Säilytä työnjohto-oikeutesi työvuorosuunnittelussa

Työtuomioistuimen ratkaisujen (TT 2014-26 ja TT 2007-47) mukaan työnantaja ei saa ilman työntekijän suostumusta muuttaa työvuoroluettelon mukaista työvuoroa pidentämällä tai lyhentämällä sitä, kun työvuoro on alkanut tai työntekijä on saapunut työvuoroonsa.

Työajan huomioiminen työsopimuksessa ja viranhoitomääräyksessä

Työnantajalla on työnjohto-oikeuden sekä KVTESin työaikamääräysten nojalla laaja oikeus päättää työajoista, kuten mm. työaikamuodosta, työaikajakson pituudesta sekä siitä, mihin aikaan ja minkä pituisina työvuoroina työtä tehdään.

On tärkeää, että työnantaja ei työsopimuksessa/viranhoitomääräyksessä rajoita työnjohto-oikeuttaan ja että työnantaja ottaa niissä huomioon palvelutuotannon tarpeet.

Työsopimukseen/viranhoitomääräykseen kirjataan, että säännöllinen työaika määräytyy sovellettavan työ/virkaehtosopimuksen perusteella ja mikä säännöllinen työaika on palvelussuhteen alussa. Nämä kirjaukset mahdollistavat sen, että työnantaja voi sopimusmääräysten rajoissa muuttaa työaikamuotoa palvelussuhteen aikana. Työnantaja ei etukäteen sitoudu soveltamaan tiettyä työaikamuotoa.

Palvelutarpeiden perusteella työnantaja päättää, otetaanko henkilö kokoaikaiseen vai osa-aikaiseen palvelussuhteeseen. Työsopimuksen/viranhoitomääräykseen ei siis pidä kirjata työaikajärjestelmää millään tavalla.

Sekä työsopimus- että viranhaltijalain nojalla työnantajalla on lisätyön tarjoamisvelvollisuus osa-aikaiselle, kun työvoiman tarve lisääntyy.

Osa-aikaisen työsopimukseen/viranhoitomääräykseen voidaan esimerkiksi kirjata määräys:

”MM:n säännöllinen työaika on x.x.201x lukien y %:ia täydestä työajasta eli keskimäärin z tuntia viikossa. MM:n osa-aikatyön jaksottamisesta määrää työnantaja työvuoroluetteloa laadittaessa.”

Kirjaus mahdollistaa sen, että työvuorosuunnittelussa voidaan ottaa huomioon palvelutuotannon muuttuvat tarpeet.

Työsopimukseen kannattaa kirjata, että työntekijä sitoutuu vapaamuotoiseen varallaoloon sekä tekemään lisä- ja sunnuntaityötä määrättäessä. Nämä kirjaukset antavat työnantajalle liikkumavaraa työvuorosuunnitteluun ja töiden järjestelyyn. Työntekijää ei voi etukäteen sitouttaa työsopimuksella tekemään ylityötä tarvittaessa.

Viranhaltija on työaikalain nojalla velvollinen sekä varallaoloon että tekemään lisä- ja ylityötä, jos se on työn laadun ja erittäin pakottavien syiden vuoksi välttämätöntä.

Työnantajan laatima työvuoroluettelo sitoo molempia osapuolia

Työajan käyttö suunnitellaan työnantajan etukäteen laatimilla työaika-asiakirjoilla eli työajan tasoittumisjärjestelmällä ja työvuoroluettelolla. Työvuoroluettelo laaditaan etukäteen koko tasoittumisjaksoksi, ellei se tasoittumisjakson pituuden tai suoritettavan työn vuoksi ole erittäin vaikeaa. Työvuoroluettelo on kuitenkin laadittava niin pitkälle ajanjaksolle kuin mahdollista.

Työvuoroluettelo on saatettava kirjallisesti työntekijöiden/viranhaltijoiden tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajanjakson alkamista. Jos työaikoja on vaikea suunnitella etukäteen, annetaan työvuoroluettelo tiedoksi vain viikon ajalle.

