Jaksamista voidaan parantaa yhteistyöllä

Esimiehen keskeinen tehtävä työn kuormittavuuden hallinnassa on työtehtävien ja työn tavoitteiden selkeyttäminen, sanoo tutkimusprofessori Mikko Härmä. Kunnissa tehtäväkuvat on määritelty pääosin tarkasti. Sairaaloissa ne on Härmän mukaan määritelty jopa liiankin yksityiskohtaisesti, mikä vähentää mahdollisuuksia joustoihin.

– Erilaiset asiantuntijatehtävät ovat lisääntymässä. Etenkin niissä työtehtävät pitää kuvata niin selkeästi, että jokainen työntekijä tietää mitä häneltä odotetaan.

Jos työntekijä kokee olevansa vastuussa isommista asioista kuin oikeasti on, se on Härmän mukaan kuormittavaa.

– Työnkuvausten ja tehtävien tulee olla selkeitä myös muulle organisaatiolle. Tarvittaessa on pystyttävä sopimaan myös työtehtävien muutoksista, jos siihen nähdään tarvetta.

Härmän mukaan on tärkeää, että kaikki tietävät myös toistensa tehtävät.

– Tarvittaessa on pystyttävä myös jakamaan töitä uudelleen. Tässä esimiehen rooli on tärkeä.

Punainen liikennevalo kertoo ylikuormasta

Toiseksi tärkeäksi esimiehen tehtäväksi Härmä nostaa työmäärän ja työkuormituksen hallinnan työtehtäviä säätämällä ja priorisoimalla.

Työmäärän hallinta liittyy usein työaikoihin. Niihin liittyvän kuormittavuuden arviointi on lakisääteistä.

– Esimiehen tehtävä on priorisoida tekemistä yksikkö- ja tiimitasolla. Hänen pitää huolehtia, että työtehtävät ovat sillä tavalla kohdillaan, että ihmiset selviytyvät annetusta työstä sovitun työajan puitteissa.  

Härmän mukaan esimiehillä on monenlaisia keinoja kiireen ja kuormittavuuden hallintaan. Näitä ovat esimerkiksi sähköiset kalenterit ja ajanhallintajärjestelmät.

– Olemme kehittäneet liikennevalomallin ja palautejärjestelmän työaikojen kuormittavuuden seurantaan kunta-alan seurantatutkimuksessa mukana oleville organisaatioille.

Härmän mukaan Titania-vuorosuunnitteluohjelma ja sen yhteisöllistä työaikasuunnittelua tukevat osat käyttävät Työterveyslaitoksen kehittämiä suosituksia työaikojen kuormittavuuden arvioinnissa.

– Arviointi on viety suoraan osaksi työaikojen kehittämisen johtamista ja työaikojen arkista suunnittelua eri yksiköissä.

Esimies voi uusilla menetelmillä seuranta, mihin suuntaan koko organisaation työajat ovat menossa. Jos esimerkiksi vuorojen väli tai viikkolepo on jäämässä liian lyhyeksi, suunnitteluohjelmisto varoittaa vuorosuunnittelijaa ja antaa ohjeet sekä perustelut vuorojärjestelmän parantamiseksi.

Työvuorot kannattaa suunnitella yhdessä

Työvuorolistat pitäisi Härmän mielestä tehdä työpaikoilla yhdessä.

– Tutkimustulokset puhuvat sen puolesta, että työvuorojen kuormittavuus vähenee ja työurat pitenevät, jos työntekijät voivat itse osallistua työaikojen suunnitteluun.

Tätä varten työpaikoille tarvitaan Härmän mukaan yhteistoimintamalleja. Sairaaloissa on jo käytössä ns. yhteisöllistä työaikasuunnittelua tukeva toimintamalli.

– Siinä työaikoja suunnitellaan yhdessä ja vuorotoiveet hyödynnetään tehokkaasti vuorolistaa tehtäessä. Työajat eivät kuitenkaan voi perustua vain yksittäisiin toiveisiin. Niiden tulee aina täyttää myös työtehtävien vaatimukset.

