Mentoroinnista tukea esimiehille

Helsingin sosiaali- ja terveystoimi uudistettiin kuluvan vuoden alussa. Kaksi virastoa yhdistettiin sosiaali- ja terveysvirastoksi. Organisaatiomuutoksen tueksi käynnistettiin Muutoksen tuki -hanke, jossa kaupungin Oiva-akatemia-liikelaitos järjestää koulutusta ja valmennusta.

– Siihen suunniteltiin myös tämä vertaisoppimisen kokonaisuus, johon haettiin esimiehiä mentorointipareiksi. Meillä on ohjaava vertaisoppimisen sapluuna, sanoo Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston henkilöstö- ja kehittämispalvelujen osastopäällikkö Tiina Mäki.

Perusajatuksena on, että vertaismentorointi tukisi organisaation muutosta ja parantaisi lähiesimiesten mahdollisuuksia hakea tukea toinen toisiltaan.

– Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon esimiehet toimivat toinen toistensa mentoreina.

Mäki tietää, että lähiesimiehillä on usein tapana kilauttaa työkaverille.

–Tässä sama toimintamalli on järjestelmällisempää.

Mäen mukaan vertaismentorointi auttaa esimiehiä ymmärtämään, ettei heidän tarvitse olla sankarijohtajia, jotka ratkaisevat kaikki maailman ongelmat. Esimiesten on hyvä tunnistaa, että myös työyhteisön jäsenet osallistuvat toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen.

– Johtajuutta pitää jakaa työyhteisössä. Keskustelu porukan kanssa antaa itsellekin uutta näkökulmaa. Mäen mukaan kaksi ensimmäistä mentorointiparia on parhaillaan prosessista.

–Uskon, että tämä toiminta jää meille ainakin niin, että ensi vuona jatketaan.

Mentori siirtää hiljaisen tiedon viestikapulaa

Tiina Mäki toimii tällä hetkellä mentorina Kuntatyönantajien henkilöstöjohtamisen HR-verkostossa. Ennen nykyistä mentoripostiaan hän ehti olla Henkilöstöjohdon ryhmän, HENRYn mentoroijana.

– Siitä tuli parimentorointia. Aktorit olivat toistensa vertaisia ja kävivät aika paljon vuoropuhelua keskenään. Vaikka mentori olisi joissakin asioissa selvästi kokeneempi kuin aktori, Mäki korostaa tasavertaisuuden tunnetta.

– Tärkeintä on tunne, että olemme samalla viivalla. Ei pidä yrittää antaa besserwisserinä neuvoja. Mentori laajentaa aktorin näkemyksiä.

Kokemuksensa perusteella Mäki pitää mentorin keskeisenä tehtävänä hiljaisen tiedon viestikapulan siirtämistä.

– Se ei tarkoita, että mentorin pitäisi olla vanhempi tai kokeneempi kuin aktorit. Hänellä voi olla eri alan kokemusta tai hän voi työskennellä muissa tehtävissä.

Mäen mukaan myös mentori hyötyy tapaamisista.

– Esimerkiksi koulutustilaisuuksia järjestäessäni mietin monesti luentoa valmistellessani, että kumpikohan tästä hyötyy enemmän, minä vai kuuntelijat.

Mentorointi on hyödyllinen prosessi mentorillekin.

Vähintään kahdeksan tapaamista

Mentorointiprosessissa Mäki kertoo törmänneensä ”maagiseen lukuun” kahdeksan.

– Aika monen kokemus on ollut, että prosessin aikana pitäisi tavata vähintään kahdeksan kertaa noin kuukauden välein. Näin mentoroinnista saadaan hyötyä, koska syntyy jatkumo ja tarvittava jännite, Mäki sanoo.

– Jos tapaa harvoin, vaikka kahden kuukauden välein, tai tapaamisten määrä jää neljään–viiteen, siitä ei synny sitä, mitä pitäisi syntyä.

Tapaamispaikoiksi Mäki suosittelee jotakin muuta, kuin jommankumman työhuonetta.