Lähtökohtana on, että laadittu työvuoroluettelo sitoo sekä työnantajaa että työntekijää/viranhaltijaa. Sen jälkeen kun työvuoroluettelo on saatettu tietoon, työvuoroluetteloa voidaan muuttaa vain työntekijän/viranhaltijan suostumuksella tai perustellusta syystä.

Työvuoroluetteloon kirjataan säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajankohdat.

Lisätyö ei ole säännöllistä työaikaa. Lisätyöstä ilmoitetaan niin pian kuin mahdollista. Tieto lisätyötarpeesta voi kuitenkin tulla vasta työvuoron jo alettua ja tällöin lisätyön tekemiseen sitoutunut työntekijä ja viranhaltija voivat olla velvollisia tekemään lisätyötä etukäteen suunnitellun työvuoron päättymisen jälkeen.

Menettelytavoista ohjeistaminen

Työnantajilla tulee olla selkeät ohjeet menettelytavoista, joita noudatetaan työvuoroluettelon muutostilanteissa. Ohjeita pitää olla tilanteisiin, joissa työvuoroluettelon muuttamisesta sovitaan ja tilanteisiin, joissa työnantaja muuttaa työvuoroluetteloa perustellusta syystä.

Työnantajan tulee huolehtia siitä, että käytössä olevat lomakkeet ovat selkeitä. On tärkeää, että työnantaja selvittää menettelytavat työntekijöille/viranhaltijoille sekä luottamusmiehille ja noudattaa yhdenmukaisia menettelytapoja.

Sopimusmääräys ei edellytä, että muutoksesta sovitaan kirjallisesti tai että perustellulla syyllä tehty muutos tehtäisiin kirjallisesti. Muutos voidaan siis toteuttaa myös suullisesti, mutta suullisen sopimuksen tai perustellusta syystä suullisesti toteutetun muutoksen toteen näyttäminen on aina vaikeampaa.

Kun työntekijä/viranhaltija antaa muutokseen suostumuksen ja muutoksesta sovitaan, muutokset toteutetaan siten, että voidaan näyttää toteen, mitä on sovittu ja että osapuolet ovat sopimisesta yhtä mieltä.

Myös tilanteissa, joissa muutos tehdään perustellusta syystä, on tärkeää, että voidaan osoittaa, mitä on tehty ja miksi. Lähtökohtana on, että työntekijältä/viranhaltijalta pyydetään kuittaus muutokseen. Tämä kuittaus on syytä tehdä siten, että siitä näkyy, onko kysymyksessä ollut työntekijän/viranhaltijan pyyntö, suostumus vai työnantajan yksipuolinen muutos.

Kuittaus ja muut merkinnät voidaan merkitä esimerkiksi työvuoroluetteloon. Työvuoroissa toteutetut muutokset on huomioitava myös työaikakirjanpidossa.

Työvuoroluettelon muuttaminen pyynnöstä tai suostumuksella

Kun työntekijä/viranhaltija pyytää työvuoron muuttamista, työnantaja harkitsee, onko työvuoron muuttaminen mahdollista ottaen huomioon palvelutuotannon tarpeet, muuttamisesta aiheutuvat kustannukset ja sen, millä tavoin pyydetty muutos vaikuttaa muiden työvuoroihin.

Muutospyyntöä ei tarvitse perustella, mutta käytännössä työnantajan harkintaan toki voi vaikuttaa se, miksi muutosta pyydetään.

Työnantajan ehdotuksestakin työvuoroa voidaan työntekijän/viranhaltijan suostumuksella muuttaa, vaikka muuttamiselle ei ole sopimusmääräyksessä tarkoitettua perusteltua syytä. Koska lähtökohtana kuitenkin on, että työvuoroluettelot sitovat, muutoksia ei pitäisi tehdä kovin herkästi, vaikka niihin saisi suostumuksen.

Molemminpuolinen jousto mahdollistaa parhaiten järjestelyt, joissa erilaisten tarpeiden yhteensovittaminen onnistuu.

Hyvät mahdollisuudet vaikuttaa työaikoihin auttaa työntekijöitä/viranhaltijoita jaksamaan työelämässä sekä helpottavat työn ja perhe-elämän yhteensovittamista. Tämän vuoksi toiveiden huomioon ottaminen kohtuudella on tarkoituksenmukaista.

