Ikätietoinen johtaminen tuo tulosta

Viisi vuotta sitten Helsingin kaupungin työhyvinvointipäälliköksi nimitetty Titi Heikkilä ei arvannut joutuvansa kertomaan ikäjohtamisesta eurooppalaisille areenoille.

Tuolloin pääkaupungin poliitikot olivat juuri päättäneet, että Helsingistä tulee ikäjohtamisen mallikaupunki, jossa kaikenikäisillä työntekijöillä on hyvä olla. Strategiakaudelle 2009–2012 asetettu lisätavoite tuntui mahdottomalta. 

Marraskuussa 2012 kaupunki kuitenkin pokkasi Euroopan komission Aina on oikea ikä -teemavuoden palkinnon parhaana ikäjohtamisen työpaikkana.

Kiinnostusta riittää yhä, sillä vastikään Berliinistä tultiin tutustumaan malliin. Aiemmin vierailijoita on ollut mm. Kiinasta.

– Ehkä meidän mallimme kiinnostaa siksi, että ikäjohtamiseen on otettu monia eri osa-alueita. Työkyvyn ylläpidon lisäksi mietimme, kuinka eri elämäntilanteet voidaan ottaa huomioon, miten koulutus auttaa työssä selviämisessä ja mitä työyhteisössä voidaan tehdä.

Joustoja tarvitaan joka iässä

Eri virastojen henkilöstön haastattelujen ja asiantuntijoiden arvioiden mukaan päädyttiin neljään tärkeimpään avainkohtaan eli työkykyyn, työaikajoustoihin, koulutukseen ja työyhteisöön.

– Allekirjoitan edelleen nämä kaikki. Jos johtaminen on pielessä, eivät siinä paljon auta työaikajoustot. Jollei ole osaamista, mikään muista osatekijöistä ei paikkaa sitä, Heikkilä toteaa.

Näin laaja-alaista ikäjohtamisen mallia ei hänen tietääkseen ole muualla. Mallista haluttiin heti sellainen, että erilaisissa elämäntilanteissa olevien ihmisten tarpeet ja tavoitteet otetaan huomioon.

 – Erilaiset elämäntilanteet eivät katso ikää. Perheystävällisiä työaikajoustoja tarvitsevat niin nuoret kuin vanhat. Työntekijä voi tarvita joustoja lapsen, vanhemman, muun omaisen tai lemmikin sairauden takia. Hänelle vapaan saaminen on tärkeää, Heikkilä toteaa.

Hän painottaa, että ulkopuolisen on turha arvottaa, mikä syy on tärkeämpi kuin toinen. Jos työnantajalla on mahdollisuus järjestää työajat ja työt siten, että työntekijä saa vapaansa ja jaksaa sen takia paremmin, se kannattaa.

– Elämäntilanteet voivat muuttua nopeastikin. Organisaatiolla pitää olla valmiina mallit, joiden avulla tilanteeseen voidaan vastata.

Isossa kaupungissa mahdollisuudet ovat toiset kuin pienessä kunnassa. Heikkilä huomauttaa, että pienessäkin kunnassa voi yhdistää kahden osa-aikatyötä haluavan työntekijän työpanokset yhdeksi kokoaikaiseksi.

Nuortenkin työkykyyn huomiota

Kesken strategiakauden pullahti esiin nuorten työkykyongelma. Kaupungilla oli 2011 vaikeuksia saada päteviä työntekijöitä mm. päiväkoteihin. Samaan aikaan työterveyslääkärit olivat huomanneet, että yhä useammalla työhöntulotarkastukseen saapuvalla oli fyysisiä työrajoitteita.

Työterveyslääkärit miettivät, mitä tehdä, kun nuori tulee töihin päiväkotiin, mutta tämä ei voi nostaa lapsia. Lähdimme kehittämään kuntoremonteista nuorille sopivaa versiota, Heikkilä kertoo.

Nuorille on tarjottu kolmena vuonna työkyvyn tehopäiviä. Nykyisin 25–30-vuotiaille tarkoitettu jakso kestää kaksi päivää, joista toisen maksaa työnantaja. Kahden päivän aikana työntekijän kunto testataan ja häntä ohjataan liikkumaan.

– Jostain syystä osa ryhmistä jää yhä vajaiksi. Siksi mietimme, että meidän pitää ottaa asiakkaat mukaan ohjelman suunnitteluun.

Iäkkäämpien työkyvyn tehopäivä on aina täynnä. Heikkilä huomauttaa, että niitä on järjestetty yli 10 vuotta. Helsingissä työntekijöiden ikäryhmät
ovat suuret. Yli 55-vuotiaitakin on yli tuhat. Heikkilän mukaan sen takia erilaiset projektit täytyy harkita tarkkaan. 

Yksi onnistuneimmista ovat olleet yli 60-vuotiaiden Hyvä ikä 60+ -kurssit. Aiemmin loppuillalliselle osallistui joku henkilöstöhallinnosta.

– Keskustelimme työurasta ja siitä, kuinka kaupunki on pystynyt siinä auttamaan. Nykyisin ryhmiä on niin paljon, ettemme enää ennätä mukaan.

Yhä useampi yli 60-vuotias haluaa jatkaa kaupungilla. Heikkilä sanailee, että "ainakin jotain olemme onnistuneet tekemään oikein".

Ikätietoisuudesta hyötyvät kaikki

– Tavoitteenamme oli luoda työkulttuuri, jossa nuoret pysyvät kaupungilla töissä ja jossa iäkkäämmät jaksavat pidempään. Halusimme luoda ikätietoisemman toimintakulttuurin, Heikkilä toteaa.

Ikätietoisessa toimintakulttuurissa tunnistetaan eri-ikäiset ja erilaisissa elämäntilanteissa olevat ihmiset.

Ohjelman aikana havaittiin, että henkilöstökin odottaa erilaista suhtautumista työuran eri vaiheissa. Kaikkia ei pidä kohdella samalla tavoin, vaikka samanarvoisuudesta pidetään kiinni.

– Iäkkäät asiantuntijat odottavat, että heidän kokemustaan ja osaamistaan arvostetaan ja että heiltä kysytään neuvoja. Nuoret tarvitsevat tukea ja kanssakulkemista.

Heikkilä kertoo, että ohjelman aikana luotiin eri-ikäisten johtamisen verkosto, jossa on mukana edustaja kaikista 35 virastosta. Tärkeintä on ollut, että virastojen hankkeiden tuloksista päästiin keskustelemaan ikäjohtamisen verkostossa, Heikkilä kertoo.

Pois lähtevälle oma suunnitelma

Ikäjohtamisesta tulee Helsingissä osa henkilöstöjohtamista. Kaikki virastot tekivät oman ikäjohtamisen suunnitelman vuoden 2013 loppuun mennessä.

– Huomiota kiinnitetään työyhteisön voimavaroihin, työntekijöiden koulutukseen, työpaikkojen joustoihin ja niin edelleen.

Käytössä ovat kaikki kaupungin keinot, joilla työntekijöiden jaksamista voidaan avittaa, muun muassa paluun tuen malli vaikkapa pitkän sairauspoissaolon jälkeen. Myös hiljaisen tiedon siirtämiseen kiinnitetään huomiota.

– Tehdään suunnitelma, kuinka tiedot siirretään muille ja milloin otetaan seuraaja tilalle.

Eri-ikäisten johtamista tukee HR-neuvonta, josta esimiehet voivat kysyä esimerkiksi erilaisista työaikamuodoista.