä kohteissa käydä, mitä tehdä, ja kuinka paljon aikaa on kullekin asiakkaalle. Sovelluksesta näkyvät myös muiden työntekijöiden ohjelmat.

Puhelimen kautta löytyvät tarvittaessa myös potilaan tiedot: lääkitykset, käyntikerrat, potilaan tai omaisen yhteystiedot. Potilaan luona hoitaja voi hakea potilaalle esimerkiksi tämän tuoreet laboratoriotulokset. Potilastietoihin voi ottaa myös kuvan puhelimella.

Ennen hoitaja raportoi työpäivän päätteeksi toimistolla. Nyt voidaan raportoida yhdessä asiakkaan kanssa häntä kuunnellen. Sovellus tuottaa myös tilastoa muutaman napin painalluksella.