Toiveiden huomioonoton tulisi kuitenkin tarkoittaa molemminpuolista joustoa, eli myös työntekijöiden/viranhaltijoiden tulisi mahdollisuuksien mukaan joustaa toiminnan tarpeet huomioon ottaen.

Työvuoroluettelon muuttaminen perustellulla syyllä

Työnantajalla on oikeus muuttaa vahvistettua työvuoroluetteloa yksipuolisesti, mikäli muuttaminen on toiminnan kannalta välttämätöntä ja mikäli muuttamiseen on perusteltu syy.

Toiminnallinen syy voi tarkoittaa sekä työn lisääntymistä että vähentymistä. Ensisijaisesti muutetaan sellaisen työntekijän/viranhaltijan työvuoroa, joka suostuu muutokseen. Muutokset tehdään ja niistä ilmoitetaan mahdollisimman pian sen jälkeen, kun muutosperuste on tullut tietoon ja kaikki tarvittavat muutokset tehdään samanaikaisesti.

Yksipuolinen muuttaminen on tehtävä ennen työvuoron alkamista ennen kuin työntekijä/viranhaltija saapuu työvuoroon.

Toiminnallisia syitä ovat esimerkiksi:

• Tavanomaisesta poikkeava potilaiden/asiakkaiden määrä, laatu tai hoidolliset tarpeet ja niiden merkittävät muutokset.
• Työvoiman vajaus, joka voi muodostua esimerkiksi sairastumisien ja muiden ennalta arvaamattomien virantoimitusten/työnteon keskeytysten vuoksi. Jos henkilön poissaolon, esimerkiksi sairausloman, ajaksi otetaan sijainen, sairausloma ei yleensä ole perusteltu syy työvuoroluettelon muuttamiseen. Pääsääntöisesti sijainen tekee sijaistettavalle alun perin merkityt tunnit.

Jos sairausloman ajaksi ei oteta sijaista saattaa herkästi syntyä tilanne, että sairastuneen tai muiden henkilöiden työvuoroja joudutaan muuttamaan. Kun työntekijä sairastuu esimerkiksi tiistaina, voidaan joutua muuttamaan hänen keskiviikon tai jonkun muun työpäivän työvuoroja, jotta tiistaiksi suunnitellut työtehtävät saadaan tehdyksi.

• Työvuoroluetteloa voidaan muuttaa, kun se on suunniteltu virheellisesti.

Työn vähentyessä työnantaja selvittää mahdollisuudet teettää muuta työtä joko ko. työpisteessä tai jossakin muussa työpisteessä kunnan toimialueella, ennen kuin työvuoroluetteloa muutetaan työn vähentymisestä johtuen. Muutos voi koskea yhtä tai useampia henkilöitä.

Kun työvuoroja muutetaan työn vähentymisen tai lisääntymisen vuoksi ennen työvuoron alkamista, työnantaja voi toteuttaa muutoksen yksipuolisesti. Tulevia työvuoroja voidaan mm. poistaa, siirtää, pidentää taikka lyhentää, ottaen toki huomioon työaikamääräykset kokonaisuudessaan.

Työaikajärjestelyissä on hyvä muistaa, että työvuoro voi olla myös kaksiosainen, jos se työjärjestelyiden vuoksi on tarpeellista. Muutos voi koskea yhtä tai useampaa henkilöä.

Jos tiettyä päivää koskeva työn lisääntyminen tulee tietoon vasta työvuorojen alkamisen jälkeen, joudutaan miettimään, mitkä tehtävät on välttämätöntä tehdä kuluvan päivän aikana ja mitkä voidaan siirtää myöhäisemmäksi. Suoritettavien töiden siirto seuraavaan päivään antaa työnantajalle mahdollisuuden tehdä työaikamuutokset yksipuolisesti.

Tehtävien myöhemmäksi siirtäminen voi johtaa esimerkiksi siihen, että työnantaja muuttaa yhden tai useamman henkilön työvuoroja ko. työaikajakson aikana. Työnantajan kannalta vaikeaksi muodostuu tilanne, jossa tietylle päivälle kohdistuneet työt lisääntyvät työvuoron alkamisen jälkeen ja työntekijät/ viranhaltijat eivät suostu työvuoroluettelon muuttamiseen. Ohjeita näihin tilanteisiin löytyy tämän jutun lopusta kohdasta ”Miten varautua ja toimia”.

