Mikkelistä mallia muillekin

​ – Irtisanomisia ei ole tarvittu eikä niitä olisi voitukaan tehdä. Kuntaliitosten takia henkilöstöllä on irtisanomissuoja vuoteen 2017, mikä on osin pakottanutkin miettimään muita keinoja, toteaa Mikkelin kaupungin henkilöstöjohtaja Kimmo Töttölä.

Kaupungissa käynnistettiin yt-neuvottelut viime vuoden kesällä, ja tavoitteena oli henkilöstökulujen vähentäminen vapaaehtoisuuteen perustuvin keinoin. Siinä on Töttölän mukaan onnistuttukin. Rinnalla on toki käytetty muitakin tapoja.

– Toimistotarvikkeita myöten on pyritty säästeliäisyyteen. On ostettu vain välttämättömät kynät ja paperit. Kulutustavaroistakin tulee loppujen lopuksi iso summa, kun kaupungin henkilöstömäärä on lähes 3 800, Töttölä muistuttaa.

Viime vuoden tavoitteeksi asetettiin henkilöstökulujen pienentäminen 158 miljoonaan euroon ja siinä päästiin jopa hieman alle tavoitteen. Kokonaisuutena henkilöstökuluissa oli vähennystä edellisvuoteen verrattuna noin reilut 3 miljoonaa euroa, josta osa kuitenkin selittyy ensihoidon henkilöstön siirtymisellä sairaanhoitopiirin palvelukseen.

Hyvässä hengessä

Säästötoimenpiteitä on Kimmo Töttölän mukaan suunniteltu ja toteutettu hyvässä hengessä. Henkilöstöä on kuultu ja toiveita on otettu mahdollisuuksien mukana huomioon. Erityistä huomiota on kiinnitetty prosesseihin, palveluihin ja toiminnan uudistamiseen.

Töttölä muistuttaa, että 55 000 asukkaan Mikkeli edustaa noin yhtä prosenttia Suomesta sekä pinta-alalla että asukasluvulla mitattuna.

– Sen ansiosta olemme monissa asioissa sopineet hyvin piloteiksi, niin myös säästötoimenpiteissä.

Lisäksi Mikkelissä käynnistettiin pari vuotta sitten Lupaus 2016 -ohjelma, jonka tavoitteena on tehdä Mikkelistä Suomen digitaalisin kaupunki. Sen velvoittamana on panostettu erityisesti julkisten digitaalisten palvelujen kehittämiseen, mikä on omalta osaltaan tuonut mukanaan säästöjä.

– Digitaalisuuden lisääminen eri toimialoilla on vaikuttanut muun muassa rekrytointeihin. Tietyt virat ovat käyneet tarpeettomiksi eikä eläkkeelle jääneiden tilalle ole enää tarvinnut palkata uusia ihmisiä.

– Olemme myös haastaneet esimiehiä arvioimaan rekrytoinnin tarvetta. Voisiko uuden ihmisen palkkaamisen sijaan palvelun tuottaakin jollain muulla tavalla, Töttölä kertoo.

Lomarahat vapaina

Henkilökustannusten pienentämiseen on Mikkelissä pystytty vaikuttamaan muun muassa suosimalla harkinnanvaraisia palkattomia vapaita, sopimalla lomarahojen vaihtamisesta vapaisiin ja tehostamalla tehtäväkiertoa. Ihmisiltä on löytynyt kiitettävästi valmiutta vapaaehtoisiin järjestelyihin.

– Keskusjärjestöistä on joskus kuulunut kritiikkiä, mutta paikallisten työntekijäjärjestöjen kanssa asiat on saatu sovittua sujuvasti.

Palkattomat vapaat on järjestelty siten, että työt eivät häiriinny eivätkä aiheuta ylitöitä. Vapaat ovat lyhyitä, yleensä kerrallaan vain yhden päivän pituisia.

– Esimiehen tehtävä on arvioida työntekijän mahdollisuus lähteä palkattomalle vapaalle. Sijaisrekrytointi on meillä todella tiukkaa, ja esimerkiksi opettajien kohdalla vapaat on suunniteltava siten, ettei opetustyö kärsi.

Töttölä muistuttaa, että palkattomien lomien pitäminen on koskenut myös kaupungin johtoryhmää. Kukin johtoryhmän jäsen oli viime vuoden aikana vähintään viisi päivää palkattomalla vapaalla.

