Aito yhteistoiminta tuo hyvän tuloksen

Jyväskylän kaupungissa selkiytyi keväällä 2013 tietoisuus siitä, millaiset suitset talous tarvitsisi yleisen taloustilanteen, valtioneuvoston kehyspäätösten ja omien tehostamistarpeiden toteuttamiseksi. Tavoitteeksi konkretisoitui 50 miljoonan euron vähennys käyttömenoista tai 900 henkilötyövuoden vähennys vuosina 2014–2016.

Tavoitteeseen pääsemiseksi rakennettiin tarkka, päiväkohtainen neuvottelu- ja tiedotusaikataulu yt- neuvotteluille. Operatiiviseen yt-ryhmään kuuluivat työnantajan puolelta henkilöstöjohtaja Pertti Malkin lisäksi kaupunginlakimies, henkilöstölakimies, talousjohtaja, viestintäjohtaja, kansliapäällikkö ja selvityshenkilö sekä asiakokonaisuuksien vaatimusten mukaisesti apulaiskaupunginjohtajat, vastuualuejohtajat tai muu asiantuntija.

Työntekijäjärjestöjä edustivat pääluottamusmiehet ja lisäksi mukana oli työsuojelun edustaja.

– Vaikka yt-laki on tarkka ja sama kaikille, se on kuntapuolella kuitenkin vasta seitsemänvuotias. Siinä tulee umpihankihiihtoa, kun sitä sovelletaan omaan organisaatioon, sanoo Pertti Malkki.

Hän kertoo Jyväskylän kaupunkiorganisaation jokapäiväisen yhteistoiminnan olleen valmiiksi hyvissä kantimissa: toimijoilla hyvät ja luottamukselliset välit, puhutaan oikeista asioista oikeilla nimillä ja viestintä toimii hyvin.

Tulokset alkavat vasta näkyä

Jyväskylän kaupungin yt-neuvottelujen tuloksena ei tullut massiivisia irtisanomisia, joita media ja huhut usein uumoilevat. Nyt näyttää siltä, että seuraavien kolmen vuoden aikana 150 henkilön luonnollinen vuosittainen poistuma riittää. Se muodostuu niin, että normaalista vuosittaisesta 300 henkilötyövuoden poistumasta joka toinen paikka jätetään täyttämättä.

– Tämänhetkisillä talouden ennusteilla se näyttäisi riittävän. Huhtikuun alussa saamme uudet kehyspäätökset valtioneuvostolta ja näemme, millaiseksi verokertymä muodostuu. Irtisanomisilta vältytään, ellei tilanne pahene.

Virtaviivaisesti eteenpäin hyvällä suunnittelulla

Nyt helmikuussa nähdään toteutuneessa yt-prosessissa jo paljon onnistunutta. Lähtökohtaisesti neuvottelijat pitivät hyvänä kaupunginjohtajan talousarvioesitystä, jota käytiin läpi.

– Sitä kiiteltiin siitä, että säästöjä ei haettu henkilöstönkään ielestä heidän ”selkänahastaan”, vaan toimintaa katsottiin kokonaisuutena pohtien myös palvelutasoja ja -verkkoja.

Tasapuolisuuden tunnetta lisää henkilöstössä varmasti myös se, että ylimmästä johdosta vähenee johtamisjärjestelmän tiivistämisen vuoksi vakansseja 20–25 prosenttia. Hallinnon eläkepoistuma käytetään hyödyksi sataprosenttisesti.

Malkki kehuu onnistuneeksi erittäin tarkkaa etenemiskarttaa ja -aikataulua, jotka muodostettiin alussa ja opeteltiin rakenteena. Kun siihen sitten tuotiin sisältöjä, itse toimintatapaan ei enää tarvinnut puuttua, vaan käsittely eteni Malkin mukaan junan varmuudella. Sillä saatiin näkyviin kokonaisuus ja yksittäisten asioiden vaikutus siihen.

Viestintä ratkaisevassa roolissa

– Viestinnän merkitystä ei myöskään voi koskaan korostaa liikaa. Se oli kiinteästi mukana, sekä sisällä prosessissa että näkökulmana, Malkki sanoo. Kaupungin viestintäjohtaja oli sisällä prosessissa koko ajan, eikä viestintä millään muulla tavoin olisi Malkin mukaan onnistunutkaan.

Huhuja nousee muutosprosessissa aina, ja niitä vastaan auttaa vain oikea ja riittävä viestintä. Myös viestintä eri suuntiin oli suunnitelmassa aikataulutettu etukäteen. Neuvotteluviikkojen perjantaisin pidettiin myös esimiehille erityistä klinikkaa, jossa he saivat täsmätietoa tarpeeseensa.

– Hehän olivat puun ja kuoren välissä, vastaamassa kentältä nouseviin 7 500 ihmisen kysymyksiin vajavaisen tiedon varassa.

Kaupungin intranetiin luotiin sivut henkilöstön kysymyksille. Vastaukset luotiin valmiiksi kysymyksiin, jotka kyettiin ennakoimaan, mutta omiakin kysymyksiä sivuilla saattoi esittää.

– Nähtävästi viestintä toimi hyvin, sillä kysymyksiä ei tullut paljon, Malkki toteaa.

Myös aikataulu toimi kohtalaisen hyvin.

– Näille asioille on otettava todellakin riittävästi aikaa. Se ei onnistu sillä, että on joskus tunti aikaa pohtia. Nimenomaan starttiin piti käyttää lähestulkoon koko työaika. Tässä pätee se, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

YT-prosessi myös pelkistää

Pertti Malkki harmittelee sitä, että yt-toiminta ja neuvottelut liitetään julkisuudessa lähes poikkeuksetta irtisanomisiin, jotka ovat vain yksi sen mahdollinen seuraus. Neuvottelut tarvitaan aina, kun muutoksilla voi olla jonkinlaisia henkilöstövaikutuksia.

– Yhteistoimintalaki lähtee siitä, että tiettyjen toimenpiteiden suhteen selvitellään henkilöstön kannalta, miksi se tehdään, millaiset sen henkilöstövaikutukset ovat ja onko sille vaihtoehtoja. Se oikeastaan pakottaa keskittymään olennaiseen, joten sillä voi olla myös ryhtiä lisäävä vaikutus. Näitä rakenteita pitää, voi ja saakin välillä pöllyttää ja kyseenalaistaa.

Palvelukysyntä ei välttämättä suinkaan laske, vaan se voi jopa nousta talousahdingon vuoksi. Niinpä on käytettävä luovuutta siinä, miten järjestää lähes vastaava palvelutaso uusin tavoin, kun rahoituspohja heikkenee.