Paikallinen sopiminen

Kunnallisen pääsopimuksen mukaan paikallisesti voidaan sopia työaikamääräyksistä toisin, jos siihen on olemassa paikallisista erityisolosuhteista aiheutuva perusteltu syy. Työaikamääräyksistä voidaan sopia toisin myös soveltaen työaikaluvun työaikamääräyksistä poikkeamista koskevaa sopimusmääräystä (Pääsopimus 13 §, Työaikaluku 3 §, Yleinen osa 4 §). Paikallisesti voidaan sopia sopimusmääräyksiä paremmista tai heikoimmista ehdoista, ottaen huomioon KVTESin määräykset ja työaikalaki.

Työaikamääräysten tarkoituksena on, että niitä noudattamalla työnantaja kykenee järjestämään palvelutuotannon tuloksellisesti ja tehokkaasti. Tarkoituksenmukaista ja toimintojen kannalta perusteltua ei ole tehdä paikallista sopimusta, jonka perusteella maksetaan ylimääräisiä korvauksia esimerkiksi tilanteissa, joissa toimintojen kannalta on tarpeellista ja välttämätöntä muuttaa työvuoroja.

Käytännössä eri osapuolten kannalta olisi parempi, kun molemmin puolin voitaisiin joustaa eri tarpeet huomioon ottaen. Jos joustoa ei löydy, voi toimintojen turvaamiseksi olla tarpeen tehdä paikallinen sopimus.

Kuntatyönantajat voivat halutessaan viestittää KT:lle minkälaisia ongelmia aiheutuu esimerkiksi siitä, että työvuoroja ei voida yksipuolisesti muuttaa enää työvuoron alkamisen jälkeen. Työnantajien ilmoittamat ongelmat pyritään ottamaan huomioon jatkossa, kun sopimusmääräysten sisällöistä neuvotellaan.

Hätätyö

Kun ennalta arvaamaton tapahtuma on aiheuttanut keskeytyksen säännöllisessä toiminnassa tai vakavasti uhkaa johtaa sellaiseen keskeytykseen taikka hengen terveyden tai omaisuuden vaarantumiseen, säädettyjä tai sovittuja säännöllisiä työaikoja saa pidentää siinä määrin kuin mainitut syyt sitä edellyttävät, kuitenkin enintään kahden viikon ajan.

Tehdystä hätätyöstä on viivytyksettä tehtävä kirjallinen ilmoitus työsuojeluviranomaiselle. Ilmoituksessa tuodaan esiin hätätyön syy, laajuus ja todennäköinen kesto. Luottamusmiehelle varataan tilaisuus liittää ilmoitukseen lausuntonsa.

Työnantajan on varauduttava etukäteen ennalta arvaamattomiin, mutta kokemuksen perusteella säännöllisesti toistuviin tapahtumiin. Hätätyötä voidaan teettää vain, jos työnantaja on varautunut riittävästi ”häiriöihin”, mutta sairauslomien tai muiden poissaolojen vuoksi, varautuminen ei olekaan riittävää.

Oikeuskirjallisuudessa on tuotu esiin, että laissa tarkoitettu ennalta arvaamaton tapahtuma voi olla esimerkiksi maataloudessa kotieläimen sairaus, synnytys tai kotieläimelle sattunut onnettomuus ja kiinteistöjen huoltotoiminnassa vesijohtovauriot taikka lämmityslaitteiden rikkoutuminen.

Työneuvosto on todennut, että hätätyön teettämisen edellytysten täyttyminen ratkaistaan kokonaisharkinnalla, jolloin tapahtuman ennalta arvaamattomuudelle ei voida asettaa aivan yhtä tiukkoja vaatimuksia tilanteissa, joissa vaurioiden seurannaisvaikutukset ovat laajoja tai vaikeasti korjattavissa.