– Minä olen tavannut aktoreitani yleensä kahviloissa ja muissa epävirallisemmissa paikoissa. Silloin tulee kiva fiilis. Yhteen tapaamiseen menee keskimäärin pari tuntia.

Mentoria haluavan pitää Mäen mukaan sopia asiasta esimiehensä kanssa.

– Esimerkiksi kehityskeskustelussa työntekijälle on luontevaa sanoa esimiehelleen, että haluaisi mentorin. Hänen pitää myös perustella, mistä syystä.

Mäen mielestä myös esimies voi ehdottaa työntekijälleen mentoria, jos katsoo, että tilanne voisi olla hyvä siihen.

– Jos esimies kuulee hyvistä kokemuksista, organisaatiossa voidaan suositella, että mentorointia käytetäisiin.

Vapaa keskustelu antoisaa

Mentorin tapa toimia riippuu Mäen mukaan aina aktorien tarpeista.

– Järjestelmällisenä ihmisenä minulla voi olla ajatus, että aktori ilmoittaa haluavansa näitä ja näitä asioita, ja sitten sovimme tapaamisen.

Näin se Mäen mukaan ei kuitenkaan mene.

– Päätavoitteeni on auttaa aktoria. Jos hän sanoo, ettei halua kauheasti etukäteen suunnitella, emme suunnittele. Silloin lähdemme tavatessamme keskustelemaan siitä, mikä hänelle on sillä hetkellä tärkeää.

Mäki kertoo, että hänen menoroimansa aktorit ovat halunneet keskustella vapaamuotoisemmin.

– Sekin on ihan antoisaa, mutta siinä on vaikeampi mitata aikaansaannoksia. Jos tavoitteet ovat selkeät, voimme lopussa todeta, olemmeko päässeet asetettuun tavoitteeseen, Mäki toteaa.

Osastopäällikkö Tiina Mäki toimii mentorina Kuntatyönantajien henkilöstöjohtamisen HR-verkostossa. Vaikka hänen aktorinsa asuvat eri paikkakunnilla, mentorointi on luonteeltaan sellaista, että hän nykyteknologian sijaan tapaa aktoreitaan mielellään kasvokkain.

– Vapaan keskustelun jälkeen mietimme, avasiko tämä joitakin uusia näköaloja vai ei.

Arkaluontoiset asiat vaativat luottamusta

Myös mentorin ja aktorin välinen luottamus on Mäen mukaan tärkeää.

– Keskusteluissa saattaa nousta esiin aktorin omia epäonnistumisia ja työelämän traumoja. Ne voivat vaikuttaa siihen, miten hän omassa työtehtävässään selviytyy ja minkälaisia vaihtoehtoja näkee.

Aktorin pitäisi Mäen mukaan huomata keskusteluissa, että muutkin joutuvat samanlaisiin tilanteisiin ja ettei tämä ole sen ihmeellisempää. Mäen mukaan mentorikin voi kertoa avoimesti epäonnistumisistaan.

Mäki puhuu myös aktorin vastuusta, joka hänen mukaansa on olennaista.

– Aktorin aktivointi on tärkeää.

Mentorilta odotetaan, että hän jaksaa kuunnella aktoria ja esittää omia näkökulmiaan. Menotori ei kuitenkaan saa puhua kuin papupata kaikista mahdollisista jutuista.

Mentori on hyvä kuuntelija

Hyvä mentori on Mäen mukaan kiinnostunut ihmisistä, hyvä kuuntelija ja osaa esittää oikeita kysymyksiä.

– Samalla kun mentori kuuntelee, hän tarkkailee ilmeitä ja eleitä. Hän on kiinnostunut myös itse oppimaan lisää ihmisistä.

Kyky kommunikoida ja elää toisten kanssa ovat Mäen mielestä perusyhteistyötaitoja. Mentorin pitää myös sietää ihmisten erilaisuutta.

– Erilaiset taustat vaikuttavat ihmisten väleihin ja ihmisten tapaan ajatella asioista. Silloin mentori joutuu oikeasti menemään epämukavuusalueelleen ja ehkä vaihtamaan omaa näkökulmaansakin.