Myös lomarahoista on pystytty säästämään siten, että lomarahoista viisi päivää on voinut ottaa vapaana.

– Hyvällä suunnittelulla tätäkin keinoa on pystytty käyttämään ilman että sijaisia on tarvinnut palkata. Järkevällä työaikasuunnittelulla saadaan yllättäviäkin säästöjä, Töttölä muistuttaa.

Tilankäyttö tehokkaaksi

Palkkakulujen lisäksi Mikkelin kaupunki on onnistunut tehostamaan tilankäyttöä. Palveluverkkoa on arvioitu kriittisesti, mikä on näkynyt muun muassa koulu- ja päiväkotiverkoston uudelleenjärjestelyissä.

Perhepäivähoidosta on siirrytty isompiin yksiköihin, yksikkökokoja on kasvatettu ja rekrytointitarpeet mietitään myös jatkossa tarkkaan.

Sama arviointi koskee myös vanhuspalveluita. Tosin siellä odotetaan toistaiseksi sote-uudistuksen vaikutuksia ennen isompia uudistuksia.

– Silti palvelun tasosta ei ole haluttu tinkiä sen enempää lasten- kuin vanhustenhoidossakaan, Töttölä muistuttaa.

Vireillä oleva palveluohjausyksikön perustaminen tuo myös jatkossa säästöjä, kun erilaiset julkiset hallintopalvelut voidaan yhdistää.

– Tukipalvelut organisoidaan uudelleen siten, että uusi hallintopalvelukeskus sisältää lähes kaikki tukipalvelut, kuten henkilöstö- ja taloushallinnon, itc-tukipalvelut, hankinta-asiat ja näillä näkymin myös velkaneuvonnan.

– Myös poliittiseen päätöksentekoon liittyvät asiat eli kaupunginvaltuuston ja –hallituksen lista-asiat hoidetaan hallintopalvelukeskuksen kautta. Keskuksen ansiosta voidaan purkaa useita hallinnollisia päällekkäisyyksiä.

Hallintopalvelukeskuksen toimintaa suunniteltaessa otetaan mukaan myös  henkilökunta. Halukkaat voivat osallistua ideointiin, ja uudentyyppisiä työtehtäviä on tarjolla niistä kiinnostuneille.

– Henkilöstön kokonaismäärää saadaan uudistuksen avulla vähennettyä 40–60 hengellä, Töttölä arvioi.

Huomio esimiehiin

Esimiesten roolia Kimmo Töttölä pitää merkittävänä säästöjä suunniteltaessa ja toteutettaessa. Aina organisaatiota uudistettaessa paine kohdistuu erityisesti esimiehiin eikä Mikkeli tee tässä poikkeusta.

Tätä ajatellen Mikkelissä aloitettiin viime elokuussa kuukausittaiset esimiesinfot, joissa käydään läpi johtamiseen liittyviä perusasioita. Infossa annetaan ja saadaan palautetta ja käydään Töttölän mukaan hyvinkin avoimia keskusteluja.

– Tätäkin silmällä pitäen olemme uusineet intraamme, joka otetaan asteittain käyttöön tänä vuonna. Uusi intra toimii sisäisen viestinnän kanavana ja on aikaisempaa vuorovaikutteisempi.

Tänä vuonna käynnistetään myös esimiehille suunnattu esimiespassi-koulutus, jossa käydään systemaattisesti läpi hyvään johtamiseen liittyviä asioita, varmistetaan ajantasaisen tiedon perillemeno ja riittävien esimiesvalmiuksien taso.

Kolmantena tasona esimieskoulutuksessa on ns. strategisen tason koulutus, joka toteutetaan yhdessä Kuntatyönantajien, FCG:n, Kevan ja Tampereen yliopiston kanssa.

Mikkelistä tähän usean kunnan yhteisohjelmaan osallistuu noin 15 hengen esimiesryhmä. Tavoitteena on antaa esimiehille riittävät valmiudet strategiseen johtamiseen.

Säästötoimet Mikkelissä jatkuvat kuluvana vuonna ja Kimmo Töttölä odottaa vuodesta mielenkiintoista ja haastavaakin.

– Nyt otetaan käyttöön monia viime vuonna kehitettyjä järjestelmiä ja toimintoja organisoidaan edelleen uuteen uskoon. Ilmassa on paljon uutta.