Työnantajan on siis etukäteen kaikilla käytettävissä olevilla (kohtuullisilla) keinoilla varauduttava palvelutuotannossa tapahtuviin yllättäviin kiireellisiin muutoksiin. Jos tämä varautuminen ei riitä, voi työnantajalla olla oikeus teettää hätätyötä.

Lomakkeita KT:n verkkosivuilla

Työsopimusta/viranhoitomääräystä laadittaessa kannattaa käyttää mallipohjana KT:n verkkosivuilta löytyviä lomakkeita: https://www.kt.fi/palvelussuhde/alkaminen/viranhoitomaarays-tyosopimus

Miten varautua ja toimia?

Miten varaudun etukäteen ja miten toimin tilanteessa, jossa työntekijän työvuoron alettua tulee tieto työn lisääntymisestä?

Toimintatavoista etukäteen tiedottaminen, työntekijöiden/viranhaltijoiden toiveiden huomioiminen ja yhteistyö luottamusmiesten kanssa voivat mahdollistaa työaikajärjestelyt, joissa työntekijät/viranhaltijat joustavat tarpeen tullen siten, että työvuoroluettelomuutokset voidaan toteuttaa yhteisymmärryksessä sopien.

• Työsopimuksessa/viranhoitomääräyksessä ei rajoiteta työnantajan työnjohto-oikeutta.
• Työsopimuksessa sovitaan lisätyöstä, sunnuntaityöstä ja varallaolosta. Tarvittaessa teetetään lisätyötä ja määrätään varallaoloon.
• Otetaan käyttöön liukuva työaika, jos se on mahdollista ja kyseisessä työssä tarkoituksenmukainen. Jos toiminnan tarpeet edellyttävät, voidaan toiminta järjestää siten, että osalla on liukuva ja osalla kiinteä työaika.
• Oman organisaation sisällä luodaan toimiva työnjako, tehtävien kierto ja sijaisjärjestelyt.
• Organisaatiossa on käytössä sijaisjärjestelyt, joilla saadaan tehokkaasti määräaikaisia sijaisia esim. vuokratyövoimaa käyttämällä.
• Työajan alkamis- ja päättymisajankohdat ja/tai lepotauot porrastetaan siten, että mahdolliset muutostarpeet ennakoidaan.
• Työvuoroluetteloon kirjataan säännöllisen työajan alkamis- ja päättymisajankohdat. Lisätyö ei ole säännöllistä työaikaa. Lisätyöstä ilmoitetaan niin pian kuin mahdollista. Tieto lisätyötarpeesta voi kuitenkin tulla vasta työvuoron jo alettua ja tällöin työntekijä, joka on sitoutunut lisätyön tekemiseen, sekä viranhaltija voivat olla velvollisia tekemään lisätyötä etukäteen suunnitellun työvuoron päättymisen jälkeen.
• Työvuoron suunnitteleminen kaksiosaiseksi voi joissakin tilanteissa helpottaa töiden järjestelyä muuttuvissa olosuhteissa.
• Kun muutostarve tulee ilmi, selvitetään, mitkä työt on tehtävä ko. työpäivän aikana ja mitkä voidaan siirtää myöhäisemmäksi.
• Muutetaan niiden henkilöiden työvuoroja, jotka eivät vielä ole saapuneet työvuoroon tai niiden työvuoroja, joilla on vapaapäivä.
• Tehdään paikallinen virka- ja työehtosopimus, jossa otetaan huomioon palvelutoiminnan tarpeet.
• Teetetään hätätyötä.
• Terveydenhuollon ammattihenkilö on velvollinen antamaan kiireellisen hoidon tarpeessa olevalle apua terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä annetun lain nojalla.

Työtuomioistuimen tuomiot

Työtuomioistuimen tuomioita TT 2014-26 ja TT 2007-47 on selostettu tämän lehden artikkelissa Työvuoroluettelon muuttaminen. Ratkaisut koskivat työsuhteisia. Työvuoroluettelon muuttamista koskeva sopimusmääräys koskee myös virkasuhteisia.

Tuomiot koskivat KVTES- sopimuksen työaikaluvun työvuoroluettelon muuttamista koskevan sopimuskohdan tulkintaa, (Työaikaluku 30 § 2 mom.).