Härmän mukaan liiallinen työaika-autonomia voi joskus johtaa tilanteeseen, jossa vuorotoiveet johtavat ylikuormittumiseen.

– Ihmiset eivät aina osaa arvioida omia voimavarojaan.

Härmän mielestä on tärkeää, että esimies vastaa viime kädessä työaikojen suunnittelusta.

– Esimerkiksi sairaalassa täytyy olla aina paikalla tietty miehitys, osaaminen ja asiantuntemus käytettävissä tiettynä vuorokauden aikana. Työaikojen suunnittelu vaatii asiantuntemusta ja kokonaisuuden hallintaa.

Kuormittava työ vaatii palautumista

Jos ajankäyttöjärjestelmä työpaikalla pettää, työaika venyy tai alkaa tiivistyä. Tiivistyminen tarkoittaa Härmän mukaan kiirettä, stressiä ja kuormittumista.

– Ylikuormitus on aika yleistä ja vaatii tilanteen analysointia ja korjaamista.

Härmän mielestä työaikojen pitäisi tarjota mahdollisuuksia myös palautumiseen.

– Kyse ei ole vain työajan pituudesta vaan siitä, että työn kuormittavuuden ja palautumisen suhde on oikea.

Työtä kannattaa Härmän mielestä myös tauottaa. Mikrotaukojen ja normaalitaukojen lisäksi pitää puhua myös työvuorojen väleistä.

– Nykypäivänä kuormittavuus ei riipu vain sitä, tekeekö yötyötä, vuorotyötä tai pitkää työpäivää, vaan myös siitä kuinka paljon aikaa jää palautumiseen yötyön tai pitkän työvuoron jälkeen.

Härmän mukaan kunta- ja sairaala-organisaatioiden työajat ovat muuttuneet verrattain epäsäännöllisiäksi.

– Poikkeavissa työajoissa on hyvä arvioida pitkiä työrupeamia eri jaksoissa, niin viikoittaisen kuin vuosittaisenkin työajan osalta.

Vapaapäivien optimaalista jakautumista sekä työaikojen epäsäännöllisyyttä ja niiden ennakoitavuutta tulee Härmän mukaan seurata.

Neljä päivää ei riitä vuosilomaksi

Härmän mukaan työntekijä tarvitsee palautuakseen myös lomaa. Loman on oltava riittävän pitkä, jotta työntekijä pääsee irtautumaan työstä. Sopivaa loman pituutta Härmä ei uskalla arvioida.

– Välittömät vaikutukset tulevat vajaassa viikossa, ehkä 4–5 päivän kuluessa. Siinä ajassa kuormitusoireet helpottavat ja loma ikään kuin alkaa. Tulee olo, että nyt pystyy irtautumaan.

Neljän päivän loma ei Härmän mukaan kuitenkaan riitä vuosilomaksi.

– Ihmiset kaipaavat psyykkiseen palautumiseen pitempiä lomia.

Kehityskeskustelu vaatii tarkistuspisteitä

Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Mikko Härmä korostaa kehityskeskustelujen merkitystä. Hänen mielestään esimies ei voi selviytyä työn mitoituksesta, ellei pidä yhteyttä alaisiinsa.

– Me suosittelemme useampia kehityskeskusteluja. Ei riitä, että katsotaan kerran vuodessa, miten on mennyt ja pitääkö esimerkiksi palkkaa säätää.

Härmän mielestä tarvitaan tarkistuspisteitä, ennen kuin annetaan tehtäviä seuraavaksi vuodeksi.

– Välillä pitää katsoa, ovatko puoli vuotta sitten annetut tehtävät edelleen ajankohtaisia vai ovatko ne muuttuneet.

Härmä kehottaa pohtimaan, pitäisikö työntekijän tehdäkin jatkossa jotakin ihan muuta.

– Esimerkiksi välinehuoltajan tehtävät sairaalaorganisaatiossa ovat muita täsmällisempiä, mutta kyllä sielläkin työtehtävät ja organisaatiot muuttuvat ja kehittyvät. Tekemistä pitää optimoida ja säätää yhä uudelleen.